2026年共享办公空间运营公司财务信息化管理制度

2026年共享办公空间运营公司财务信息化管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司财务信息化全流程管理，提升共享办公空间运营财务工作效率与数据准确性，保障财务信息系统安全稳定运行，防范数据泄露、操作违规、系统故障等风险，确保财务信息化工作符合《中华人民共和国会计法》《数据安全法》《会计信息化工作规范》等法律法规及公司经营管理要求，结合共享办公空间多场景收支、多维度核算的业务特点，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司旗下所有共享办公空间的财务信息化管理活动，包括但不限于财务信息化系统选型、建设、运维、数据管理、权限管控、安全保障等全流程；公司财务部、信息技术部、运营部、招商部等参与财务信息化管理的部门及全体相关人员均需严格遵守本制度要求。第三条核心定义财务信息化：指依托计算机、网络通信等技术，搭建财务核算、资金管理、收支统计、税务申报、数据分析等数字化系统，实现共享办公空间租金收取、工位收费、成本核算、财务报表生成等财务工作的自动化、标准化、智能化管理。共享办公财务数据：指与公司共享办公运营相关的租金收支、工位服务费、物业费、水电费、改造费、人员成本、税务数据、客户缴费记录等核心财务信息。财务信息系统：指公司用于财务工作的各类数字化平台，包括但不限于财务ERP系统、收支管理系统、电子发票管理系统、资金归集系统、财务数据分析平台等。数据脱敏：指对财务数据中涉及客户隐私、公司核心经营信息的内容进行加密、替换、屏蔽等处理，确保数据使用过程中不泄露敏感信息的操作。第四条基本原则合法合规原则：财务信息化系统建设、数据处理、系统操作等均需符合会计法、数据安全法等法律法规要求，电子会计凭证、财务报表等需满足税务、审计监管标准。数据准确原则：建立财务数据录入、审核、校验机制，确保共享办公空间租金核算、费用归集、收支统计等数据真实、完整、准确，避免因数据错误导致经营决策偏差。安全可控原则：分级管控财务信息系统权限，加密存储核心财务数据，建立数据备份、故障恢复机制，防范黑客攻击、数据泄露、系统崩溃等安全风险。高效适配原则：财务信息化系统需匹配共享办公多空间、多业态（工位出租、会议室收费、增值服务收费）的财务核算需求，提升财务工作效率，降低人工操作成本。全程可溯原则：留存财务信息系统操作日志、数据修改记录、权限变更记录等，确保财务数据生成、流转、使用全流程可追溯、可核查。第五条管理职责财务部：作为财务信息化管理的牵头部门，负责提出财务信息化系统功能需求，制定财务数据录入、核算、分析规范，审核系统生成的财务报表，监督系统操作合规性。信息技术部：负责财务信息化系统的选型、部署、升级、运维，搭建系统安全防护体系，处理系统故障，为财务人员提供技术支持与操作培训。运营部：配合财务部完成共享办公空间收支数据的录入与核对，确保工位收费、租金收取、水电费分摊等前端数据及时、准确同步至财务信息系统。招商部：协助财务部维护客户缴费信息，确保租赁合同中的租金条款、支付方式等信息准确录入财务系统，同步更新客户缴费状态。管理层：审批财务信息化系统建设方案、预算及重大权限变更，协调跨部门财务信息化管理工作，督促安全隐患整改落实。第二章财务信息化系统建设与选型第六条系统建设需求核心功能需求：财务信息系统需包含共享办公空间租金自动核算、多维度收支统计（按空间/业态/月份）、电子发票开具、税务申报辅助、财务数据分析等核心功能。适配性需求：支持多门店/空间财务数据汇总与单独核算，兼容线上缴费（微信/支付宝/对公转账）数据自动对接，满足增值服务（打印、保洁、网络服务）收费核算需求。兼容性需求：需与公司OA系统、客户管理系统、税务申报系统实现数据互通，确保客户信息、合同信息、缴费信息无缝流转，避免重复录入。易用性需求：系统界面简洁易懂，操作流程贴合财务人员工作习惯，支持自定义报表生成，降低财务人员操作门槛。第七条系统选型与审批财务部联合信息技术部调研市场主流财务信息化系统，结合公司共享办公运营规模、财务核算复杂度，筛选3家及以上符合需求的系统供应商，编制选型对比报告。选型报告需明确系统功能、报价、实施周期、售后服务、安全保障能力等核心信息，经财务部、信息技术部会签后报管理层审批。系统采购需签订正式合同，明确供应商的服务范围、故障响应时限、数据安全责任、系统升级义务等，法务部审核合同条款后签订。系统部署前，信息技术部需完成功能测试、压力测试、安全测试，确保系统能稳定支撑公司财务工作需求，无数据丢失、功能缺陷等问题。第八条系统上线与培训新系统上线前，信息技术部需联合财务部制定上线计划，完成历史财务数据迁移、系统参数配置、权限分配等准备工作，迁移后需核对数据准确性，确保无遗漏、无错误。信息技术部需为财务部、运营部等相关人员开展系统操作培训，覆盖数据录入、核算流程、报表生成、故障处理等核心操作，培训后组织考核，考核合格方可使用系统。系统上线初期设置1-2个月的过渡期，过渡期内保留原有手工核算或旧系统操作方式，待新系统运行稳定后，正式停用原有核算方式。第三章财务数据标准化与管理第九条数据录入规范基础数据录入：共享办公空间基础信息（空间名称、工位数量、租金标准）、客户信息（名称、缴费方式、合同期限）、费用科目（租金收入、物业费、水电费、改造费）等基础数据需由专人录入，录入后需经财务部主管审核确认。收支数据录入：运营部每日录入工位收费、会议室租赁收费等收入数据，财务部每日核对银行流水，确保系统内收支数据与实际资金到账情况一致；成本费用数据需附合法凭证，录入后标注凭证编号，便于追溯。数据校验规则：系统需设置数据校验逻辑，如租金金额需与合同条款匹配、收支科目需符合核算规范、负数金额需手动确认原因，避免错误数据录入。第十条数据核算与汇总财务部按周完成共享办公空间租金核算，按月完成成本费用归集、利润核算，系统生成的月度/季度/年度财务报表需经财务负责人审核签字后归档。针对多空间运营的情况，系统需支持按空间维度单独核算收支与利润，同时自动汇总全公司财务数据，满足整体经营分析与单空间考核需求。涉及客户退费、租金减免等特殊业务，需由招商部提交书面申请，管理层审批后，财务部在系统中完成数据调整，留存审批记录与调整说明。第十一条数据存储与脱敏核心财务数据（如年度利润、客户缴费明细、租金定价策略）需加密存储，仅财务负责人、指定管理员可查看完整数据；对外提供数据分析时，需对客户姓名、联系方式、具体租金金额等敏感信息进行脱敏处理。财务数据需按年度归档，电子数据存储期限不少于10年，同时定期备份至离线存储设备，备份数据需与在线系统隔离，防范病毒攻击导致数据丢失。禁止将未脱敏的财务数据传输至外部设备或第三方平台，确因审计、税务检查需要提供的，需经管理层审批，并签订数据保密协议。第四章系统权限与操作规范第十二条权限分级管控系统权限分为超级管理员、财务负责人、财务核算岗、数据录入岗、只读查询岗五级，不同权限对应不同操作范围，禁止越权操作。超级管理员（信息技术部指定人员）：负责系统整体配置、权限分配、数据备份，无财务数据录入、核算权限；财务负责人：可查看全量财务数据，审核报表，审批权限变更；财务核算岗：负责数据核算、报表生成；数据录入岗：仅可录入指定范围数据；只读查询岗：仅可查看授权范围内数据，无修改权限。员工调岗、离职时，信息技术部需在1个工作日内调整或收回其系统权限，财务部需核对该员工离职前的操作记录，确保无违规操作。第十三条操作行为规范使用财务信息系统的人员需设置独立密码，密码需包含字母、数字、特殊字符，每3个月更换一次，禁止共用账号密码或向他人泄露密码。操作系统时需按流程完成数据录入、审核、提交，禁止擅自修改已审核的数据；确需修改的，需提交书面申请，经财务负责人审批后，由指定人员操作，并留存修改记录。禁止在财务信息系统中安装无关软件、访问非法网站，禁止将系统账号转借他人使用，禁止通过外接设备拷贝核心财务数据。系统操作日志需自动记录操作人员、操作时间、操作内容、数据变更前后状态，日志保存期限不少于3年，财务部每月抽查操作日志，排查违规操作行为。第五章数据安全与保密管理第十四条系统安全防护信息技术部需为财务信息系统部署防火墙、杀毒软件、入侵检测系统，定期更新系统补丁，每季度开展一次安全漏洞扫描，及时修复安全隐患。财务信息化系统服务器需单独部署，与外网物理隔离，仅授权终端可访问系统，禁止非授权设备接入系统网络。建立系统故障应急方案，发生系统崩溃、数据泄露等安全事件时，信息技术部需在1小时内响应，24小时内采取恢复或止损措施，同时上报管理层。第十五条数据备份与恢复财务数据实行每日增量备份、每周全量备份，备份数据存储至本地服务器与异地存储设备双节点，确保单一存储设备故障不影响数据恢复。信息技术部每半年开展一次数据恢复测试，验证备份数据的完整性与可用性，测试结果需形成报告，报财务部与管理层备案。因系统故障、人为操作失误导致数据丢失或损坏的，需立即启动数据恢复流程，恢复后需核对数据准确性，确保财务工作不受影响。第十六条保密责任所有接触财务数据的人员均需签订保密协议，承诺不泄露公司财务数据、客户缴费信息等敏感内容，离职后仍需遵守保密义务。对外披露财务信息（如合作方、投资者问询）需经管理层审批，披露内容需经财务部脱敏处理，仅提供必要的汇总数据，不披露明细信息。发现财务数据泄露、违规传播等情况，需立即上报财务部与信息技术部，采取屏蔽、收回数据等止损措施，同时追究相关责任人责任。第六章系统运营维护与故障处理第十七条日常运维管理信息技术部每日检查财务信息系统服务器运行状态、网络稳定性、数据存储容量，发现异常及时处理，确保系统7×24小时稳定运行（非工作时间可限制录入操作，保留查询功能）。系统需定期升级优化，优化需求由财务部提出，信息技术部评估可行性后实施，升级前需备份数据，升级后测试功能完整性，避免升级导致系统故障。信息技术部建立运维台账，记录系统故障、升级、权限变更等事项，台账需包含处理时间、处理人、处理结果等信息，便于追溯管理。第十八条故障处理流程系统出现卡顿、功能异常等轻微故障时，操作人员需立即联系信息技术部，技术人员需在2小时内响应并解决，无法及时解决的，需临时切换至手工核算方式，确保财务工作不中断。系统出现崩溃、数据丢失等重大故障时，信息技术部需立即启动应急方案，优先恢复核心功能（如租金核算、资金收支统计），同时排查故障原因，24小时内提交故障分析报告。故障处理完成后，信息技术部需总结故障原因，优化系统防护措施，避免同类故障重复发生，财务部需核对故障期间的数据准确性，确保无遗漏或错误。第七章监督考核与责任追究第十九条监督检查财务部每月自查财务信息化操作合规性，重点核查数据录入准确性、权限使用规范性、报表审核完整性，形成自查报告；每季度联合信息技术部开展系统安全检查，排查数据安全隐患。管理层每半年组织一次财务信息化专项审计，覆盖系统建设、数据管理、安全防护等全环节，发现问题下达整改通知书，明确整改责任人与期限。设立财务信息化监督举报渠道，鼓励员工举报违规操作、数据泄露、权限滥用等行为，对举报信息严格保密，经查实的给予举报人适当奖励。第二十条考核机制将财务信息化管理成效纳入财务部、信息技术部绩效考核范围，对数据准确率达标、系统运行稳定、安全防护到位的部门和个人给予表彰或奖励。对数据录入错误率高、违规操作系统、未及时处理系统故障导致财务工作延误的部门，扣减相应绩效分值；对相关责任人取消评优资格。第二十一条责任追究员工因操作失误导致财务数据错误，影响公司经营决策或税务申报的，给予警告处分，扣减当月绩效10%-20%；情节严重的，给予记过处分，扣减季度绩效30%。信息技术部未按要求开展系统维护、数据备份，导致系统故障或数据丢失的，给予通报批评，扣减季度绩效20%；相关运维人员承担相应责任。员工泄露财务敏感数据、违规转借系统账号，导致公司损失或声誉受损的，给予记过至开除处分，扣减季度绩效50%；触犯法律的，移交司法机关处理。因财务信息化管理违规导致公