2026年共享办公空间运营公司车辆管理制度

2026年共享办公空间运营公司车辆管理制度第一章总则第一条为规范公司车辆的购置、使用、调度、维护及费用管理，保障车辆运行安全高效，降低运营成本，满足共享办公空间各站点运营、应急处置、物资配送等业务需求，依据《中华人民共和国道路交通安全法》《机动车登记规定》等相关法律法规，结合公司共享办公空间多站点运营、应急响应时效性强的业务特点，制定本制度。第二条本制度所称“公司车辆”，是指公司名下登记的所有机动车辆，包括运营巡检车、应急支援车、物资配送车等；租赁车辆、员工私车公用的管理参照本制度相关条款执行。第三条本制度适用于公司全体员工，包括车辆使用人、驾驶员、车辆管理员及各部门负责人；外包合作方使用公司车辆的，须遵守本制度相关要求。第四条公司车辆管理遵循“统一调度、安全第一、高效节能、成本可控、责任到人”的原则，优先保障应急处置、站点运营保障等核心业务用车需求，兼顾日常办公用车，杜绝公车私用、违规用车行为。第五条行政部是公司车辆管理的归口部门，设专职车辆管理员1名，负责车辆购置、登记备案、调度派车、维护保养、费用核算、违规核查等全流程管理；各部门指定专人作为用车对接人，负责本部门用车申请、用车记录汇总及驾驶员管理。第六条车辆管理实行“一车一档、一人一责”制度，车辆管理员建立车辆档案，记录车辆购置信息、保养维修记录、违章处理记录、费用明细等；驾驶员对车辆使用期间的安全、车况、合规性负直接责任。第二章车辆配置与使用范围第七条公司根据共享办公空间站点数量、业务覆盖范围配置车辆，具体配置标准如下：（一）运营巡检车：按每3个站点配置1辆的标准，用于各站点日常运营巡检、设施设备检查、客户需求现场响应等；（二）应急支援车：按区域配置，每区域至少配置1辆，用于危机事件应急处置支援、应急物资配送、受伤人员送医等紧急场景；（三）物资配送车：根据月度物资配送量配置，用于办公物资、保洁用品、应急物资的跨站点配送。第八条公司车辆仅限用于以下业务场景，严禁超出范围使用：（一）核心业务类：各站点运营巡检、设施设备维修配件配送、客户紧急需求响应（如钥匙配送、办公设备抢修）；（二）应急处置类：危机事件现场支援、应急物资运输、受伤人员接送、消防/医疗等应急机构对接；（三）办公保障类：公司集体团建（经总经理审批）、重要客户接送、跨区域办公人员通勤（无公共交通的偏远站点）；（四）物资采购类：办公物资、保洁用品、应急物资的采购与配送，禁止使用公司车辆为个人或外部单位采购物资。第九条严禁公车私用，不得将公司车辆用于个人出行、亲友接送、私人购物等非公务场景；严禁将公司车辆转借外部单位或个人使用，特殊情况须经总经理审批。第三章车辆申请与调度流程第十条日常用车申请流程：（一）提报：用车人提前1个工作日填写《用车申请单》，注明用车部门、用车人、驾驶员、用车事由、用车时间、行驶路线、预计里程，提交至部门用车对接人；（二）初审：部门用车对接人审核用车需求的合理性，签署初审意见，非核心业务用车须优先协调公共交通或拼车；（三）审批：车辆管理员审核用车申请，结合车辆空闲状态、行驶路线合理性进行调度，单次用车里程超过规定里程的，须经行政部负责人审批；（四）派车：车辆管理员确认派车后，通知驾驶员领取车辆钥匙、检查车况，用车人在《车辆使用登记本》上签字确认；（五）还车：用车结束后，驾驶员须当日归还车辆，车辆管理员检查车况、核对里程，确认无误后在《车辆使用登记本》上签字。第十一条应急用车申请流程：（一）提报：应急场景下（如站点突发火灾、客户受伤），用车人可先口头向车辆管理员申请用车，说明应急事由、目的地，无需提前填写申请单；（二）派车：车辆管理员接到口头申请后，立即调度就近车辆，优先保障应急用车，驾驶员须在10分钟内完成出车准备；（三）补录：应急用车结束后24小时内，用车人补填《用车申请单》，注明“应急用车”字样，经部门负责人签字后提交车辆管理员归档；（四）核查：车辆管理员核对应急用车的行驶里程、费用，确保用车用途符合应急场景要求。第十二条跨区域用车申请流程：（一）提报：用车人提前2个工作日填写《跨区域用车申请单》，注明跨区域事由、停留时间、行驶路线，附相关业务支撑材料（如站点巡检计划）；（二）初审：部门负责人审核跨区域用车的必要性，签署初审意见；（三）审批：行政部负责人审核后，报总经理审批，审批通过后方可派车；（四）派车：车辆管理员安排驾驶员，明确行车安全要求，跨区域用车须配备备用驾驶员或合理规划休息时间；（五）返程：跨区域用车结束后，驾驶员须按指定路线返程，不得擅自绕路或停留，特殊情况须及时报备。第四章车辆使用规范第十三条驾驶员资质与行为规范：（一）驾驶员须持有效驾驶证，准驾车型与公司车辆车型相符，无重大交通事故记录，入职前须通过公司安全驾驶考核；（二）驾驶员出车前须检查车辆车况，包括胎压、油量、刹车、灯光、证件（行驶证、交强险保单）等，发现故障立即报备车辆管理员；（三）行驶过程中严格遵守交通法规，严禁超速、闯红灯、酒驾、疲劳驾驶，应急用车时可按交通法规规定的应急通行要求行驶，但须优先保障安全；（四）停车时须选择正规停车场或安全区域，锁好车门、关闭车窗，贵重物品不得留在车内，应急场景下临时停车的，须做好安全防护；（五）用车结束后，驾驶员须清理车内卫生，将车辆停放至指定车位，归还钥匙及相关证件，填写《车辆使用登记本》。第十四条用车人行为规范：（一）用车人须配合驾驶员遵守交通法规，不得要求驾驶员超速、违规行驶，不得擅自更改行驶路线；（二）车内禁止吸烟、乱扔垃圾，不得损坏车内设施，造成损坏的须按价赔偿；（三）应急用车场景下，用车人须协助驾驶员做好应急物资搬运、人员接送等工作，优先保障应急处置效率。第十五条车辆停放规范：（一）非使用状态下，公司车辆须统一停放在指定停车场，严禁随意停放；（二）跨区域用车期间，车辆须停放在正规收费停车场，停车费凭发票报销，禁止停放在无监控、不安全的区域；（三）应急处置临时停车的，须在车辆显眼位置放置应急标识，避免违章处罚。第五章车辆维护与保养第十六条日常保养要求：（一）驾驶员每日出车前、收车后检查车辆外观、胎压、油量、刹车等，发现小故障（如车灯损坏、雨刮器故障）立即报备车辆管理员；（二）车辆管理员每周对所有车辆进行一次全面检查，记录车况，发现隐患及时安排维修；（三）车辆按行驶里程或使用时间进行定期保养，保养周期参照车辆使用手册执行，车辆管理员提前预约维修机构，确保保养按时完成。第十七条维修流程：（一）报修：车辆出现故障后，驾驶员立即向车辆管理员报备，说明故障现象、发生时间、行驶里程，禁止擅自维修；（二）核查：车辆管理员现场核查故障情况，简单故障可安排公司技术人员处理，复杂故障须送指定维修机构检修；（三）审批：维修费用超过规定金额的，须填写《车辆维修申请单》，经行政部负责人审核、总经理审批后，方可送修；（四）维修：车辆送修后，车辆管理员跟踪维修进度，核对维修项目及费用，避免不必要的维修支出；（五）验收：维修完成后，车辆管理员现场验收，试驾确认故障排除，核对维修发票及明细，无误后签字确认。第十八条保险与年检管理：（一）车辆管理员按规定为公司车辆购买交强险、商业险（含第三者责任险、车损险、不计免赔险），保险到期前1个月完成续保；（二）车辆年检到期前15天，车辆管理员安排驾驶员完成年检，确保车辆年检合格，年检费用凭发票报销；（三）车辆发生交通事故后，驾驶员须立即报警并报备车辆管理员，车辆管理员协助处理保险理赔事宜，收集理赔材料，跟踪理赔进度。第六章费用管理第十九条燃油费管理：（一）公司车辆统一使用指定加油卡加油，驾驶员不得现金加油，应急场景下现金加油的，须保留发票并注明应急事由；（二）车辆管理员每月核对加油卡消费记录，结合车辆行驶里程核算油耗，油耗异常的，核查驾驶员是否存在违规用车行为；（三）加油卡充值由车辆管理员申请，行政部负责人审核、总经理审批，充值金额根据月度用车计划确定。第二十条过路费、停车费管理：（一）公务用车产生的过路费、停车费，驾驶员须保留发票，注明用车日期、行驶路线，经车辆管理员核对后报销；（二）非公务场景产生的过路费、停车费，不予报销；应急用车产生的临时停车费、高速费，可优先报销；（三）车辆管理员每月汇总过路费、停车费明细，与用车记录核对，确保费用与用车场景匹配。第二十一条违章罚款管理：（一）因驾驶员违规驾驶导致的违章罚款，由驾驶员自行承担，公司不予报销；（二）应急用车场景下，因应急处置需要违规行驶且已报备的，违章罚款由公司承担，但须提供交警部门的应急通行证明；（三）车辆管理员每月查询车辆违章记录，及时通知驾驶员处理，逾期未处理产生的滞纳金由驾驶员承担。第七章安全管理与责任追究第二十二条安全培训要求：（一）公司每季度组织一次驾驶员安全培训，内容涵盖交通法规、应急驾驶技巧、车辆保养知识等；（二）新入职驾驶员须完成岗前安全培训及考核，考核合格后方可上岗；（三）应急用车驾驶员须额外接受应急场景驾驶培训，包括紧急制动、快速通行路线规划等。第二十三条交通事故处理：（一）车辆发生交通事故后，驾驶员须立即停车，保护现场，拨打122报警及保险公司电话，同时报备车辆管理员；（二）如有人员伤亡，优先抢救伤员并拨打120，车辆管理员接到报备后立即赶赴现场，协助处理事故；（三）事故处理完毕后，驾驶员须在3个工作日内提交《交通事故报告》，说明事故原因、责任划分、损失情况，车辆管理员汇总后报行政部负责人；（四）因驾驶员违规驾驶导致的交通事故，驾驶员须承担相应赔偿责任，情节严重的解除劳动合同。第二十四条违规用车责任追究：（一）员工有公车私用、擅自转借车辆、虚报用车费用等行为的，公司视情节轻重给予批评教育、经济处罚、岗位调整等处理，造成经济损失的追究赔偿责任；（二）驾驶员有超速、酒驾、疲劳驾驶等违规行为的，首次违规给予警告并扣发当月安全奖金，多次违规的解除劳动合同；（三）车辆管理员未按规定调度车辆、核查用车记录，导致车辆滥用或费用超支的，给予批评教育，情节严重的调离岗位；（四）管理人员纵容、包庇违规用车行为的，给予降职、撤职处分，涉嫌