2026年共享办公空间运营公司风险识别与评估管理制度

2026年共享办公空间运营公司风险识别与评估管理制度第一章总则第一条制定目的为系统性识别共享办公空间运营全流程中的各类风险，建立科学的风险评估体系，明确风险管控责任与处置机制，降低运营损失，保障公司资产安全、租户权益及业务持续稳定开展，结合《中华人民共和国民法典》《消防法》《安全生产法》等法律法规及共享办公行业运营特点、公司实际经营需求，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司旗下所有共享办公空间（包括开放式工位区、独立办公间、会议区、公共配套区等）运营全流程的风险识别、评估、预警及处置管理工作，涵盖空间筹备、招商入驻、日常运营、客户退出、设施维护等各环节，公司各部门及全体参与运营管理的人员均需严格遵守。第三条基本原则全面覆盖原则：风险识别需覆盖共享办公运营全场景、全环节，包括场地、人员、设施、财务、合规、品牌等维度，杜绝遗漏关键风险点，确保风险识别无死角。科学客观原则：风险评估需基于实际运营数据、行业案例及专业分析，结合共享办公空间的租户结构、场地特性等因素，客观判定风险等级，避免主观臆断。权责明确原则：明确各部门、各岗位在风险识别与评估中的职责，做到“谁负责运营、谁识别风险，谁评估风险、谁制定预案”，确保风险管控责任落地到人。预防为主原则：以风险识别和评估为基础，提前制定防控措施，优先规避高等级风险，降低中低等级风险发生概率，而非仅对已发生风险进行处置。动态更新原则：根据共享办公行业政策变化、市场环境调整、租户需求变动及公司业务拓展，实时更新风险清单，动态调整评估标准，确保制度适配运营实际。合规可控原则：风险识别与评估需符合国家安全生产、房屋租赁、消防管理等相关法规，风险处置措施需兼顾合规性与可操作性，保障公司运营合法合规。第二章风险分类与识别范围第四条风险分类运营类风险：指共享办公日常运营过程中产生的风险，包括租户入驻审核不严导致的纠纷、工位空置率过高、租户租金拖欠、公共区域管理混乱、物业服务质量不达标、配套设施（网络、水电、办公设备）故障等，直接影响运营效率与租户体验。安全类风险：指威胁人员安全、资产安全的风险，包括消防设施失效、电气线路老化、易燃易爆物品违规存放、租户人员进出管控不严、监控系统故障、盗抢事件、场地结构安全隐患等，此类风险易引发安全事故或财产损失。合规类风险：指违反法律法规及行业规范的风险，包括房屋租赁备案不完整、消防验收不合格、税务申报不规范、租户资质审核违规、个人信息保护不当、广告宣传违规、劳动用工不合规等，易引发行政处罚或法律纠纷。财务类风险：指影响公司资金安全及收益的风险，包括租金定价不合理导致收益下降、应收账款逾期、现金流断裂、设施维修成本超支、押金管理不规范、税务筹划不当等，直接影响公司财务健康。品牌类风险：指损害公司品牌形象的风险，包括租户投诉处理不及时、负面舆情扩散、服务标准不统一、合作方违约、行业口碑下滑等，影响公司招商及市场竞争力。突发应急类风险：指不可预见的突发风险，包括自然灾害（火灾、水灾、地震）、公共卫生事件、群体性纠纷、重要设施突发故障、政策紧急调整等，需快速响应处置。第五条风险识别范围场地维度：涵盖共享办公空间的整体布局、消防通道、电气系统、给排水系统、通风系统、装修装饰、公共区域、独立办公区等所有物理空间。人员维度：包括公司运营管理人员、物业服务人员、入驻租户、访客、合作方人员等所有进入办公空间的人员。流程维度：包括租户招商、资质审核、合同签订、租金收缴、设施维护、投诉处理、退租结算、安全巡检等所有运营流程。资产维度：包括办公家具、网络设备、会议设备、消防设施、监控设备、公司固定资产等所有运营相关资产。外部环境维度：包括行业政策、市场竞争、周边商圈变化、公共安全环境、自然灾害预警等外部影响因素。第三章风险识别管理第六条识别主体与职责运营部：作为风险识别的核心部门，负责日常运营风险、租户相关风险的识别，建立《日常运营风险清单》，定期更新风险点及识别记录。安全部：负责安全类风险的识别，包括消防、治安、设施安全等，开展日常安全巡检，及时发现安全隐患并记录。财务部：负责财务类风险的识别，包括资金流、租金收缴、成本管控等，定期分析财务数据，识别潜在财务风险。合规部：负责合规类风险的识别，包括租赁、税务、用工、信息保护等，核查运营流程的合规性，识别违规风险点。品牌部：负责品牌类风险的识别，监测舆情、租户反馈，识别损害品牌形象的潜在风险。各部门全员：所有员工均有义务识别工作中发现的各类风险，及时向对应部门上报，形成全员风险识别机制。第七条风险识别流程日常识别：各部门员工在工作过程中发现风险点后，立即填写《风险识别记录表》，注明风险类型、发现时间、具体表现、影响范围，提交至部门负责人审核。定期识别：运营部牵头，每月组织各部门开展一次全面风险识别，覆盖所有识别范围，形成《月度风险识别汇总表》；每季度开展一次专项风险识别，聚焦重点环节（如节假日运营、招商高峰期）。专项识别：当发生行业政策调整、重大安全事件、租户大规模变动等情况时，由管理层发起专项风险识别，各部门配合完成，形成《专项风险识别报告》。审核确认：部门负责人对提交的风险识别记录进行审核，确认风险真实性、描述准确性，审核通过后报送风控专员汇总，审核不通过的退回补充完善。第八条风险识别要求风险识别需具体明确，避免模糊表述，需说明风险发生的具体场景、表现形式、可能影响的范围及对象。对识别的风险需进行初步分类，按本制度第四条的风险类别标注，便于后续评估。日常识别的风险需在24小时内完成记录与上报，重大风险（如消防隐患、群体性纠纷）需立即上报，不得拖延。定期识别需覆盖所有识别范围，确保无遗漏，识别完成后需由部门负责人签字确认，留存记录。第四章风险评估管理第九条评估主体与职责风控小组：由运营部、安全部、财务部、合规部、品牌部负责人及管理层代表组成，作为风险评估的核心主体，负责对识别的风险进行分级评估，制定评估标准，出具评估意见。外部专家（按需）：针对专业性强的风险（如消防工程风险、财务审计风险），可聘请外部行业专家参与评估，提供专业意见。第十条风险评估流程资料收集：风控专员汇总所有《风险识别记录表》《月度风险识别汇总表》等资料，整理风险基本信息，提交至风控小组。风险分析：风控小组对每一项风险进行分析，评估风险发生的可能性（高、中、低）、风险造成的损失程度（重大、较大、一般、轻微），结合共享办公运营特点，分析风险的连锁影响。风险定级：根据风险发生可能性和损失程度，将风险分为四级：一级（重大风险）、二级（较大风险）、三级（一般风险）、四级（轻微风险）。一级风险需立即处置并上报管理层，二级风险需制定专项防控措施，三级风险需常规管控，四级风险需持续监测。形成报告：风控小组完成评估后，编制《风险评估报告》，注明风险等级、评估依据、影响分析、初步处置建议，经小组签字确认后上报管理层。第十一条风险评估标准发生可能性判定：高（发生概率＞50%）、中（发生概率10%-50%）、低（发生概率＜10%），结合共享办公行业同类风险发生频率、公司过往案例判定。损失程度判定：重大损失（造成人员伤亡、直接经济损失50万元及以上、品牌严重受损、行政处罚）；较大损失（直接经济损失10-50万元、租户大规模流失、负面舆情扩散）；一般损失（直接经济损失1-10万元、租户投诉集中、运营中断12小时以上）；轻微损失（直接经济损失1万元以下、运营轻微受影响、单个租户投诉）。等级判定规则：一级风险（高可能性+重大损失、中可能性+重大损失、高可能性+较大损失）；二级风险（中可能性+较大损失、低可能性+重大损失、高可能性+一般损失）；三级风险（低可能性+较大损失、中可能性+一般损失、高可能性+轻微损失）；四级风险（低可能性+一般损失、中/低可能性+轻微损失）。第五章风险预警与分级处置第十二条风险预警机制一级风险预警：以书面+口头形式立即上报管理层，同步下发《紧急风险预警通知书》至相关部门，启动应急处置预案。二级风险预警：在24小时内上报管理层，下发《风险预警通知书》，相关部门制定专项处置方案。三级风险预警：在3个工作日内完成部门间通报，制定常规管控措施，纳入日常管理。四级风险预警：由识别部门记录备案，持续监测风险变化，无需上报管理层。预警信息需明确风险名称、等级、预警依据、影响范围、接收部门、处置时限等核心内容。第十三条分级处置要求一级风险（重大风险）：由管理层牵头成立应急处置小组，制定紧急处置方案，立即采取措施控制风险扩大，如消防隐患立即停工整改、租金大规模拖欠立即启动催收及法律程序、突发舆情立即开展公关处置等，处置过程需实时上报进展。二级风险（较大风险）：由对应部门负责人牵头，制定专项处置方案，明确处置责任人、时限、措施，每周向风控小组上报处置进度，确保风险在规定时限内得到管控。三级风险（一般风险）：由对应岗位人员负责处置，按照公司现有制度流程采取管控措施，完成后填写《风险处置记录表》，报部门负责人审核。四级风险（轻微风险）：由识别人员跟踪监测，无需专项处置，若风险等级上升，按对应等级处置流程执行。第六章风险评估结果应用第十四条应用场景运营决策：将风险评估结果作为招商策略调整、租金定价、设施改造、服务优化等运营决策的重要依据，优先规避高风险决策。制度优化：根据风险评估中发现的流程漏洞，修订完善公司运营、安全、财务等相关管理制度，堵塞风险漏洞。资源配置：针对高风险领域，增加人力、物力、财力投入，如加大安全设施改造投入、增配风控人员、优化财务备用金制度等。员工培训：将高频风险点、重大风险案例纳入员工培训内容，提升全员风险防控意识和处置能力。应急预案修订：根据突发应急类风险的评估结果，修订完善各类应急预案，提升应急处置能力。第十五条整改措施与跟踪针对风险评估中发现的问题，相关部门需制定具体整改措施，明确整改目标、责任人、完成时限，填写《风险整改计划表》。风控小组负责跟踪整改进度，一级风险每日跟踪，二级风险每3日跟踪，三级风险每周跟踪，核查整改措施是否落地、风险是否得到有效管控。整改完成后，风控小组开展复核，确认风险消除或可控后，标注整改完成；未完成整改的，下发《整改督办通知书》，限期完成。第七章风险识别评估档案管理第十六条档案内容风险识别类档案：包括《风险识别记录表》《月度风险识别汇总表》《专项风险识别报告》等所有识别记录。风险评估类档案：包括《风险评估报告》《风险等级认定表》《外部专家评估意见》等评估资料。风险处置类档案：包括《风险预警通知书》《风险处置记录表》《风险整改计划表》《整改督办通知书》等处置资料。其他相关档案：包括风险培训记录、应急预案、整改验收记录、管理层决策意见等。第十七条档案管理要求风控专员负责统一收集、整理、归档所有风险识别评估档案，建立电子和纸质双套档案，电子档案需备份存储。档案保存期限：一级、二级风险相关档案保存不少于10年，三级、四级风险相关档案保存不少于5年，应急类风险档案保存不少于8年。档案查阅需履行审批手续，公司内部人员查阅需经部门负责人审批，外部单位查阅（如监管部门）需经管理层审批，查阅后需记录查阅信息，确保档案安全。第八章监督考核与责任追究第十八条监督机制风控小组每季度开展一次风险识别与评估工作专项监督，核查各部门风险识别是否全面、评估是否客观、整改是否到位，形成《风控工作监督报告》上报管理层。管理层每年开展一次风控工作全面审计，评估制度执行效果、风险管控成效，提出优化建议。设立风险监督举报渠道，鼓励员工、租户举报未被识别的风险点或整改不到位的情况，对有效举报给予奖励。第十九条责任追究未按要求开展风险识别，导致重大风险未被发现并造成损失的，对部门负责人给予警告至记过处分，扣减季度绩效20%-30%；对直接责任人给予警告处分，扣减当月绩效10%-20%。风险评估弄虚作假、主观判定失误，导致风险等级认定错误并造成处置延误的，对风控小组成员给予记过处分，扣减季度绩效30%-50%。未按要求落实风险整改措施，导致风险扩大造成损失的，对整改责任人给予记过至降职处分，承担相应损失的30%-70%；情节严重的解除劳动合同。泄露风险评估档案信息、瞒报风险点，造成公司重大损失或声誉损