2026年共享办公空间运营公司固定资产管理制度

2026年共享办公空间运营公司固定资产管理制度第一章总则第一条制定目的为规范共享办公空间运营公司（以下简称“公司”）固定资产管理行为，保障公司资产安全、完整，提高资产使用效率，降低运营成本，结合共享办公行业“空间共享、设备高频使用、资产分布分散”的特性及公司实际经营情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构所有固定资产的购置、验收、登记、使用、维护、盘点、处置、清查等全流程管理活动。本制度所称固定资产，是指为满足共享办公空间运营需要，公司拥有或控制的、使用期限超过12个月、单位价值在5000元及以上（含）的有形资产，主要包括但不限于：办公家具类（工位桌椅、会议桌、休闲区沙发、储物柜等）、办公设备类（电脑、打印机、投影仪、复印机、碎纸机等）、空间设施类（空调、新风系统、门禁设备、消防设施、照明系统、监控设备等）、装修附属类（固定隔断、墙面装饰柜体、公共区域定制柜体等）、交通工具类（公务用车、物资配送工具等）。第三条管理原则权责对等原则：明确各部门、各岗位在固定资产管理中的职责，做到“谁使用、谁保管、谁负责”，采购有审批、使用有登记、变动有记录、处置有流程。账实相符原则：建立健全固定资产台账体系，确保账面记录与实物状态、价值信息完全一致，杜绝账外资产、虚增资产等情况。效益优先原则：结合共享办公空间的运营节奏，优化固定资产配置，优先调配闲置资产，避免重复购置和资源浪费，提升资产使用回报率。合规管控原则：固定资产管理全流程严格遵守《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》等国家相关法律法规及公司内部管理规定。第四条管理职责行政部：作为固定资产管理的归口部门，负责制定和修订本制度；统筹固定资产的购置、验收、登记、盘点、处置等核心工作；建立并动态维护公司固定资产总台账；监督各部门资产使用情况；定期向管理层汇报资产管理状况。财务部：负责固定资产的价值核算，建立固定资产会计账簿；审核购置、处置的财务流程及相关凭证；配合行政部开展资产盘点，核对资产账面价值与实物情况；按会计准则规定计提折旧，准确核算资产净值。各使用部门：指定专人担任部门资产管理员，负责本部门及所辖共享区域固定资产的日常使用、维护、保管；及时上报资产损坏、遗失、闲置、变动等情况；配合行政部和财务部完成资产盘点、清查工作。采购部：根据审批后的购置需求，负责固定资产的采购询价、供应商筛选、合同签订及到货跟进工作，确保采购资产符合公司运营需求。第二章固定资产购置管理第五条购置申请各部门根据业务拓展、空间运营补充或资产更新需求，确需购置固定资产的，由部门资产管理员填写《固定资产购置申请表》，详细注明资产名称、规格型号、数量、预估金额、购置原因、使用地点（具体到某办公区、某楼层或某共享区域）、预计使用年限等信息，经部门负责人审核签字后提交行政部。行政部对购置申请进行初审，重点核实公司内部是否有闲置资产可调配使用，对于共享办公空间的通用设备（如投影仪、打印机），优先在各分支机构间调配，避免重复购置。初审通过后，根据购置金额实行分级审批：单次购置金额在1万元以下（含）的，由行政部负责人审批；单次购置金额在1万元至10万元（含）的，由公司分管领导审批；单次购置金额在10万元以上的，由公司总经理审批；涉及大型空间设施（如中央空调系统、消防改造设备）购置的，需附加专业机构的技术评估报告及至少3家供应商的报价单。第六条采购实施经审批通过的购置申请，由行政部移交采购部执行采购。采购部需遵循“质优价廉、性价比高、售后有保障”的原则，通过询价、比价、招标等方式选定供应商，单次采购金额超过5万元的，原则上需对比3家及以上供应商的报价、资质、售后条款。采购过程中需签订正式采购合同，合同中必须明确资产规格、数量、质量标准、交货期限、验收要求、保修条款、付款方式、违约责任等核心内容，合同需经公司法务审核、财务复核后，由授权人员签字盖章。对于共享办公空间定制类固定资产（如专属工位隔断、公共区域定制家具），采购部需联合行政部、使用部门与供应商确认设计方案，确保符合空间布局和客户使用需求，必要时可要求供应商提供样品确认。第七条到货验收固定资产到货后，采购部需在1个工作日内通知行政部、使用部门及相关技术人员（必要时）共同进行验收。验收内容包括：资产数量、规格型号、外观质量、配件完整性、技术参数达标情况等，对于共享区域的大型设备（如门禁系统），还需现场测试运行状态。验收合格的，验收人员共同签署《固定资产验收单》，作为资产入账和付款的依据；验收不合格的，由采购部在2个工作日内与供应商沟通退换货或整改，直至验收合格，整改期间需记录沟通情况及进度。验收完成后，行政部需在2个工作日内完成固定资产的编号、登记工作，为每一项固定资产编制唯一资产编码（编码规则：部门编码+资产类别编码+购置年份+流水号），确保资产可追溯。第三章固定资产登记与台账管理第八条台账建立行政部建立公司固定资产总台账，台账核心内容包括：资产编码、名称、规格型号、购置日期、购置金额、生产厂家、使用部门、使用人、存放地点、资产状态（在用/闲置/维修）、折旧信息、保修期限、维护记录等，总台账需实时更新，每月底进行一次全面核对。各使用部门建立部门固定资产分台账，与公司总台账内容保持一致，由部门资产管理员负责维护，实时记录本部门资产变动情况，每月底与行政部核对台账信息，确保账账相符。财务部建立固定资产会计台账，按企业会计准则对固定资产进行价值核算，记录资产原值、累计折旧、净值、折旧方法等信息，每月与行政部核对实物台账，确保账面价值与实物信息匹配。第九条标签管理行政部为每一项固定资产粘贴统一格式的资产标签，标签包含资产编码、名称、购置日期等核心信息，粘贴位置需醒目且不易脱落（如办公设备机身、家具边角、设施设备显眼处），对于共享区域的公共设备，标签需粘贴在客户不易触碰但管理员易查看的位置。资产标签如有损坏、遗失，使用部门需在发现当日向行政部申请补贴，行政部核实后在1个工作日内完成补贴，并在台账中记录补贴原因及时间，杜绝资产标签缺失导致的管理漏洞。第十条信息更新固定资产发生使用部门、使用人、存放地点变动的，由原使用部门填写《固定资产变动申请表》，经新旧使用部门负责人、行政部负责人审批后，行政部在1个工作日内更新总台账，使用部门同步更新分台账，财务部根据变动情况核对会计信息。固定资产发生维修、升级、改造等情况的，使用部门需在完成当日将相关信息（维修时间、维修内容、费用金额、维修方）告知行政部，行政部在台账中详细记录，作为资产后续评估、处置的依据。第四章固定资产使用与维护管理第十一条使用规范固定资产使用人需严格按照操作说明使用资产，不得擅自拆卸、改装、转借他人使用，对于共享办公空间面向客户开放使用的设备（如会议投影仪、打印设备），使用部门需张贴简易操作须知，安排专人定期巡检，指导客户正确使用。员工离职或调岗时，需办理固定资产交接手续，由部门资产管理员核对资产数量、状态，确认无误后签署交接单，未完成交接的，人力资源部不予办理离职/调岗手续，确保资产责任无缝衔接。闲置固定资产由行政部统一管理、调配，使用部门如需领用闲置资产，需填写《固定资产领用申请表》，经审批后办理领用手续，行政部更新台账信息。第十二条日常维护行政部结合共享办公空间资产使用特点，制定固定资产日常维护计划，明确各类资产的维护周期、维护内容：办公设备每季度清洁保养一次、空调系统每年换季前全面检修一次、消防设施每月检查一次、门禁系统每两个月测试一次、共享区域家具每月检查稳固性一次。使用部门发现固定资产出现故障、异常情况时，需立即向行政部报备，行政部在1个工作日内联系专业维修人员进行检修，属于保修范围内的，及时联系供应商进行免费保修处理，维修期间需记录故障原因、维修进度。对于价值较高、技术复杂的固定资产（如智能门禁系统、中央空调主机），行政部可与专业维保公司签订长期维保协议，明确维保范围、周期、费用，确保资产稳定运行。第十三条维护记录行政部建立固定资产维护台账，详细记录每一次维护的时间、内容、费用、维修人员、资产修复后的状态等信息，维护台账作为资产后续评估使用年限、处置决策的重要依据，需妥善保存。第五章固定资产盘点管理第十四条盘点周期行政部联合财务部每半年开展一次固定资产全面盘点，每年12月底进行一次年度盘点；针对高价值、易移动的固定资产（如笔记本电脑、投影仪、便携打印机），增加季度抽盘频次，每季度抽盘比例不低于此类资产总数的30%。如遇公司合并、分立、办公空间搬迁、重大人事调整等特殊情况，行政部可根据需要组织临时盘点，确保资产安全。第十五条盘点流程盘点前，行政部制定详细盘点计划，明确盘点范围、时间、人员分工，下发盘点表格，各部门资产管理员需提前整理本部门资产台账，核对资产标签，做好盘点准备。盘点时，盘点人员以固定资产台账为依据，逐一核对实物，记录资产的实际数量、存放地点、使用状态、损坏情况等，对于共享区域的公共资产，需按区域逐一核对，与台账不符的，需现场注明差异原因，必要时拍照留存。盘点后，盘点人员需在3个工作日内编制《固定资产盘点报告》，列明账实相符情况、差异明细、差异原因分析、整改建议等，经盘点人员、各部门负责人签字后，上报公司管理层审批。第十六条差异处理对于盘点中发现的盘盈资产，行政部需在5个工作日内核实资产来源（如未及时登记、外部捐赠、供应商多送等），按规定补办登记手续，财务部同步调整会计账簿，确保账实一致。对于盘点中发现的盘亏资产，行政部需查明原因（如遗失、损坏未上报、台账错误、被盗等），区分责任：属于人为过失的，追究相关人员赔偿责任；属于正常损耗的，按审批流程核销；属于台账错误的，立即更正台账；属于被盗的，需及时报警并留存报警记录。盘点差异处理方案经公司管理层审批后，行政部和财务部分别在2个工作日内更新实物台账和会计账簿，并将处理结果存档。第六章固定资产处置管理第十七条处置条件符合以下条件之一的固定资产，可申请处置：已达到预计使用年限，性能老化，无法正常使用且无维修价值的；技术落后，不符合共享办公空间运营需求，更新换代后闲置超过6个月且无调配价值的；因损坏、事故等原因无法修复，或修复成本超过资产净值50%的；因公司业务调整、空间改造等原因不再需要，且无法调配使用的；经专业技术评估确需报废、出售的其他情况。第十八条处置申请与审批使用部门提出固定资产处置申请，填写《固定资产处置申请表》，注明资产编码、名称、规格型号、购置日期、原值、净值、处置原因、拟处置方式等，附资产现状说明或技术评估报告，经部门负责人签字后提交行政部。行政部对处置申请进行审核，组织技术人员对资产状态进行评估，提出处置意见，按以下权限审批：单次处置资产账面净值在1万元以下（含）的，由行政部负责人、财务部负责人共同审批；单次处置资产账面净值在1万元至10万元（含）的，由公司分管领导审批；单次处置资产账面净值在10万元以上的，由公司总经理审批；批量处置固定资产或处置核心运营资产（如中央空调系统、整体门禁系统）的，需提交公司股东会/董事会审议。第十九条处置方式报废：对于无使用价值、无残值的固定资产，由行政部统一回收，联系有资质的机构按环保要求进行报废处理，处理过程需记录留存，杜绝随意丢弃；出售：对于仍有使用价值的固定资产，可通过公开竞价、询价等方式出售，出售价格需参考资产净值和市场行情，出售收入全额上缴公司财务部；捐赠：符合公司公益政策且有捐赠价值的固定资产，经审批后可对外捐赠，捐赠需签订捐赠协议，取得合法捐赠凭证，作为财务处理依据；调拨：在公司各分支机构之间调拨使用的，按固定资产变动流程办理，不视为处置，但需更新台账信息。第二十条处置后管理固定资产处置完成后，行政部需在1个工作日内注销固定资产台账，拆除资产标签，详细记录处置结果（处置方式、处置时间、处置收入/支出、接收方等）；财务部根据处置审批文件和相关凭证，在3个工作日内进行会计处理，冲减固定资产原值和累计折旧，核算处置损益。行政部需将处置过程中的所有文件（申请表、评估报告、处置合同、收款/捐赠凭证等）整理归档，保存期限不少于5年，确保处置流程可追溯。第七章监督与责任追究第二十一条监督检查公司审计部门（或指定专人）每季度对固定资产管理制度执行情况进行监督检查，重点检查购置审批、台账登记、盘点处置、维护保养等环节的合规性，检查结果向公司管理层汇报。行政部每月对各部门资产使用、台账维护情况进行抽查，发现问题及时督促整改，确保制度落地执行。第二十二条责任追究对违反本制度规定的行为，视情节轻重追究相关部门及人员的责任：未按规定办理购置审批、擅自购置固定资产的，责令整改，追究部门负责人及经办人责任；台账记录不实、资产标签缺失未及时补贴的，责令限期整改，扣减部门资产管理员绩效；因管理不善导致资产遗失、损坏的，由相关责任人承担赔偿责任；擅自处置固定