2026年共享办公空间运营公司会员档案建立与维护管理制度

2026年共享办公空间运营公司会员档案建立与维护管理制度第一章总则第一条制定目的为规范共享办公空间运营公司（以下简称“公司”）旗下各共享办公空间会员档案的建立、维护、存储、使用及销毁全流程管理，建立标准化、规范化、安全化的会员档案管理体系，保障会员信息安全与合法权益，提升会员服务精准度与运营管理效率，结合共享办公行业“会员类型多样、信息维度丰富、隐私保护要求高”的特性及《中华人民共和国个人信息保护法》《数据安全法》《民法典》等法律法规要求，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司总部及旗下所有共享办公空间（含直营、联营模式）会员档案的全生命周期管理，包括档案分类、信息收集、建档审核、录入归档、动态维护、安全存储、合规使用、到期销毁等环节，涉及总部运营管理部、客户服务部、信息技术部、法务部、财务部、各空间运营团队等相关职能部门，以及所有签订《共享办公空间租赁协议》《会员服务协议》的企业会员、个人会员。第三条管理原则合法合规原则：会员档案信息的收集、存储、使用均需获得会员明确授权，严格遵守个人信息保护、数据安全相关法律法规，严禁超范围收集、非法使用会员信息，保障会员信息知情权、更正权、删除权。完整准确原则：会员档案需全面记录会员核心信息，确保信息真实、完整、无遗漏；档案信息发生变更时及时更新，避免因信息错误导致服务失误或权益纠纷。分类管理原则：按会员类型（企业会员/个人会员）、会员等级（普通会员/VIP会员）对档案进行分类建档、分类存储、分类维护，提升档案管理效率与针对性。安全保密原则：建立多层级档案安全防护机制，明确档案访问权限，严禁泄露、出售、篡改会员档案信息；对敏感信息采取加密存储、脱敏展示等保护措施。动态维护原则：会员档案并非一次性建档即终止，需根据会员合作状态、信息变更、服务需求变化等情况动态更新，确保档案信息与会员实际情况保持一致。最小必要原则：仅收集与会员服务、履约管理、权益保障相关的必要信息，不得收集与服务无关的冗余信息，降低信息管理风险与合规成本。第四条管理职责总部运营管理部：作为会员档案管理的归口部门，负责制定档案分类标准、建档规范、维护细则；统筹各空间档案管理工作的合规性审核；每季度开展档案管理专项检查，优化档案管理流程；建立档案管理问题台账，督促整改违规行为。客户服务部：负责会员档案基础信息的收集、核对与初步审核；接收会员信息变更申请，核实变更依据后提交档案更新申请；解答会员关于档案信息的咨询，协助会员行使信息更正、查询等权利。信息技术部：负责会员档案管理系统的搭建与维护，设置不同岗位的档案访问权限；保障档案系统数据安全，定期进行数据备份；对档案系统中的敏感信息进行加密处理，防止数据泄露。法务部：负责审核档案管理相关的授权协议、告知书等法律文书；为档案信息收集、使用、销毁等环节提供合规指导；处理因档案管理不当引发的会员信息权益纠纷。各空间运营团队：负责对接属地会员，收集建档所需的基础信息并核验原件；记录会员服务过程中的关键信息（如服务需求、履约情况、投诉反馈等）并及时录入档案；配合总部完成档案核对、更新及销毁工作。财务部：负责将会员费用缴纳、押金管理、退费记录等财务信息同步至会员档案，确保档案中财务维度信息的完整性与准确性。第二章会员档案分类与建档标准第五条会员档案分类企业会员档案：针对签订企业类租赁协议的会员建立，按租赁规模（工位数量/办公面积）进一步细分为小型企业会员、中型企业会员、大型企业会员档案子类，便于针对性提供服务与管理。个人会员档案：针对签订个人类租赁协议的会员建立，按会员等级进一步细分为普通个人会员、铂金VIP会员、钻石VIP会员、至尊VIP会员档案子类，匹配不同等级的服务维护标准。临时会员档案：针对租赁周期≤3个月的短期会员建立，档案内容简化为核心履约信息，租赁期满且无后续合作的，按规定流程完成档案封存或销毁。第六条建档信息标准企业会员档案核心信息：企业基础信息（名称、统一社会信用代码、注册地址、法定代表人信息、授权经办人信息）、租赁服务信息（租赁空间类型、面积/工位数量、租赁期限、费用标准）、履约信息（租金缴纳记录、押金缴存情况、违约记录、设施使用记录）、服务信息（服务需求记录、投诉反馈记录、增值服务使用记录）、合作变更信息（续租、解约、升级/降级记录）。个人会员档案核心信息：个人基础信息（姓名、身份证号、联系方式、居住地址）、租赁服务信息（租赁卡位/区域、租赁期限、费用标准）、履约信息（缴费记录、押金管理记录、违约行为记录）、服务信息（个性化服务需求、满意度评价、投诉处理记录）、隐私授权信息（信息收集使用授权书、联系方式使用授权等）。敏感信息界定：企业会员的银行账户信息、核心经营数据，个人会员的身份证号、银行卡号、生物识别信息等均列为敏感信息，建档时单独标注、加密存储，仅授权核心岗位人员有限访问。第三章会员档案建立流程第七条信息收集与告知合规告知：各空间运营团队在收集会员信息前，需向会员出具《会员信息收集告知书》，明确信息收集的目的、范围、使用方式、存储期限、会员权利等内容，获得会员书面或电子授权后方可收集。信息收集：通过线下填写《会员信息登记表》、线上实名认证等方式收集建档信息，企业会员需提供营业执照、法定代表人身份证明等复印件（核对原件），个人会员需提供身份证复印件（核对原件），确保信息来源合法、真实。信息核对：客服部在收到收集的信息后，1个工作日内完成信息完整性、准确性核对，对缺失信息、信息不一致的情况，及时反馈运营团队补充或核实。第八条档案录入与归档系统录入：核对无误的会员信息，由运营团队指定专人在2个工作日内录入会员档案管理系统，录入时对敏感信息进行部分脱敏（如身份证号仅展示首尾6位，手机号隐藏中间4位），确保录入信息与原件一致。档案编号：采用“空间编码+会员类型编码+年份+序号”的规则为每份档案编制唯一编号，企业会员与个人会员编号规则区分，便于快速检索与管理。纸质归档（如需）：对有纸质资料留存需求的会员档案，将《会员信息登记表》、授权书、资质复印件等纸质材料按编号整理归档，存放至带锁档案柜，由专人保管。档案确认：档案录入完成后，客服部在1个工作日内将档案核心信息告知会员，会员确认无误后档案正式生效；会员提出信息更正的，按本制度第四章相关流程处理。第四章会员档案维护管理第九条信息更新流程主动更新：会员因企业名称变更、联系方式更换、租赁需求调整等原因需更新档案信息的，需向客服部提交《档案信息变更申请表》及相关证明材料（如企业更名函、身份证变更证明等）。审核录入：客服部在收到申请后2个工作日内核实材料真实性，审核通过后提交信息技术部完成系统档案更新；审核不通过的，向会员说明原因并告知补充材料要求。被动更新：运营团队、财务部等部门发现会员信息发生变更（如缴费账户变更、租赁面积调整）的，需在发现当日记录变更信息及依据，提交客服部审核后完成档案更新。更新确认：档案信息更新完成后，客服部需在1个工作日内通过短信、邮件等方式告知会员，确保会员知晓信息变更结果。第十条定期核对与补全月度核对：各空间运营团队每月对属地活跃会员档案进行一次信息核对，重点核对联系方式、租赁信息、缴费状态等核心信息，发现信息失效或缺失的，及时联系会员补充。年度核验：总部运营管理部每年组织一次全量会员档案核验工作，联合客服部、财务部、信息技术部对档案信息的完整性、准确性、合规性进行全面核查，形成核验报告，对问题档案限期整改。信息补全：对核验中发现的缺失信息，运营团队需在核验完成后3个工作日内联系会员补充；会员拒绝补充非必要信息的，不得强制要求，仅需记录情况并存档。第十一条档案状态管理活跃状态：会员处于正常租赁合作期内的，档案标注为“活跃”状态，按常规维护标准动态更新信息。休眠状态：会员租赁协议到期但未解约、仅暂停服务的，档案标注为“休眠”状态，每季度核对一次核心联系方式，确保必要时可联系到会员。终止状态：会员完成解约、结清所有费用且无后续合作意向的，档案标注为“终止”状态，转入封存管理，按本制度第六章规定处理销毁事宜。第五章档案安全与保密管理第十二条存储安全管理系统存储：电子档案统一存储于公司指定的档案管理系统，信息技术部需设置系统访问密码、操作日志记录功能，定期进行系统漏洞扫描与数据备份，备份数据异地存储，防止数据丢失。纸质存储：纸质档案存放于具备防火、防潮、防盗条件的档案库房，档案柜加锁管理，库房安装监控设备，非授权人员禁止进入；纸质档案需标注保密等级，敏感信息复印件需单独封存。加密保护：对档案中的敏感信息（如身份证号、银行账户、企业核心数据）采用加密算法存储，仅授权人员可通过专用权限解密查看，日常展示时采用脱敏形式。第十三条访问权限管理权限分级：按“最小权限”原则设置档案访问权限，运营岗仅可查看属地会员的非敏感服务信息，客服岗可查看会员全量非敏感信息，管理岗可查看权限范围内的全量信息，法务、审计岗仅可因工作需要临时申请查看特定档案。权限申请：临时需要访问超出本职权限档案的，需向运营管理部提交《档案访问申请表》，说明访问目的、范围、期限，经审批后方可获取临时权限，访问完成后即时收回权限。操作记录：档案管理系统自动记录所有访问、修改、下载操作的人员、时间、内容，操作日志至少留存3年，便于追溯违规操作行为。第十四条保密责任管理全员保密：所有接触会员档案的员工均需签订《会员信息保密协议》，明确保密义务与违约责任；新员工入职时需接受档案保密培训，考核合格后方可接触档案信息。违规追责：严禁员工泄露、出售、私自复制会员档案信息，一经发现，视情节轻重给予通报批评、绩效扣减、解除劳动合同等处理；造成会员损失或公司声誉损害的，追究相应赔偿责任；涉嫌违法的，移交司法机关处理。第六章档案使用与销毁管理第十五条档案合规使用使用范围：会员档案仅可用于会员服务提供、履约管理、权益保障、争议处理等与会员合作直接相关的场景，严禁用于营销推广、对外出售、与第三方交换等非授权场景。外部提供：因司法机关调查、行政机关检查等需要提供会员档案的，需由法务部审核相关文书，经公司管理层审批后，仅提供与调查/检查相关的必要信息，并留存提供记录。会员查询：会员申请查询自身档案信息的，需核验身份后提供，查询过程全程记录；会员申请复制档案信息的，仅提供非敏感部分，敏感信息需脱敏后提供。第十六条档案销毁管理销毁条件：终止状态的会员档案，企业会员档案自终止合作之日起留存5年，个人会员档案自终止合作之日起留存3年；留存期满且无未解决争议的，可申请销毁。销毁审批：运营管理部每年汇总符合销毁条件的档案清单，提交法务部、管理层审批，审批通过后方可启动销毁流程；存在争议未解决的档案，暂缓销毁。销毁执行：电子档案采用不可逆删除方式销毁，由信息技术部执行并记录销毁时间、人员、数量；纸质档案采用碎纸、焚烧等不可逆方式销毁，由2名以上工作人员现场监督，销毁后签署《档案销毁确认书》。第七章监督考核与附则第十七条监督考核机制日常检查：运营管理部每月抽查各空间会员档案建档完整性、信息准确性、更新及时性，重点核查敏感信息保护情况，发现问题立即要求整改。考核指标：核心考核指标包括档案建档及时率（要求≥100%）、信息准确率（要求≥99%）、敏感信息保护合规率（要求≥100%）、档案更新及时率（要求≥98%）；考核结果与各空间运营团队、客服部绩效奖金挂钩，月度考核低