2026年共享办公空间运营公司会员租赁合同签订管理制度

2026年共享办公空间运营公司会员租赁合同签订管理制度第一章总则第一条为规范公司共享办公空间会员租赁合同签订全流程管理，防范合同法律风险、明确租赁双方权责、保障公司与会员合法权益，结合共享办公空间“租赁类型灵活、会员主体多元、服务场景复杂”的运营特点，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国合同法》（注：民法典实施后统一适用民法典合同编）、《中华人民共和国消费者权益保护法》及公司资产管理、会员管理相关规定，制定本制度。第二条本制度所称“会员租赁合同”，是指公司与使用共享办公空间的个人/企业会员签订的，约定办公空间租赁标的、期限、费用、双方权利义务、违约责任等核心内容的书面协议，包括标准租赁合同、补充协议、临时租赁协议等；合同签订涵盖资质审核、需求确认、合同拟定、审核、签署、备案全流程。第三条本制度适用于公司运营部、法务部、财务部及各共享办公空间站点所有会员租赁合同的签订、审核、备案、变更、解除等工作；公司所有参与合同签订的管理人员、站点工作人员需严格遵守本制度；会员对合同条款、签订流程有异议的，参照本制度相关条款执行。第四条会员租赁合同签订遵循“合法合规、平等自愿、权责明确、风险可控、流程规范”的核心原则：合法合规指合同内容符合法律法规及公司管理制度，无无效、可撤销条款；平等自愿指基于双方真实意思表示签订合同，不强迫、不误导会员；权责明确指清晰界定租赁双方的权利与义务，无模糊表述；风险可控指通过资质审核、条款审核防范履约风险；流程规范指严格按既定流程完成签订，不跳过关键审核环节。第五条公司运营部设立合同管理岗，统筹负责租赁合同标准模板的制定与修订、签订流程的监督、合同备案的汇总；法务部负责合同条款的合法性审核、高风险合同的专项审核、合同纠纷的指导处理；各站点工作人员为合同签订初审及执行主体，负责会员资质审核、需求确认、合同初步拟定；财务部负责合同费用条款的审核、费用收取及票据开具；运营部专人负责合同档案的统一管理。第六条会员租赁合同签订实行“审核闭环、全程留痕、权责到人、档案规范”的管理模式：所有合同需完成层级审核后方可签订，形成“初审-复审-终审（如需）”闭环；合同签订各环节（资质审核记录、条款沟通记录、审核意见、签署记录）均留存完整资料，可追溯；每个合同明确专属对接责任人，负责全流程跟进；签订后的合同按统一标准归档，确保查阅便捷、留存安全。第二章合同签订前管理第七条会员资质审核规范：（一）个人会员：需审核身份证原件及复印件，确认身份信息真实有效；核实会员是否具备完全民事行为能力，无民事行为能力或限制民事行为能力的，需由法定代理人签订合同；留存会员联系方式、紧急联系人信息，确保可有效触达；（二）企业会员：需审核营业执照副本、法定代表人身份证明、授权委托书（非法定代表人签订时），确认企业处于存续状态、授权手续完整；留存企业对公联系方式、收件地址，确保法律文书可有效送达；（三）审核时限：站点工作人员需在会员提出租赁申请后1个工作日内完成资质审核，审核不通过的，即时告知会员原因并退还相关资料；（四）审核记录：所有审核内容需录入会员管理系统，标注审核通过/不通过原因，留存资质复印件（加盖“与原件核对无误”章）。第八条办公空间资源核实要求：（一）可用性核实：确认会员选定的工位/办公空间在租赁期限内无已签订合同、无维修改造计划、无权属纠纷；（二）配套核实：确认办公空间配套设施（网络、水电、办公家具、空调等）可按约定标准提供，特殊配套需求（如独立会议室、打印设备）需提前确认并标注；（三）价格核实：按公司定价体系确认租赁价格，优惠政策需符合公司规定，无权限私自调整价格，特殊优惠需报运营部审批；（四）核实确认：资源核实完成后，由站点管理人员签字确认，确保租赁标的无交付风险。第九条租赁需求确认流程：（一）需求收集：通过书面表单收集会员租赁需求，包括租赁类型（固定工位/移动工位/独立办公室）、租赁期限、费用支付方式、增值服务需求、特殊条款诉求等；（二）需求核对：站点工作人员与会员当面核对需求内容，确保无理解偏差，特殊需求需明确是否可满足；（三）需求确认：会员签字确认需求表单，作为合同拟定的核心依据，需求变更的需重新确认并记录。第十条履约风险评估：（一）个人会员：通过信用信息查询（合规范围内）、沟通核实等方式，评估会员支付能力、履约意愿，高风险会员需要求提供担保或预付保证金；（二）企业会员：通过企业信用信息公示系统查询企业经营状态，核实过往合作记录（如有），高风险企业需缩短付款周期或要求对公转账；（三）风险告知：评估发现的潜在风险需告知会员，同时上报运营部，制定风险应对措施。第三章合同签订流程第十一条合同拟定规范：（一）模板使用：优先使用公司法务部审定的标准租赁合同模板，无特殊情况不得擅自修改核心条款；（二）条款拟定：按会员确认的需求填写合同条款，包括租赁标的、期限、费用金额、支付时间、履约标准、联系方式等，确保信息准确无错漏；（三）个性化条款：会员提出的个性化条款需经法务部审核，审核通过后方可加入合同，审核未通过的需向会员解释并协商调整；（四）合同编号：拟定完成的合同按公司编码规则编制唯一编号，便于后续备案查询。第十二条合同条款沟通要求：（一）条款解释：向会员逐条解释合同核心条款（费用、期限、违约责任、解除条件等），确保会员理解条款含义，不隐瞒关键信息；（二）疑问解答：耐心解答会员对条款的疑问，解答内容需客观准确，不夸大、不承诺合同外权益；（三）沟通记录：记录会员提出的疑问及解答内容，会员对条款有修改意见的，需书面记录并反馈审核。第十三条合同签署规范：（一）签署前确认：签订前再次核对合同内容与会员需求是否一致，资质审核、资源核实是否完成，审核流程是否闭环；（二）签署形式：线下签订的，会员需当面签字/盖章，公司由授权代表人签字并加盖公司合同专用章；线上电子合同签订的，需通过合规电子签章平台完成，确保签章有效；（三）签署要求：个人会员签字需与身份证姓名一致，企业会员需加盖公章（或合同专用章），法定代表人/授权人签字齐全；（四）签署时限：资质审核通过、需求确认完成后，3个工作日内完成合同签署，特殊情况需说明原因。第十四条合同份数与交付：（一）合同份数：标准合同一式两份，公司与会员各执一份；涉及第三方的，按需求增加份数；（二）交付要求：合同签署完成后，即时将会员联交付会员，交付时要求会员签字确认；（三）费用收取：合同签署后按约定收取首期费用及保证金，开具合规票据，票据信息与合同一致。第四章合同内容规范第十五条核心条款必备内容：（一）主体条款：明确出租方（公司）、承租方（会员）的完整信息，个人会员含姓名、身份证号、联系方式，企业会员含名称、统一社会信用代码、法定代表人、地址；（二）标的条款：明确租赁办公空间的具体位置、面积/工位编号、配套设施清单；（三）期限条款：明确租赁起始时间、终止时间，续租、提前终止的条件；（四）费用条款：明确租赁费用金额、支付周期、支付方式、逾期支付的违约金标准，保证金金额、退还条件；（五）权利义务条款：明确公司提供服务的标准、会员使用办公空间的规范，双方保密义务、安全责任；（六）违约责任条款：明确双方违约情形及对应的违约责任，违约金标准合理，无加重会员责任的霸王条款；（七）解除条款：明确合同协商解除、法定解除的条件及流程，解除后的费用结算、设施返还要求；（八）争议解决条款：约定争议解决方式（协商、调解、诉讼/仲裁），诉讼/仲裁管辖地符合法律规定。第十六条禁止性条款要求：（一）不得设置排除会员主要权利、加重会员责任、免除公司法定责任的条款；（二）不得设置违反法律法规强制性规定的条款（如约定违约金超过法定上限、排除消费者投诉权利）；（三）不得设置模糊不清、易产生歧义的条款，所有条款表述需简洁明确；（四）不得设置未经会员确认的格式条款，格式条款需加粗提示并向会员说明。第十七条补充协议规范：（一）适用场景：会员有个性化需求、合同履行过程中需变更条款的，签订补充协议；（二）内容要求：补充协议需明确对应主合同编号，仅对需变更/补充的条款作出约定，其他条款仍按主合同执行；（三）审核要求：补充协议需按主合同审核流程完成审核，方可签订。第五章合同审核与备案第十八条合同审核层级：（一）站点初审：站点管理人员审核合同内容与会员需求的一致性、资质审核的完整性、资源核实的准确性；（二）运营部复审：运营部合同管理岗审核价格合规性、条款完整性、流程规范性；（三）法务部终审：租赁期限超过1年、费用金额达到规定标准、含个性化条款的合同，需经法务部审核条款合法性；（四）审核意见：各审核环节需出具书面审核意见，审核不通过的需注明修改要求，退回重新拟定。第十九条审核时限要求：（一）站点初审：1个工作日内完成；（二）运营部复审：1个工作日内完成；（三）法务部终审：2个工作日内完成；（四）加急审核：会员有紧急签订需求的，经运营部负责人批准可缩短审核时限，但不得跳过审核环节。第二十条合同备案流程：（一）电子备案：签订完成的合同扫描件录入公司合同管理系统，标注合同状态、签订日期、对接人；（二）纸质备案：纸质合同按站点、按月份整理归档，存放于专用档案柜，档案柜需上锁管理；（三）备案信息：备案时需记录合同编号、会员名称、租赁期限、费用金额、签订日期，形成备案台账；（四）留存期限：合同备案资料留存期限为合同终止后3年，涉及纠纷的留存至纠纷解决完毕。第二十一条合同档案管理：（一）保管责任：运营部指定专人负责合同档案管理，建立档案借阅、归还登记制度；（二）借阅规范：内部人员借阅需经部门负责人批准，外部单位借阅（如司法机关）需提供合法证明并登记；（三）安全保障：电子档案定期备份，纸质档案做好防潮、防火、防遗失措施。第六章合同履行与变更第二十二条签订后履约告知：（一）告知内容：向会员告知办公空间交付时间、对接人、费用支付节点、违约后果、投诉渠道等；（二）告知形式：书面告知书由会员签字确认，电子告知需留存送达记录；（三）交付确认：办公空间交付时，与会员共同验收并签署交付确认单，确认设施状态。第二十三条合同变更流程：（一）变更申请：会员提出变更申请（如调整租赁期限、更换工位），需提交书面变更申请书；（二）变更审核：按合同签订审核流程审核变更内容，评估变更对公司权益的影响；（三）协议签订：审核通过后签订补充协议，明确变更内容、费用调整（如有）、生效时间；（四）变更备案：补充协议按原合同备案流程完成备案，更新合同管理系统信息。第二十四条合同解除规范：（一）协商解除：双方协商一致解除合同的，签订解除协议，明确费用结算、设施返还、保证金退还等事项；（二）法定解除：符合法定解除条件的，按法律规定及合同约定履行通知义务，留存通知记录；（三）解除结算：解除后即时完成费用结算，会员返还办公空间并验收，保证金按约定退还。第七章监督与考核第二十五条监督机制：（一）日常监督：运营部每周抽检各站点合同签订资料，核查资质审核、条款合规、流程闭环情况；（二）定期检查：每月开展合同签订专项检查，覆盖所有站点，重点核查高风险合同的审核与履行；（三）合规监督：法务部每季度开展合同条款合规性审查，识别潜在法律风险并整改；（四）投诉监督：设立合同签订投诉渠道，接受会员对合同条款、签订流程的投诉，即时核查处理。第二十六条考核指标与标准：（一）资质审核准确率：审核通过的会员资质真实有效率100%，无虚假资质签订合同情况；（二）合同审核及时率：各层级审核按时完成率100%，无超期审核情况；（三）合同合规率：签订的合同条款合规率100%，无违法、无效条款；（四）备案完成率：签订后的合同按时备案率100%，无漏备、错备情况；（五）纠纷发生率：因合同签订问题导致的纠纷发生率不高于规定阈值。第二十七条考核结果应用：（一）正向激励：考核优秀的站点/个人给予表彰、奖金等奖励，作为岗位晋升的参考依据；（二）负向处理：未按规定审核、签订合同导致公司损失的，给予警告、培训、绩效扣分等处理，情节严重的追究责任；（三）整改要求：考核发现的问题需限期整改，整改完成后复核，确保问题闭环。第八章附则第二十八条本制度未尽事宜，参照《中华人民共和国民法典