2026年共享办公空间运营公司监控设备运行与数据存储管理制度

2026年共享办公空间运营公司监控设备运行与数据存储管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司旗下共享办公空间监控设备的日常运行管理及监控数据存储行为，保障监控设备稳定运行、监控数据完整合规存储，有效发挥监控系统在安全防范、运营管理、事件追溯等方面的作用，同时遵守《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》《公共安全视频图像信息系统管理条例》等相关法律法规，结合共享办公空间人员流动频繁、区域功能多样、安全管理要求高的特点，以及公司实际运营需求，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及旗下所有共享办公空间站点的监控设备运行管理、监控数据存储全流程工作，涵盖公共区域监控设备（大厅、走廊、电梯、消防通道等）、专属区域监控设备（会议室、办公区出入口、设备间等）、安防联动监控设备（门禁抓拍、消防报警联动摄像等）三类监控设备；适用于公司运维部、安保部、行政部、技术部等涉及监控设备运维、数据管理、权限审批的部门及人员；同时适用于各站点负责本地监控设备运行维护、数据调取的工作人员。第三条基本原则（一）合规运行原则：监控设备部署、运行及数据存储严格遵守法律法规要求，不得非法采集、存储、使用个人信息，不得覆盖或删减法定留存期内的监控数据；（二）稳定可靠原则：监控设备需保持7×24小时稳定运行，核心区域监控设备无间断工作，确保监控画面连续、清晰，满足安全防范和事件追溯需求；（三）分级存储原则：按监控区域重要程度划分数据存储等级，核心安防区域数据延长存储周期，普通公共区域数据按法定最低标准存储，兼顾合规性与存储成本；（四）安全保密原则：监控数据仅限授权人员访问，严格控制调取、复制权限，防止数据泄露、篡改、滥用，保护客户及公司的信息安全；（五）及时处置原则：监控设备出现故障后立即响应处理，缩短故障停机时长；监控数据出现异常（丢失、篡改）时及时溯源排查，降低安全风险；（六）可追溯原则：监控设备运维记录、数据调取记录、存储介质更换记录等全程留痕，做到操作可查、责任可追；（七）成本可控原则：优化监控存储设备配置，采用分级存储、定期归档的方式，合理控制存储硬件采购、维护及扩容成本。第四条归口管理公司运维部为监控设备运行与数据存储管理的归口部门，负责制定监控设备运行标准、数据存储规范，统筹监控系统升级改造，监督各站点设备运维执行情况；各共享办公空间站点安保负责人为本站点监控设备管理第一责任人，负责本地监控设备日常巡检、故障上报、数据调取初审；技术部负责监控系统后台维护、数据备份及安全防护；行政部负责监控存储介质采购、报废处置及相关资质文件备案；所有涉及监控设备操作、数据管理的人员需严格遵守本制度流程，严禁违规操作。第二章监控设备运行管理第五条设备部署规范（一）部署范围：监控设备部署于共享办公空间公共区域、安全要害部位（设备间、消防通道、出入口等），严禁在客户私密办公区、卫生间、更衣室等涉及个人隐私的区域部署；（二）设备选型：优先选用符合国家安防标准、具备数据加密功能、兼容性强的监控设备，核心区域设备需支持高清抓拍、夜视增强、移动侦测等功能；（三）安装要求：监控摄像头安装高度、角度需确保覆盖目标区域无死角，画面清晰显示人员面部、物品特征等关键信息，安装完成后需经运维部验收合格方可投入使用；（四）标识公示：在监控设备覆盖区域显著位置张贴“监控区域”提示标识，告知人员监控覆盖情况，保障知情权。第六条运行状态要求（一）运行时长：所有监控设备需保持7×24小时不间断运行，仅在设备维保、升级改造时可短暂停机，停机前需报备运维部并做好记录；（二）供电保障：监控设备配备独立供电线路，核心区域设备加装不间断电源（UPS），确保停电后可继续运行不少于4小时；（三）网络保障：监控设备接入专用网络，带宽满足高清视频传输需求，技术部定期检测网络稳定性，避免因网络卡顿导致监控画面中断；（四）异常预警：监控系统需具备设备离线、画面异常、存储故障等预警功能，预警信息实时推送至站点安保负责人及运维部值班人员。第七条画面质量标准（一）分辨率要求：核心区域监控画面分辨率不低于1080P，普通区域不低于720P，画面帧率不低于25帧/秒，确保画面流畅无卡顿；（二）清晰度要求：监控画面需清晰分辨人员面部特征、物品型号、车牌号码（如有）等关键信息，夜间画面无明显噪点、模糊现象；（三）画面调整：运维人员每月检查摄像头角度，因装修、设备移位等导致画面覆盖不全的，需在24小时内完成调整；（四）质量抽检：运维部每季度对各站点监控画面质量进行抽检，抽检比例不低于30%，不合格的需限期整改。第八条运行巡检制度（一）日常巡检：站点安保负责人每日早晚各进行1次监控设备巡检，检查设备供电、网络、画面状态，填写《监控设备日常巡检记录表》，发现画面模糊、设备离线等问题立即处理，无法处理的上报运维部；（二）专项巡检：运维部每月对各站点监控设备进行专项巡检，重点检查设备散热、线路老化、存储状态等，形成巡检报告并留存；（三）重大保障巡检：重大节假日、大型活动前，运维部对监控设备进行全面巡检，确保设备运行稳定，满足安全保障需求；（四）巡检记录：所有巡检记录需注明巡检时间、设备编号、状态、问题及处理结果，签字确认后存档，保存期限不少于2年。第三章监控数据存储管理第九条存储合规要求（一）法规遵循：监控数据存储严格遵守《公共安全视频图像信息系统管理条例》等法规，存储周期不低于法规要求的最低期限，涉及违法犯罪线索的数据需永久留存至相关部门处理完毕；（二）数据类型：存储数据仅限监控视频、音频（如有）及设备运行日志，严禁存储与监控无关的内容，严禁篡改、伪造监控数据；（三）隐私保护：存储的监控数据中涉及客户个人信息的，需采取加密、脱敏等措施，严禁将个人信息泄露给无关人员；（四）存储介质：优先选用稳定性高、加密性强的专用存储设备（如NVR、云存储服务器），存储介质需符合国家信息安全等级保护要求。第十条存储周期设定（一）核心安防区域（出入口、设备间、消防通道）：监控数据存储周期不少于90天；（二）普通公共区域（大厅、走廊、会议室出入口）：监控数据存储周期不少于30天；（三）临时监控区域（活动场地、临时施工区域）：监控数据存储周期不少于15天，活动/施工结束后如需留存，需经运维部审批；（四）周期调整：因法规更新、运营需求调整存储周期的，需由运维部提出申请，经公司分管领导审批后执行，调整后及时更新制度备案。第十一条数据备份机制（一）本地备份：监控数据实时存储至站点本地存储设备，存储设备预留不少于20%的冗余空间，避免存储满溢导致数据覆盖；（二）异地备份：核心安防区域数据每日自动同步至公司异地备份服务器，备份数据与本地数据保持一致，备份服务器由技术部专人管理；（三）应急备份：遇存储设备故障、自然灾害等紧急情况，运维人员立即将未备份的关键数据导出至移动存储介质，做好标识并妥善保管；（四）备份检测：技术部每周检测备份数据的完整性、可恢复性，每月进行1次数据恢复测试，确保备份数据可用。第十二条数据调取规范（一）调取权限：仅授权人员可申请调取监控数据，其中站点安保负责人可查看实时画面及近7天内本地数据，运维部可查看全量数据，外部单位（如公安机关）调取需提供正式文书；（二）调取流程：内部人员调取数据需填写《监控数据调取申请表》，注明调取原因、时间段、区域，经站点安保负责人初审、运维部审批后，由专人操作调取；外部单位调取需经公司负责人审批，行政部全程监督；（三）调取记录：所有数据调取操作需记录在《监控数据调取记录表》，注明调取人、时间、用途、数据范围、操作人等信息，记录表保存期限不少于3年；（四）使用限制：调取的监控数据仅限用于安全防范、事件调查、配合执法等合法用途，严禁复制、传播、出售监控数据，使用完毕后立即销毁（电子数据）或归还（物理介质）。第四章监控设备维护与故障处理第十三条日常维护要求（一）清洁维护：站点运维人员每月对监控摄像头镜头、外壳进行清洁，清除灰尘、污渍，确保画面清晰，清洁时需关闭设备电源，避免触电；（二）固件升级：技术部定期检查监控设备固件版本，对存在安全漏洞的版本及时升级，升级前做好数据备份，避免升级失败导致数据丢失；（三）存储维护：每月检查存储设备运行状态，清理无效日志文件，检测硬盘健康状态，发现坏道、卡顿等问题及时更换硬盘；（四）线路维护：每季度检查监控设备供电、网络线路，更换老化、破损线路，整理杂乱线路，避免线路短路引发故障。第十四条定期维保规范（一）季度维保：运维部每季度组织专业人员对监控设备进行全面维保，包括设备性能检测、参数校准、散热系统清理等，形成维保报告；（二）年度检修：每年12月对所有监控设备进行年度检修，核心设备委托第三方专业机构检测，出具检测报告，不合格设备立即更换；（三）维保记录：所有维保、检修记录需详细注明设备编号、维保内容、故障隐患、处理结果，存档期限至设备报废；（四）供应商协作：与监控设备供应商签订维保协议，明确维保响应时效（≤4小时）、质保期限，设备故障时及时联系供应商技术支持。第十五条故障分级处理（一）一级故障（紧急）：核心区域监控设备离线、存储设备瘫痪导致数据无法存储，需在1小时内响应，4小时内恢复，无法及时恢复的启用备用监控设备；（二）二级故障（重要）：普通区域监控设备画面模糊、网络卡顿，需在2小时内响应，8小时内恢复；（三）三级故障（一般）：设备外壳损坏、标识缺失等不影响运行的问题，需在24小时内响应，72小时内处理完毕；（四）故障上报：所有故障需在发现后立即录入设备故障管理系统，注明故障等级、位置、现象，处理完成后及时更新状态。第十六条维修验收管理（一）验收主体：设备维修完成后，由站点安保负责人、运维部人员共同验收，核心设备维修需技术部参与；（二）验收内容：检查设备运行状态、画面质量、数据存储功能是否恢复正常，维修部位是否牢固，相关参数是否达标；（三）验收结果：验收合格的设备恢复正常运行，验收不合格的需要求维修人员重新处理，直至合格；（四）维修档案：建立设备维修档案，记录维修时间、故障原因、维修方案、更换配件、验收结果等，作为设备全生命周期管理的依据。第五章数据安全与保密管理第十七条数据访问权限（一）权限分级：设置管理员、操作员、查看员三级权限，管理员（技术部）拥有全权限，操作员（运维部）可操作设备及调取数据，查看员（站点安保）仅可查看实时画面；（二）密码管理：监控系统登录密码需定期更换（每季度不少于1次），密码长度不少于8位，包含数字、字母、特殊字符，严禁共用密码、弱密码；（三）权限变更：人员岗位调整或离职时，技术部立即调整/撤销其监控系统权限，做好权限变更记录，留存期限不少于2年；（四）操作审计：监控系统自动记录所有权限操作日志，包括登录、调取、下载、删除等行为，日志存储周期不少于1年。第十八条数据脱敏处理（一）脱敏场景：对外提供监控数据（如配合执法、客户查询）时，需对无关人员的面部、声音等个人信息进行脱敏处理；（二）脱敏方式：采用模糊处理、遮挡、裁剪等方式，仅保留与查询事项相关的信息，确保不泄露无关人员隐私；（三）脱敏审核：脱敏后的监控数据需经运维部审核，确认无隐私泄露风险后，方可提供给调取方；（四）脱敏记录：记录数据脱敏的操作人员、时间、方式、用途，存档备查。第十九条保密责任要求（一）保密培训：公司定期组织监控数据保密培训，所有相关人员需签署《监控数据保密承诺书》，明确保密责任；（二）禁止行为：严禁将监控数据泄露给无关人员、擅自复制传播监控数据、利用监控数据谋取私利等行为；（三）介质管理：存储监控数据的移动介质需专人保管，使用前加密，使用后及时收回，严禁带出公司（经审批的除外）；（四）离职交接：涉及监控数据管理的人员离职时，需完成工作交接，交还相关存储介质、注销系统权限，并签署离职保密承诺。第六章应急处置第二十条设备故障应急（一）应急响应：监控设备突发故障导致核心区域无监控的，站点安保负责人立即安排人员现场值守，运维部紧急调配备用设备安装；（二）数据保护：存储设备故障时，优先保护未丢失的监控数据，技术部采用专业工具恢复损坏数据，无法恢复的注明原因并上报；（三）故障溯源：故障处理完毕后，运维部分析故障原因，制定整改措施，避免同类故障重复发生；（四）应急记录：记录故障应急处置的时间、人员、措施、结果，作为后续改进的依据。第二十一条数据丢失/泄露应急（一）数据丢失：发现监控数据丢失后，技术部立即排查丢失原因（存储故障、人为删除等），采取数据恢复措施，无法恢复的上报公司负责人，涉及违法犯罪的配合相关部门调查；（二）数据泄露：发现监控数据泄露后，立即停止相关数据访问权限，排查泄露渠道，删除泄露的外网数据，必要时联系网络平台下架相关内容；（三）应急上报：数据丢失/泄露事件需在1小时内上报公司负责人，涉及客户隐私泄露的，按规定向相关监管部门报备；（四）责任追究：数据丢失/泄露事件处理完毕后，查明责任人员，按本制度规定追究责任。第二十二条极端场景应急（一）自然灾害：遇火灾、水灾、地震等自然灾害，优先保护存储设备，及时将关键数据导出至移动存储介质，转移至安全区域；（二）网络攻击：监控系统遭受黑客攻击、病毒入侵时，技术部立即切断受攻击设备的网络连接，启用备用系统，查杀病毒并修复漏洞；（三）人为破坏：发现监控设备被人为破坏时，保护现场，调取周边监控锁定责任人，上报安保部门及公安机关，同时启用备用设备。第七章责任考核与奖惩第二十三条考核机制（一）考核对象：包括各站点安保负责人、运维部设备管理员、技术部数据管理员、行政部采购人员；（二）考核指标：监控设备完好率（≥99%）、故障响应及时率（100%）、数据存储合规率（100%）、数据泄露发生率（0）、巡检完成率（100%）；（三）考核周期：月度考核与年度考核相结合，考核结果与员工绩效奖金、评优晋升挂钩。第二十四条奖励情形（一）严格执行本制度，年度监控设备完好率100%，无数据丢失、泄露事件的站点及个人；（二）及时发现监控设备安全隐患（如网络攻击、设备故障），避免数据泄露或重大损失的人员；（三）优化监控设备运行方案、数据存储方式，降低运维成本或提升运行效率的人员；（四）突发故障时快速处置，保障监控系统在最短时间内恢复运行的人员；（五）严格遵守