2026年共享办公空间运营公司节日主题活动策划管理制度

2026年共享办公空间运营公司节日主题活动策划管理制度第一章总则第一条为规范公司各共享办公空间站点节日主题活动策划、执行与管理工作，统一活动标准，提升入驻客户体验，强化品牌粘性，合理管控活动成本，依据《中华人民共和国民法典》《大型群众性活动安全管理条例》《消费者权益保护法》等相关法律法规，结合共享办公空间客户类型多元（中小微企业、初创团队、自由职业者）、场地资源有限、活动需兼顾氛围营造与办公不干扰的运营特点，制定本制度。第二条本制度所称“节日主题活动”，是指公司围绕法定节假日（元旦、春节、妇女节、劳动节、端午节、中秋节、国庆节等）、特色节日（创业节、企业服务节等）及行业节点，在各共享办公空间站点组织开展的，面向全体入驻客户的氛围营造、互动体验、福利回馈类活动，包含线下主题沙龙、节日福利派发、场地氛围布置、线上客户互动等形式；不包含客户自主举办的节日相关活动（该类活动按《大型活动应急预案制度》备案管理）。第三条本制度适用于公司运营部、各共享办公空间站点所有节日主题活动的策划、备案、执行、评估全流程管理；外包服务商（活动执行、物料供应）参与节日活动的，参照本制度核心条款执行；临时性小型节日氛围布置可简化执行本制度核心要求。第四条节日主题活动管理遵循“客户导向、成本可控、安全合规、体验优先、品牌协同”的核心原则：客户导向指活动策划充分调研客户需求，贴合不同类型客户的办公场景与体验诉求；成本可控指活动费用纳入年度预算，按分级审批规则管控，避免超支；安全合规指活动策划与执行符合消防、治安等安全规定，无违法违规及公序良俗问题；体验优先指活动执行过程中兼顾客户办公需求，避免噪音、场地占用等干扰；品牌协同指活动设计融入公司品牌理念，提升共享办公空间品牌认知度。第五条公司运营部是节日主题活动策划管理的归口部门，设专职活动策划岗不少于1名，负责年度活动规划制定、活动方案审核、跨部门协调、效果评估；各站点指定专人作为活动对接人，负责本站点活动需求收集、现场执行、客户反馈收集等工作；行政部、财务部配合完成活动物料采购、费用结算等工作。第六条节日主题活动实行“年度规划、季度分解、月度执行、事后评估”的管理模式，运营部每年年底制定下一年度节日主题活动整体规划，明确各节日活动类型、预算额度、核心目标；每季度分解执行计划，每月按方案落地活动，活动结束后完成效果评估与复盘。第二章职责分工第七条运营部活动管理职责：（一）制定并修订节日主题活动策划管理细则，明确活动策划流程、审批权限、执行标准、评估指标及费用管控规则；（二）开展年度节日活动需求调研，收集各站点入驻客户的活动偏好、参与意愿，结合公司品牌推广目标制定年度活动规划；（三）审核各站点提报的节日活动方案，评估方案的可行性、成本合理性、安全合规性，提出优化建议；（四）统筹跨站点大型节日活动的策划与执行，协调物料采购、人员调配、场地布置等资源；（五）组织活动执行人员开展技能培训，提升活动策划、现场执行、客户沟通能力；（六）完成节日活动效果评估，编制评估报告，提出改进措施，优化后续活动策划与执行流程；（七）建立节日活动档案，记录活动方案、执行过程、费用明细、客户反馈、评估结果等信息，保存期限不少于2年。第八条各站点活动对接人职责：（一）收集本站点入驻客户的节日活动需求，按要求向运营部提报活动策划初步方案；（二）配合运营部完成活动方案落地，负责本站点活动场地确认、客户通知、现场引导、氛围布置执行；（三）活动执行过程中管控现场秩序，避免活动干扰客户正常办公，及时处理客户投诉或突发问题；（四）收集活动现场客户反馈，记录参与人数、满意度、建议等信息，活动结束后及时上报运营部；（五）保管本站点节日活动物料，做好物料领用、归还、盘点记录，避免物料浪费或丢失；（六）配合运营部完成活动效果评估，提供本站点活动执行的佐证材料（现场照片、客户签字确认单等）。第九条行政部配合职责：（一）根据活动方案采购节日活动物料（装饰用品、礼品、饮品等），确保物料质量符合要求，价格合理；（二）协调公司内部行政资源（如车辆、办公设备）支持节日活动执行；（三）负责活动物料的统一仓储管理，按站点需求分发物料，定期盘点物料库存。第十条财务部费用管控职责：（一）审核节日活动费用预算，按公司财务制度把控费用额度，避免超预算支出；（二）审核活动费用结算申请，核对费用明细与合同/采购单据的一致性，按流程完成费用支付；（三）对年度节日活动费用支出进行统计分析，反馈至运营部，提出成本优化建议。第十一条管理层审批监督职责：（一）审批年度节日活动规划、费用预算及跨站点大型活动方案；（二）监督节日活动执行过程，检查活动合规性、成本管控及客户体验情况；（三）协调解决活动策划与执行中的重大问题，如大型活动安全保障、客户重大投诉处理等。第三章活动策划与备案第十二条活动策划核心要求：（一）需求调研：活动策划前需通过问卷、面谈等方式调研客户需求，重点关注客户对活动类型、时间、形式、礼品的偏好，调研样本量不低于本站点入驻客户总数的规定比例；（二）方案完整性：活动方案需包含活动主题、目标、时间、地点、参与人群、执行流程、物料清单、费用预算、安全保障措施、应急处置预案等核心内容；（三）时间适配：活动时间需避开客户办公高峰时段（如工作日9:00-11:00、14:00-16:00），优先选择午休时段、下班后或周末，确需在办公高峰开展的需提前告知客户并获得多数同意；（四）场地适配：活动场地选择需结合参与人数，优先使用共享休闲区、会议室等非核心办公区域，避免占用开放工位区影响客户办公；（五）成本适配：单个节日活动费用需控制在年度预算范围内，中小节日活动费用按站点规模分级设定上限，跨站点大型活动费用需单独审批。第十三条活动策划与备案流程：（一）提报阶段：各站点需在节日前规定工作日向运营部提报活动初步方案，运营部统筹的跨站点活动需提前规定工作日完成方案策划；（二）审核阶段：运营部在收到方案后规定工作日内完成审核，重点审核方案的合规性、可行性、成本合理性，提出修改意见；（三）审批阶段：中小节日活动方案由运营部负责人审批，跨站点大型节日活动方案需报管理层审批；（四）备案阶段：审批通过的活动方案由运营部统一备案，未完成备案的活动不得擅自执行；（五）优化阶段：备案后如客户需求或场地条件发生变化，站点需提报方案调整申请，经审批后方可修改执行。第十四条不同类型节日活动策划细则：（一）氛围布置类（春节、中秋、圣诞等）：以简约、不干扰办公为原则，布置区域仅限公共休闲区、前台等，避免过度装饰占用空间，装饰物料需选择环保、易清理的材质；（二）福利回馈类（妇女节、劳动节、客户周年庆等）：福利形式优先选择实用型（办公用品、饮品券、停车券等），发放方式可采用线上预约、现场领取，确保公平透明；（三）互动体验类（端午包粽、中秋手作、创业沙龙等）：控制参与人数，提前预约报名，现场配备专人引导，活动结束后及时清理场地，恢复办公环境；（四）线上互动类（元旦抽奖、节日祝福征集等）：通过公司客户社群开展，设置合理的参与规则，奖品发放及时，避免虚假宣传。第四章活动执行管理第十五条执行前准备要求：（一）物料准备：活动前1天完成物料清点与核对，确保物料数量充足、质量合格，特殊物料（如食品、饮品）需检查保质期；（二）场地准备：活动前规定小时完成场地清洁、布置，设置活动标识，明确活动区域与办公区域的分隔，避免交叉干扰；（三）通知准备：活动前规定工作日通过客户社群、前台公告、一对一告知等方式通知客户活动信息，明确参与方式、时间、地点及注意事项；（四）人员准备：明确活动执行人员分工（引导、讲解、应急、物料管理），提前开展岗前沟通，熟悉活动流程与客户沟通话术；（五）安全准备：大型互动活动需制定安全保障预案，检查场地消防设施、疏散通道，确保活动期间安全无事故。第十六条现场执行核心要求：（一）秩序管控：安排专人维护现场秩序，控制活动噪音（音量不超过规定分贝），避免人员聚集堵塞通道；（二）客户体验：执行人员需礼貌用语，主动解答客户疑问，及时响应客户合理需求，对不参与活动的客户做好解释，避免强制参与；（三）应急处置：活动期间发生突发问题（如客户投诉、物料不足、场地设备故障），需按预案及时处置，无法解决的立即上报运营部；（四）场地恢复：活动结束后规定小时内完成场地清理，拆除装饰物料，归位办公设施，恢复场地原貌，避免影响次日办公；（五）记录留存：活动过程中拍摄现场照片、视频，记录参与人数、客户反馈，作为后续评估的佐证材料。第五章效果评估与费用管理第十七条活动效果评估指标：（一）参与度指标：实际参与人数/目标参与人数的比例，客户报名率、到场率；（二）满意度指标：通过问卷或面谈收集客户满意度，满意度评分不低于规定分值为合格；（三）成本指标：实际费用/预算费用的比例，物料使用率、费用投入产出比；（四）品牌指标：活动后客户对公司品牌的认知度、推荐意愿提升情况，媒体/社群曝光量；（五）合规指标：活动执行过程中是否存在安全事故、客户投诉、违规操作等问题。第十八条评估与复盘流程：（一）活动结束后规定工作日内，站点对接人收集客户反馈并上报运营部；（二）运营部汇总各站点数据，编制《节日主题活动效果评估报告》，分析亮点与不足；（三）组织相关人员开展复盘会议，提出改进措施，优化活动策划、执行、费用管控流程；（四）将复盘结果纳入活动档案，作为后续同类活动策划的参考依据。第十九条费用管控规则：（一）预算编制：运营部每年年底编制下一年度节日活动总预算，按节日类型、站点规模分解至季度/月度；（二）审批流程：单次活动费用在规定金额以下的由运营部负责人审批，超过规定金额的需报管理层审批；（三）结算要求：活动结束后规定工作日内，服务商/站点提交费用结算申请及票据，运营部审核后报财务部结算；（四）管控要求：严禁超预算支出，确需追加预算的需提报申请并经审批；物料采购优先选择定点供应商，降低采购成本。第六章监督与责任追究第二十条监督机制：（一）运营部每季度开展一次节日活动专项检查，重点核查活动备案、执行标准、费用管控、客户反馈的合规性；（二）管理层不定期抽查各站点活动执行情况，检查活动现场秩序、客户体验及安全保障措施；（三）设立活动管理投诉渠道，接受客户、员工对节日活动策划与执行的投诉，投诉处理时限不超过2个工作日。第二十一条责任追究情形：（一）未按规定备案擅自开展节日活动，或活动方案未经审批擅自执行的；（二）活动执行过程中因管理不当造成客户投诉、办公秩序混乱，或引发安全事故的；（三）虚报活动费用、挪用活动物料，或因物料管理不当造成重大浪费/丢失的；（四）未按要求收集客户反馈、完成效果评估，或隐瞒活动问题不报的；（五）活动策划或执行违反法律法规、公序良俗，损害公司品牌形象的。第二十二条责任追究方式：（一）情节较轻的，给予批评教育、扣减绩效奖金，责令限期整改；（二）情节较重的，给予岗位调整、暂停活动执行权限，追回违规支出的费用；（三）造成重大客户投诉、财产损失或恶劣品牌影响的，解除劳动合同，依法追究赔偿责任；（四）涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。第七章附则第二十三条本制度未尽事宜，参照《中华人民共和国民法典》《大型群众性活动安全管理条例》及公