2026年共享办公空间运营公司空间防汛防台专项管理制度

2026年共享办公空间运营公司空间防汛防台专项管理制度第一章总则第一条制定目的与依据为规范公司共享办公空间防汛防台管理工作，建立“预防为主、防治结合、快速响应、安全第一”的防汛防台工作机制，最大限度降低台风、暴雨等极端天气对办公空间设施、会员财产及人身安全造成的损失，保障公司运营秩序稳定，依据《中华人民共和国安全生产法》《气象灾害防御条例》《防汛条例》等国家现行法律法规，以及公司《安全生产管理总则》《应急处置管理办法》等内部规章，结合共享办公空间多楼层、多租户、设施密集的运营特点，特制定本管理制度。第二条适用范围与定义本制度所指“防汛防台”涵盖台风、暴雨、洪涝等气象灾害预警期间及灾害发生时，公司针对各共享办公站点开展的预防准备、应急响应、灾后处置等全部管理行为；“共享办公空间”包括公司运营的各类卡位区、独立办公室、公共区域（大堂、走廊、会议室、茶水间）、设备间、地下车库等全部场地。本制度适用于公司运营部、工程部、客服部、安全管理部及各共享办公站点所有参与防汛防台工作的工作人员，同时对入驻会员具有约束和指导作用。第三条核心管理原则防汛防台工作遵循“安全第一、预防优先、分级响应、快速处置、全员参与”五大核心原则：始终将人员安全放在首位，优先保障会员及工作人员人身安全；提前开展设施检查、物资储备、风险排查，降低灾害发生概率；根据气象部门发布的预警级别（蓝色、黄色、橙色、红色）启动对应等级的应急响应；灾害发生时快速启动处置流程，减少损失扩大；明确各岗位防汛防台职责，动员工作人员及会员共同参与防灾减灾工作。第四条组织架构与职责体系公司成立防汛防台专项工作小组，由公司负责人担任组长，运营部、工程部、安全管理部负责人担任副组长，各站点负责人为组员，构建“总部统筹、站点执行、全员落实”的职责体系：组长负责防汛防台工作整体决策、资源调配；副组长牵头制定应急预案、组织应急演练、监督工作落实；工程部负责设施防汛防台改造、应急设备检修维护、灾害发生时设施抢修；安全管理部负责风险排查、安全警示、应急人员调配、事故调查；客服部负责会员通知提醒、诉求响应、灾后沟通；各站点负责人为本站点防汛防台第一责任人，负责现场预防准备、应急处置、灾后恢复等具体工作。第二章防汛防台预防准备工作第五条日常风险排查定期排查：工程部每月对各站点开展防汛防台风险排查，重点检查屋面排水系统、外墙防水、门窗密封、地下车库排水泵、配电房防水设施、消防通道等，建立《防汛防台风险排查台账》，记录问题及整改情况；专项排查：每年汛期来临前（每年4月），安全管理部牵头开展全公司防汛防台专项排查，针对往年易出问题的站点和区域重点检查，对排查出的风险点制定整改计划，明确整改责任人及完成时限；动态排查：收到气象部门暴雨、台风预警后，各站点负责人立即开展临时排查，重点检查门窗、排水口、户外广告牌、空调外机等易受影响设施，及时消除即时风险。第六条设施防护改造排水系统改造：对排水能力不足的屋面、地下车库排水系统进行升级，增设排水口、加大排水管径，定期清理排水管道杂物，确保排水通畅；门窗防护改造：对临街、高层站点的门窗加装防风密封条、加固锁具，易受台风侵袭的站点加装防风挡板，确保门窗抗风防水能力达标；设备防护改造：将配电房、服务器机房等核心设备区域抬高地面或加装防水围堰，户外设备（空调外机、监控设备）加装防风固定装置和防雨罩；标识防护改造：对户外广告牌、指示牌等标识进行加固，拆除或临时取下易被风吹落的小型标识，避免坠物风险。第七条应急物资储备物资清单：各站点按标准储备防汛防台应急物资，包括沙袋、挡水板、抽水泵、应急照明灯、防水胶带、铁锹、雨衣雨鞋、急救包、备用电源等，物资数量根据站点面积、会员数量合理配置；物资管理：客服部指定专人负责应急物资管理，建立《应急物资台账》，记录物资名称、数量、存放位置、保质期，每月检查物资完好情况，及时补充、更换过期或损坏物资；存放要求：应急物资存放于站点易取用的区域，张贴清晰标识，不得占用消防通道，确保灾害发生时能快速调配使用。第八条应急演练与培训应急演练：每年5月公司组织一次防汛防台应急演练，模拟台风、暴雨来袭场景，演练内容包括人员疏散、设施防护、应急物资使用、设备抢修等，演练后总结不足，优化应急预案；技能培训：安全管理部每季度组织工作人员防汛防台技能培训，内容包括气象预警识别、应急设备操作、风险排查方法、人员疏散指引、急救知识等，确保工作人员具备应急处置能力；会员告知：客服部通过会员手册、站点公示栏、企业微信等渠道，向会员普及防汛防台安全知识，告知灾害发生时的注意事项、疏散路线、应急联系方式。第九条预警信息接收与传递信息接收：安全管理部指定专人关注气象部门发布的台风、暴雨预警信息，确保第一时间接收预警通知，并记录预警级别、影响范围、预计来临时间；内部传递：预警信息接收后，10分钟内通过企业微信工作群、电话等方式传递至各站点负责人及相关部门，明确预警级别及应对要求；会员通知：客服部根据预警级别，通过短信、企业微信、站点公告等方式及时通知会员，蓝色、黄色预警提醒会员做好个人办公区域防护，橙色、红色预警提醒会员提前做好停工、转移准备。第三章防汛防台应急响应流程第十条预警级别与响应标准蓝色预警响应：收到台风/暴雨蓝色预警后，各站点负责人安排人员值班，检查应急物资，清理排水口，提醒会员注意防范，保持通讯畅通；黄色预警响应：收到台风/暴雨黄色预警后，启动二级响应，工程部安排人员到各站点待命，加固门窗、户外设施，客服部逐一向重点会员（高层、临窗办公会员）提醒风险，暂停户外作业；橙色预警响应：收到台风/暴雨橙色预警后，启动一级响应，公司防汛防台工作小组到岗指挥，各站点停止对外服务，组织会员有序疏散至安全区域，切断非必要电源，启用应急排水设备；红色预警响应：收到台风/暴雨红色预警后，启动最高级别响应，全员进入应急状态，关闭所有站点，确保所有人员撤离至安全场所，重点防护核心设备和重要物资，随时准备开展应急处置。第十一条现场应急处置人员安全处置：发现积水、坠物、断电等风险时，立即组织会员和工作人员撤离至安全区域，设置警示标识，禁止人员进入危险区域，遇有人身安全受威胁情况，优先开展救援并及时报警；设施应急处置：出现屋面漏水、墙面渗水时，及时用防水胶带、挡水板封堵，启动抽水泵排水；门窗破损时，用防风挡板、沙袋临时封堵；配电房进水时，立即切断电源，防止触电事故；排水应急处置：地下车库、公共区域积水时，全员参与搬运沙袋、铺设挡水板，启动所有抽水泵排水，清理排水口堵塞物，确保积水快速排出；通讯保障处置：配备应急对讲机、备用手机及充电宝，确保灾害期间通讯中断时，站点间、站点与总部间能保持联系。第十二条应急沟通与上报内部沟通：应急响应期间，各站点每30分钟向总部防汛防台工作小组上报现场情况，包括人员安全、设施受损、积水情况、处置进展等，重大情况（人员受伤、大面积积水、设备损毁）立即上报；外部沟通：遇有无法处置的紧急情况（如大面积积水、建筑物受损、人员被困），及时联系消防、应急管理、水务等部门寻求支援，配合相关部门开展救援工作；会员沟通：客服部及时向会员反馈现场处置进展、恢复运营时间，解答会员疑问，安抚会员情绪，记录会员诉求并及时处理。第四章灾后处置与恢复工作第十三条灾后安全排查初步排查：灾害结束后，安全管理部立即组织各站点开展灾后初步安全排查，重点检查建筑物结构、电力设施、燃气管道、消防设施等，确认无安全隐患后，方可允许人员进入；详细排查：工程部对受损设施开展详细排查，记录设施受损情况、修复需求，制定修复计划，对存在安全隐患的设施设置警示标识，禁止使用；隐患整改：对排查出的安全隐患，明确整改责任人、整改时限，整改完成后需经安全管理部验收合格，方可恢复使用。第十四条设施修复与运营恢复优先修复：工程部优先修复影响会员基本办公的设施（电力、网络、排水、门窗），确保尽快恢复基础运营条件；全面修复：在基础运营恢复后，逐步开展受损墙面、地面、设备等全面修复工作，修复过程中尽量减少对会员办公的影响，必要时为受影响会员提供临时办公区域；运营恢复：设施修复完成并验收合格后，由防汛防台工作小组确认恢复运营条件，客服部及时通知会员恢复运营时间，做好会员接待和解释工作。第十五条损失统计与理赔损失统计：财务部牵头开展灾后损失统计，包括设施维修费用、物资损耗费用、运营中断损失等，各部门配合提供相关数据，形成《灾后损失统计报告》；保险理赔：行政部及时联系保险公司，提交理赔材料，跟进理赔进度，最大限度降低公司经济损失；会员损失处理：对因灾害导致会员财产受损的情况，客服部协助会员核实损失，根据公司相关规定及会员合同约定，妥善处理会员赔偿诉求，无法协商解决的，引导通过合法途径处理。第十六条灾后总结与优化工作总结：灾害处置完成后，防汛防台工作小组组织召开总结会议，分析本次防汛防台工作中的不足，总结经验教训；制度优化：根据总结结果，修订完善本管理制度及应急预案，优化应急响应流程、物资储备标准、风险排查范围；设施升级：针对本次灾害中暴露的设施短板，制定设施升级计划，投入资金改造薄弱环节，提升后续防汛防台能力。第五章监督考核与违规处理第十七条监督检查机制日常监督：运营部每月检查各站点防汛防台预防准备工作落实情况，重点核查风险排查台账、应急物资台账、培训演练记录；应急监督：应急响应期间，防汛防台工作小组对各站点应急处置情况进行监督，检查人员到岗、措施落实、信息上报等情况；事后监督：灾后对各站点灾后处置、设施修复、损失统计等工作进行监督，确保各项工作按要求完成。第十八条考核指标与标准预防准备达标率：风险排查完成率、设施改造完成率、应急物资齐全率需达到100%，每出现1项未达标情况，扣减工程部相关责任人绩效2分；应急响应及时率：预警信息传递、人员到岗、应急处置启动需在规定时间内完成，超时10分钟以上的，扣减站点负责人绩效1分；灾后恢复效率：基础运营恢复需在灾害结束后24小时内完成（特殊情况除外），每延迟12小时，扣减运营部相关责任人绩效1分；安全事故发生率：防汛防台期间因工作失职导致人员受伤、重大财产损失的，取消相关责任人年度评优资格。第十九条违规行为处理工作人员违规：包括未按要求开展风险排查、应急物资储备不足、预警信息传递不及时、应急处置不当、擅离应急岗位等行为，按公司《员工奖惩管理办法》给予警告、绩效扣减、降职等处理，情节严重（造成人员伤亡或重大经济损失）的解除劳动合同，涉嫌违法的移交司法机关；会员违规：包括拒不配合防汛防台应急处置、私自拆除防汛防台设施、违规存放危险物品导致灾害损失扩大等行为，公司有权要求其承担相应损失，情节严重的终止会员服务，追究法律责任。第六章附则第二十条补充规定本制度未尽事宜，参照公司相关管理制度及国家现行法律法规执行；防汛防台应急物资标准、预警响应