2026年共享办公空间运营公司空间损耗修复管理制度

2026年共享办公空间运营公司空间损耗修复管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司旗下共享办公空间各类设施设备、场地环境的损耗认定、报修受理、修复实施、验收结算全流程管理，明确损耗修复责任边界，降低空间运营成本，保障共享办公空间设施完好、环境整洁，提升会员使用体验，结合公司共享办公空间运营实际，依据《中华人民共和国民法典》《建设工程质量管理条例》等相关法律法规及公司运营管理规范，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及旗下所有共享办公空间站点内的固定资产损耗、软装设施损耗、公共区域设施损耗、装修装饰损耗等各类空间损耗的修复管理；适用于损耗报修、核查、派单、修复、验收、费用核算、责任认定等全流程环节；适用于公司运营部人员、各站点前台人员、维修人员、第三方维保服务商、共享办公空间会员等所有涉及损耗修复的相关主体。第三条基本原则（一）及时响应原则：接到损耗报修信息后，需在规定时限内完成核查与响应，紧急损耗需即时处理，避免损耗扩大影响空间正常使用；（二）分类修复原则：根据损耗类型、影响范围、紧急程度划分修复等级，采取差异化的修复流程与标准，确保修复效率与效果；（三）责任明晰原则：严格界定自然损耗、正常使用损耗、人为损坏等不同类型损耗的责任主体，明确修复费用承担方，避免责任推诿；（四）成本可控原则：修复方案需兼顾实用性与经济性，优先选择性价比高的修复方式，重大损耗修复需进行多方报价对比，严控修复成本；（五）质量保障原则：损耗修复需符合国家相关施工规范及公司空间运营标准，修复完成后需经验收合格方可投入使用，确保修复质量；（六）全程留痕原则：损耗报修、核查、修复、验收、结算等所有环节均需形成书面或系统记录，确保全流程可追溯、可核查。第四条归口管理公司运营部为空间损耗修复管理的归口管理部门，负责制定损耗修复标准、审核重大损耗修复方案、对接第三方维保服务商、监督修复流程执行、核算修复费用；各共享办公空间站点指定专人担任损耗修复对接人，负责本站点损耗信息收集、初步核查、报修提报、修复过程跟进、验收确认等工作；技术维修团队负责日常小型损耗的现场修复，重大损耗需协同第三方服务商完成修复；所有相关人员需严格执行本制度，确保损耗修复工作标准化、规范化。第二章损耗分类与认定标准第五条损耗类型划分（一）固定资产损耗：指办公家具（桌椅、沙发、文件柜等）、办公设备（电脑、打印机、投影仪等）、电器设备（空调、照明、新风系统等）、消防设施（灭火器、烟感器、喷淋系统等）因使用、老化等产生的损坏、故障、性能下降等损耗；（二）软装设施损耗：指窗帘、地毯、墙面装饰、绿植等软装物品因使用、磨损、老化、污损等产生的外观损坏、功能丧失等损耗；（三）公共区域设施损耗：指走廊、电梯、卫生间、茶水间、会议室等公共区域的地面、墙面、门窗、给排水设施、保洁设施等产生的破损、渗漏、故障等损耗；（四）装修装饰损耗：指空间墙面、地面、天花板等基础装修部分因沉降、老化、外力作用等产生的开裂、脱落、空鼓、渗水等损耗；（五）其他损耗：指除上述类别外，影响共享办公空间正常使用的各类场地、设施损耗，包括网络布线故障、门禁系统损坏、标识标牌缺失等。第六条损耗等级认定（一）一级损耗（紧急修复）：指影响人员安全、空间正常运营或会员核心使用需求的损耗，如消防设施故障、电器短路、给排水管道爆裂、门窗无法关闭、电梯停运等，需即时启动修复流程；（二）二级损耗（常规修复）：指不影响安全但影响会员正常使用体验的损耗，如桌椅轻微损坏、照明灯具故障、空调制冷制热效果差、墙面小面积污损等，需在24小时内启动修复流程；（三）三级损耗（轻微修复）：指不影响安全和正常使用，仅影响外观的轻微损耗，如地毯小面积污损、窗帘轻微磨损、标识标牌轻微变形等，可在每周固定时间集中启动修复流程。第七条损耗责任认定损耗责任需按以下标准认定：（一）自然损耗：指设施设备因正常使用年限、自然老化、环境因素等非人为原因产生的损耗，修复费用由公司承担；（二）正常使用损耗：指会员在合规使用范围内产生的合理损耗，如办公桌椅正常磨损、电器正常使用后的性能下降等，修复费用由公司承担；（三）人为损坏：指会员或员工因违规操作、故意损坏、使用不当等原因造成的损耗，需由责任方承担全部修复费用，情节严重的需额外承担相应的赔偿责任；（四）第三方责任：指保洁、维保等第三方服务商在服务过程中造成的损耗，需由第三方服务商承担修复费用及相关损失。第三章报修与受理流程第八条报修渠道与方式（一）会员报修：会员发现空间损耗后，可通过站点前台登记、企业微信报修端口、客服热线等渠道提交报修信息，需注明损耗位置、类型、现象、联系方式等关键信息；（二）员工巡检报修：站点运营人员、保洁人员、维修人员每日对空间进行巡检，发现损耗后需即时记录并提交至站点损耗修复对接人；（三）定期排查报修：运营部每月组织一次空间损耗全面排查，形成损耗清单并按等级分类提报修复需求。第九条报修受理与核查损耗报修受理需遵循以下流程：（一）站点对接人接到报修信息后，一级损耗需在10分钟内到达现场核查，二级损耗需在30分钟内核查，三级损耗需在2小时内核查；（二）核查内容包括损耗类型、等级、责任主体、修复预估成本、是否需要第三方服务商介入等，核查后需填写《空间损耗核查单》，明确核查结果；（三）核查完成后，一级损耗需即时上报运营部并启动修复，二级、三级损耗需在当日内汇总至运营部，由运营部确认修复方式。第十条报修信息管理所有报修信息需录入公司数字化管理系统，建立损耗修复台账，台账需包含报修时间、损耗位置、类型、等级、核查结果、责任主体、修复责任人、修复进度、验收结果、费用金额等信息；站点对接人需每日更新台账信息，运营部每周核对台账，确保报修信息不遗漏、修复流程不拖延。第四章修复实施规范第十一条修复主体确定（一）自主修复：技术维修团队具备修复能力的小型、常规损耗，由维修团队现场自主完成，包括桌椅紧固、灯具更换、小面积墙面修补等；（二）第三方修复：技术维修团队无修复能力的重大、专业损耗，需由运营部对接合作的第三方维保服务商完成，包括中央空调故障、消防设施维修、给排水管道改造、大面积装修修复等；（三）厂家售后修复：仍在质保期内的设备损耗，需由站点对接人联系设备厂家售后团队完成修复，确保修复质量并减免修复费用。第十二条修复流程执行损耗修复需按以下流程执行：（一）一级损耗：站点对接人核查后即时通知维修人员或第三方服务商到场，修复过程中需设置安全警示标识，避免人员受伤，修复完成后需即时清理现场，恢复空间正常使用；（二）二级损耗：运营部确认修复方案后，由维修人员或服务商在24小时内到场修复，修复前需告知受影响会员，尽量减少对会员使用的干扰；（三）三级损耗：运营部汇总后安排每周固定时间集中修复，修复前需做好场地保护，避免造成二次损耗。第十三条修复材料管理修复材料需符合国家相关质量标准及公司空间运营要求，小型修复材料由各站点统一储备，重大修复材料需由运营部审核采购；修复材料的采购、领用、剩余材料回收需建立台账，严禁使用劣质材料进行修复，确保修复后的设施设备符合安全使用标准；修复完成后，剩余材料需统一回收保管，避免浪费。第五章验收与费用管理第十四条修复验收标准（一）一级损耗修复验收：需确保设施设备恢复安全使用状态，功能完全正常，现场无安全隐患，验收由站点对接人、运营部人员共同确认，必要时需邀请会员代表参与验收；（二）二级损耗修复验收：需确保设施设备功能恢复正常，外观无明显瑕疵，不影响会员正常使用，验收由站点对接人现场确认并签字；（三）三级损耗修复验收：需确保设施外观基本恢复，不影响空间整体美观度，验收由站点对接人拍照留存并录入系统。第十五条验收流程执行修复完成后，需在规定时限内完成验收：（一）一级损耗修复完成后即时验收，验收不合格需责令修复方立即整改，直至验收合格；（二）二级损耗修复完成后2小时内验收，整改期限不超过12小时；（三）三级损耗修复完成后当日内验收，整改期限不超过24小时；（四）验收完成后需填写《损耗修复验收单》，注明验收结果、整改意见（如有），由验收人签字确认。第十六条修复费用管理修复费用需按以下要求管理：（一）费用核算：自主修复费用按材料成本+人工成本核算，第三方修复费用按合同约定单价或报价单核算，需提供正规发票作为报销依据；（二）费用支付：自然损耗、正常使用损耗的修复费用由公司统一支付，人为损坏的修复费用需向责任方追缴，第三方责任费用需向对应服务商追偿；（三）费用管控：单次修复费用超过规定金额的，需由运营部提交费用申请，经公司管理层审批后支付，确保费用支出合理合规。第六章责任界定与追责第十七条人为损坏责任认定认定为人为损坏的损耗，需按以下流程追责：（一）站点对接人收集损耗现场照片、视频、使用记录等证据，明确责任主体；（二）向责任方出具《损耗修复费用通知单》，注明损耗情况、修复费用金额、缴费期限；（三）责任方需在收到通知单后3个工作日内支付费用，拒不支付的，会员需从押金中扣除，员工需从工资中扣除，第三方服务商需从合作款项中扣除。第十八条内部人员责任追究内部人员在损耗修复工作中出现以下行为的，需追究责任：（一）未按规定时限核查报修信息，导致损耗扩大的，给予口头警告，造成损失的需承担相应赔偿责任；（二）虚报修复费用、违规采购修复材料的，给予书面警告并扣减绩效，情节严重的解除劳动合同；（三）修复验收流于形式，导致修复质量不达标影响会员使用的，给予批评教育，需重新组织修复并承担返工成本。第十九条第三方服务商追责第三方维保服务商出现以下行为的，需追究责任：（一）未按约定时限到场修复，导致损耗扩大的，扣除相应服务费用，情节严重的终止合作；（二）修复质量不达标，验收不合格且拒不整改的，需免费重新修复，造成损失的需承担赔偿责任；（三）虚报修复工程量、材料费用的，核减对应费用，多次违规的终止合作。第七章档案管理与培训考核第二十条损耗修复档案管理所有损耗修复相关资料需建立档案留存，包括《空间损耗核查单》《损耗修复验收单》《损耗修复费用通知单》、修复方案、费用发票、现场照片视频等；档案需按站点、按年度分类保管，电子档案存储至公司云端系统，纸质档案由运营部统一保管，保存期限不少于3年；档案需定期整理，便于后续核查、复盘及费用审计。第二十一条操作培训要求（一）岗前培训：新入职的站点对接人、维修人员需完成不少于4小时的损耗修复制度培训，掌握损耗分类、认定标准、报修流程、验收规范等内容，考核合格后方可上岗；（二）定期培训：每季度组织一次损耗修复技能提升培训，内容包括常见损耗修复技巧、新设施设备维保知识、责任认定实操案例等，提升人员业务能力；（三）专项培训：引入新设施设备或更新修复标准后，需在1周内组织专项培训，确保相关人员掌握最新的损耗识别、修复流程要求。第二十二条考核机制损耗修复工作纳入相关人员月度、季度考核：（一）考核指标：报修响应及时性、损耗核查准确率、修复流程合规性、验收合格率、费用管控合理性、档案完整性；（二）考核方式：运营部每月统计修复台账、现场检查、会员满意度调研等，形成考核结果；（三）考核应用：考核优秀者给予绩效加分、评优优先等奖励，考核不合格者给予批评教育、重新培训，连续2次考核不合格者调整岗位。第八章附则第二十三条补充规则本制度未尽事宜，参照《中华人民共和国民法典》《建设工程质量管理条例》等相关法律法规及公司运营管理、费用管控等制度执行；特殊场景的损耗修复