医院后勤物资管理规定及常用物品采购管理制度

医院后勤物资管理规定及常用物品采购管理制度一、医院后勤物资管理规定（一）总则1.目的建立科学、规范的医院后勤物资管理体系，确保物资的合理采购、使用和存储，提高物资使用效率，保障医院各项工作的正常运转，降低医院运营成本，为患者和医护人员提供优质的服务。2.适用范围本规定适用于医院内部所有后勤物资的管理，包括但不限于办公用品、清洁用品、维修材料、医疗辅助用品等。（二）物资采购管理1.采购计划制定各部门应在每月末根据本部门的实际需求和物资消耗情况，制定下一个月的物资采购计划。采购计划应详细列出物资的名称、规格、型号、数量、预计单价等信息。部门负责人对本部门的采购计划进行审核，确保计划的合理性和必要性。审核通过后，将采购计划提交给后勤物资管理部门。后勤物资管理部门对各部门提交的采购计划进行汇总和审核，结合医院的库存情况和预算，制定医院整体的采购计划。采购计划需报医院分管领导审批。2.供应商选择后勤物资管理部门负责建立和维护合格供应商名录。对供应商的选择应综合考虑其信誉、产品质量、价格、售后服务等因素。新供应商的引入需进行严格的考察和评估。考察内容包括供应商的资质证明、生产能力、质量控制体系等。评估合格后，将其纳入合格供应商名录。定期对供应商进行绩效评估，根据评估结果对供应商进行动态管理，淘汰不合格的供应商。3.采购流程采购人员根据审批通过的采购计划，向合格供应商发出采购订单。采购订单应明确物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点等条款。供应商按照采购订单的要求进行备货和发货。货物到达医院后，采购人员和仓库管理人员共同进行验收。验收内容包括物资的数量、质量、规格等是否与采购订单一致。验收合格的物资办理入库手续，仓库管理人员填写入库单，记录物资的入库信息。验收不合格的物资，采购人员应及时与供应商沟通，办理退货或换货手续。（三）物资库存管理1.仓库设置与布局医院应根据物资的种类和性质，设置不同的仓库，如办公用品仓库、清洁用品仓库、维修材料仓库等。仓库应合理规划布局，划分不同的存储区域，确保物资分类存放，便于管理和查找。同时，仓库应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件。2.库存盘点仓库管理人员应定期对库存物资进行盘点，每月进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。盘点内容包括物资的数量、质量、存放位置等。盘点过程中，如发现物资数量与账面记录不符，应及时查明原因，并进行相应的处理。对于盘盈或盘亏的物资，应按照规定的程序进行审批和账务处理。3.库存控制后勤物资管理部门应根据医院的实际需求和物资的消耗规律，制定合理的库存定额。库存定额应包括最高库存和最低库存。当库存物资低于最低库存时，仓库管理人员应及时通知采购人员进行补货。当库存物资高于最高库存时，应暂停采购，避免物资积压。（四）物资发放管理1.发放流程各部门需要领用物资时，应填写物资领用申请表，注明物资的名称、规格、数量、用途等信息，并经部门负责人签字批准。仓库管理人员根据物资领用申请表进行发放，发放时应核对物资的名称、规格、数量等信息，确保发放的物资与申请表一致。发放物资后，仓库管理人员应及时更新库存记录，确保库存信息的准确性。2.特殊物资发放对于一些特殊物资，如贵重物品、易燃易爆物品等，应实行严格的审批制度。领用特殊物资时，除了填写物资领用申请表外，还需经医院分管领导批准。特殊物资的发放应做好详细的记录，包括领用时间、领用人、用途等信息，以便追溯和管理。（五）物资报废管理1.报废标准物资符合以下条件之一的，可申请报废：已达到规定的使用年限，且无法继续使用的；因损坏、老化等原因，无法修复或修复成本过高的；因技术更新换代，已被淘汰的。2.报废流程使用部门发现物资需要报废时，应填写物资报废申请表，注明物资的名称、规格、型号、购置时间、报废原因等信息，并经部门负责人签字确认。后勤物资管理部门对报废申请进行审核，组织相关人员对报废物资进行鉴定。对于价值较高的物资，还需邀请专业技术人员进行评估。审核和鉴定通过后，将报废申请报医院分管领导审批。审批通过后，对报废物资进行处理。报废物资的处理方式包括变卖、捐赠、销毁等。处理过程应做好记录，确保物资处理的合规性。（六）监督与考核1.监督机制医院内部审计部门应定期对后勤物资管理工作进行审计，检查物资采购、库存、发放、报废等环节的合规性。后勤物资管理部门应建立内部监督制度，加强对采购人员、仓库管理人员等的监督，防止出现违规行为。2.考核指标建立后勤物资管理考核指标体系，包括物资采购成本控制、库存周转率、物资发放准确率等指标。定期对各部门的后勤物资管理工作进行考核，考核结果与部门和个人的绩效挂钩。二、医院常用物品采购管理制度（一）总则1.目的规范医院常用物品的采购行为，确保采购的物品质量可靠、价格合理、供应及时，保障医院的正常运营。2.适用范围本制度适用于医院常用物品的采购活动，包括办公用品、清洁用品、餐饮物资、医疗辅助用品等。（二）采购原则1.公开透明原则采购过程应公开透明，接受医院内部和社会的监督。采购信息应及时公布，确保供应商和医院员工都能了解采购的相关情况。2.公平竞争原则为所有符合条件的供应商提供平等的竞争机会，避免不正当竞争行为。在采购过程中，应根据供应商的综合实力进行选择，确保采购到性价比高的物品。3.质量优先原则在保证采购物品价格合理的前提下，优先选择质量可靠的产品。采购的物品应符合国家相关标准和医院的使用要求。4.效益原则注重采购的经济效益和社会效益，合理控制采购成本，提高资金使用效率。同时，要考虑采购物品对医院服务质量的影响，确保采购活动符合医院的整体利益。（三）采购流程1.需求申请各部门根据工作需要，填写常用物品采购申请表，注明物品的名称、规格、型号、数量、预计使用时间等信息。部门负责人对申请进行审核，确保申请的合理性和必要性。审核通过后，将申请表提交给后勤物资管理部门。2.采购审批后勤物资管理部门对各部门提交的采购申请进行汇总和审核。对于金额较小的采购申请，由后勤物资管理部门负责人审批；对于金额较大的采购申请，需报医院分管领导审批。审批过程中，应严格按照医院的预算和相关规定进行审核，确保采购活动的合规性。3.供应商选择与询价后勤物资管理部门根据采购申请的要求，从合格供应商名录中选择合适的供应商。对于一些常用物品，可建立长期合作关系，以确保供应的稳定性和价格的优惠。向选定的供应商发出询价函，要求供应商提供物品的报价、质量标准、交货时间等信息。在询价过程中，应至少选择三家以上的供应商进行比价，确保采购到价格合理的物品。4.合同签订根据询价结果，选择最优供应商，并与其签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物品的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。合同签订前，应经医院法务部门审核，确保合同的合法性和有效性。5.物品验收物品到货后，采购人员和仓库管理人员共同进行验收。验收内容包括物品的数量、质量、规格等是否与合同一致。对于需要进行质量检测的物品，应按照相关标准进行检测。验收合格后，办理入库手续；验收不合格的物品，应及时与供应商沟通，办理退货或换货手续。6.付款结算采购人员根据合同约定和物品验收情况，填写付款申请表，经相关部门负责人审批后，办理付款手续。付款方式应根据合同约定执行，一般采用银行转账的方式进行结算。（四）采购风险管理1.市场风险密切关注市场价格波动和供求关系变化，及时调整采购策略。对于价格波动较大的物品，可采用批量采购、签订长期合同等方式，降低市场风险。加强与供应商的沟通和合作，建立稳定的供应渠道，确保物品的供应稳定。2.质量风险在采购过程中，严格按照质量标准进行选择和验收，确保采购的物品符合要求。对于重要物品，可要求供应商提供质量检测报告。建立质量反馈机制，及时处理采购物品的质量问题。对于因质量问题给医院造成损失的供应商，应追究其责任。3.合同风险在签订采购合同前，仔细审查合同条款，确保合同的合法性和有效性。对于合同中的重要条款，如价格、质量标准、交货时间等，应明确约定。加强对合同执行情况的监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。（五）采购档案管理1.档案内容采购档案应包括采购申请、采购合同、询价记录、验收报告、付款凭证等相关文件和资料。2.档案保管后勤物资管理部门应指定专人负责采购档案的保管工作，确保档案的完整性和安全性。采购档案应按照时间顺序和类别进行分类整理，便于查询和使用。3.档案查阅医院内部人员因工作需要查阅采购档案时，应填写档