2026年共享办公空间运营公司空间异味控制管理制度

2026年共享办公空间运营公司空间异味控制管理制度第一章总则第一条制定目的与依据为规范公司共享办公空间异味控制管理工作，营造清新、健康、舒适的办公环境，保障会员及工作人员身体健康，提升办公体验，维护公司品牌形象，依据《公共场所卫生管理条例》《室内空气质量标准》《民用建筑工程室内环境污染控制规范》等国家现行法规标准，以及公司《环境卫生管理总则》《会员服务质量管控办法》等内部规章，结合共享办公空间人员密集、功能区域多样的运营特点，特制定本管理制度。第二条适用范围与定义本制度所指“空间异味”涵盖共享办公区域内产生的各类影响空气质量、造成感官不适的异味，包括装修装饰异味、餐饮食品异味、卫生清洁异味、设备运行异味、会员活动异味等；“异味控制”指针对各类异味开展的预防、排查、处置、监测等全部管理行为。本制度适用于公司运营部、保洁部、工程部、客服部及各共享办公站点所有参与异味控制工作的工作人员，同时对入驻会员的异味相关行为具有约束作用。第三条核心管理原则空间异味控制工作遵循“预防为主、源头治理、分类处置、及时响应、健康合规”五大核心原则：优先从源头规避异味产生，减少异味治理成本；针对异味产生根源制定针对性管控措施，而非仅做表面消除；根据不同类型异味的特性制定差异化处置方案；收到异味反馈后快速响应处置，缩短异味存续时间；所有异味控制措施需符合室内空气质量标准，不得使用违规化学药剂，保障人员健康。第四条组织架构与职责体系公司建立“保洁部日常管控、工程部技术治理、客服部反馈响应、运营部监督考核”的异味控制管理体系：保洁部负责日常清洁消杀、异味基础排查、通风系统日常维护；工程部负责异味源头技术整改、新风系统调试、污染治理设备运维；客服部负责会员异味反馈受理、处置进度沟通、满意度回访；运营部负责异味控制工作统筹、标准制定、效果验收，各站点负责人为本站点异味控制第一责任人。第二章异味预防管理第五条装修装饰异味预防材料选用：新站点装修、老站点翻新时，工程部需选用符合国家环保标准的装修材料，优先选择E0级板材、水性环保涂料、无胶粘合材料，禁止使用甲醛、苯系物超标材料；通风散味：装修完成后，需保持空间全时段通风不少于15天，同时配合空气净化设备运行，经第三方检测机构检测室内空气质量达标后，方可投入使用；局部改造：对办公卡位、独立办公室等局部区域改造时，需划定施工区域并做好封闭隔离，避免装修异味扩散至其他办公区域，施工完成后及时清理废料并加强通风。第六条餐饮食品异味预防区域管控：茶水间、共享餐饮区需设置独立排风系统，排风功率需满足区域空气流通需求，禁止在非指定区域食用重口味食品（如螺蛳粉、榴莲、油炸食品等）；清洁标准：保洁部每日对餐饮区台面、地面、垃圾桶进行深度清洁，及时清理食物残渣、油污，垃圾桶需加盖密封，每日定时更换，防止食物腐败产生异味；会员告知：客服部通过会员手册、站点公示栏等渠道告知会员餐饮异味管控要求，引导会员文明用餐，减少异味食品在办公区域的食用频次。第七条卫生清洁异味预防清洁频次：保洁部按“每日普清、每周深清、每月消杀”的标准开展清洁工作，卫生间每2小时清洁一次，公共区域地面、墙面每日擦拭，地毯、布艺软装每周吸尘除味；药剂选用：清洁消杀使用的清洁剂、消毒剂需为环保型产品，符合室内使用标准，禁止使用刺激性强、残留异味的药剂，不同区域使用专用清洁工具，避免交叉污染；排水系统维护：工程部每月清理地漏、下水管道杂物，定期投放管道除臭剂，防止管道内污水淤积、细菌滋生产生异味。第八条设备运行异味预防新风系统维护：工程部每季度清洗新风系统滤网、风道，每年进行一次全面深度清洁，确保新风系统出风口无积尘、无霉味，运行时保持合理风量；空调系统管控：空调滤网每月清洗更换，冷凝水盘及时清理积水，防止霉菌滋生产生异味，空调运行期间定时开窗通风，避免室内空气不流通产生闷味；设备巡检：工程部每日巡检配电室、服务器机房、空调外机等设备区域，及时清理设备油污、粉尘，发现设备运行产生异味时立即停机检查，排除故障。第九条会员活动异味预防活动审批：会员申请在共享空间开展团建、会议等集体活动时，客服部需提前告知异味管控要求，禁止开展产生浓烈异味的活动（如现场烹饪、香薰精油扩散等）；场地管控：活动结束后，保洁部需在1小时内对活动场地进行清洁通风，清除活动产生的食物残渣、装饰废料等，防止异味残留；应急预防：对可能产生异味的会员活动，客服部需提前协调保洁部做好应急清洁准备，活动期间安排专人巡查，及时制止违规产生异味的行为。第三章异味排查与处置第十条异味排查机制日常排查：保洁部每日分时段对各区域进行异味排查，重点检查卫生间、餐饮区、设备间、地下车库等易产生异味的区域，填写《异味排查台账》，记录异味类型、位置、程度；专项排查：运营部每月组织一次全站点异味专项排查，联合保洁部、工程部对所有区域进行全面检查，针对排查出的异味问题制定整改计划，明确整改责任人及完成时限；反馈排查：客服部收到会员异味反馈后，10分钟内通知保洁部、工程部到现场排查，核实异味来源及影响范围，形成排查记录并启动处置流程。第十一条不同类型异味处置标准装修异味处置：发现装修异味超标时，立即封闭相关区域，加强通风并启用空气净化设备，投放活性炭、除醛剂等环保治理产品，待检测达标后方可开放；餐饮异味处置：餐饮区产生异味时，立即开启排风系统，清理异味源（如残留食物、油污），使用中性除味剂喷洒，必要时临时封闭餐饮区，待异味消散后恢复使用；卫生异味处置：卫生间、公共区域产生卫生异味时，保洁部立即进行深度清洁，更换垃圾桶、清理排水口，使用空气清新剂（天然植物型）改善空气质量；设备异味处置：设备运行产生异味时，工程部立即停机检查，油污异味清理设备表面并更换润滑油，霉味需拆解设备部件清洁消杀，故障排除后方可重启设备；不明异味处置：无法确定异味来源时，运营部立即组织多部门联合排查，必要时委托第三方检测机构检测，期间做好区域隔离，告知会员异味排查进展。第十二条异味处置流程规范源头定位：排查人员到达现场后，通过感官识别、区域排查等方式确定异味源头，标记异味影响范围，避免处置遗漏；措施实施：根据异味类型选用对应处置措施，优先采用物理方式（通风、清洁、吸附），其次采用化学方式（环保除味剂），禁止使用违规强刺激药剂；效果验收：处置完成后，排查人员现场验收异味消除效果，对会员反馈的异味需回访会员确认满意度，验收合格后在台账中记录处置结果；长效管控：对反复出现的异味问题，工程部需分析根源并制定长效整改方案，如改造排风系统、调整清洁频次等，防止异味再次产生。第十三条异味监测管理定期监测：运营部每季度委托第三方检测机构对各站点室内空气质量进行检测，重点检测甲醛、苯、TVOC等指标，检测结果需符合《室内空气质量标准》；日常监测：各站点配备便携式空气质量检测仪，保洁部每日对重点区域进行简易监测，记录异味浓度数据，发现数值异常时及时上报；数据管理：运营部建立异味监测数据库，汇总日常排查、专项检测数据，分析异味产生规律，优化异味控制措施。第四章异味应急处理第十四条突发强异味应急响应一级响应（轻微异味）：局部区域产生轻微异味，未收到会员投诉的，保洁部30分钟内完成处置，处置后无需调整区域使用状态；二级响应（明显异味）：较大区域产生明显异味，有1-2起会员投诉的，运营部协调保洁部、工程部联合处置，1小时内完成，期间可临时限制该区域使用；三级响应（严重异味）：大面积区域产生严重异味，多起会员投诉或可能影响人员健康的，立即启动应急方案，封闭相关区域，疏散人员，工程部4小时内完成根源处置，运营部向会员说明情况并致歉。第十五条应急处置措施人员保障：异味严重时，优先保障会员及工作人员身体健康，引导人员撤离至通风良好区域，必要时提供口罩等防护用品；通风降味：立即开启所有门窗、排风系统、新风系统，最大化提升空气流通速度，快速降低异味浓度；源头隔离：对异味源头进行封闭隔离，如餐饮区油污泄漏立即封堵清理，设备故障立即断电停机，防止异味持续扩散；专业治理：自身处置能力不足时，立即联系专业异味治理机构上门服务，确保快速消除异味，恢复办公环境。第十六条应急沟通与反馈内部沟通：应急处置期间，各部门每30分钟向运营部上报处置进展，明确异味消除进度、区域恢复时间，确保信息同步；会员沟通：客服部及时向受影响会员告知异味原因、处置措施、预计恢复时间，解答会员疑问，对造成不便的会员可根据情况提供临时办公区域或服务补偿；后续跟进：异味处置完成后，客服部对受影响会员进行回访，收集满意度反馈，运营部分析应急处置不足，优化应急预案。第五章监督考核与违规处理第十七条监督检查机制日常监督：运营部每周抽查各站点异味排查台账、清洁消杀记录，现场检查各区域空气质量，发现异味控制不到位的立即要求整改；会员监督：客服部建立会员异味反馈渠道（线上小程序、线下意见箱），定期汇总反馈信息，作为异味控制工作考核依据；专项监督：公司质量管理部每半年开展一次异味控制专项检查，通过第三方检测、会员满意度调查等方式评估管控效果，形成检查报告。第十八条考核指标与标准异味投诉率：会员异味投诉率需控制在每月每站点不超过1起，每超出1起，扣减该站点负责人绩效2分；处置及时率：异味处置需在规定时限内完成，及时率需达到100%，超时处置每1次，扣减相关责任人绩效1分；空气质量达标率：第三方检测的室内空气质量达标率需达到100%，未达标区域需限期整改，整改不达标扣减工程部相关责任人绩效5分；会员满意度：会员对办公环境空气质量的满意度需达到95%以上，每低1个百分点，扣减运营部相关责任人绩效1分。第十九条违规行为处理工作人员违规：包括未按标准开展清洁消杀、异味排查不及时、处置措施不当、使用违规除味药剂等行为，按公司《员工奖惩管理办法》给予警告、绩效扣减、调岗等处理，情节严重的解除劳动合同；会员违规：包括在非指定区域食用重异味食品、违规开展产生浓烈异味的活动、破坏异味控制设施等行为，客服部首次予以警告，多次违规的可按会员合同约定限制其部分服务权限，情节严重的终止会员服务；整改要求：发现违规行为后，责任部门需在24小时内制定整改措施，运营部跟踪整改落实情况，确保整改到位并形成整改记录。第六章附则第二十条补充规定本制度未尽事宜，参照公司相关管理制度及国家现行法规标准执行；异味控制标准、处置流程可