2026年共享办公空间运营公司清洁设备采购与维护制度

2026年共享办公空间运营公司清洁设备采购与维护制度第一章总则第一条为规范公司清洁设备全流程采购与维护管理，保障共享办公空间清洁作业高效开展，降低设备采购成本与维护损耗，延长设备使用寿命，结合公司“标准化运营、降本增效、安全合规”的管理目标，依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国产品质量法》《特种设备安全法》等相关法律法规及公司《采购管理制度》《设备运营总则》，制定本办法。第二条本办法所称清洁设备，是指公司各共享办公站点用于日常清洁、环境消杀、垃圾处理的专用设备，涵盖地面清洁类（全自动洗地机、手推式扫地机、高压清洗机、尘推车）、吸尘类（商用吸尘器、中央吸尘系统）、消杀类（雾化消毒机、紫外线消毒仪）、辅助类（清洁推车、分类垃圾桶、垃圾清运车）四大类；清洁设备采购与维护包含需求提报、供应商筛选、采购验收、日常保养、故障维修、盘点报废等全环节管理行为。第三条本办法适用于公司采购部、运营部、工程部、各共享办公站点所有参与清洁设备采购、验收、维护、监督的人员；外部设备供应商需配合完成设备验收、售后维保，外部清洁服务合作方需按本办法要求规范使用公司清洁设备。第四条清洁设备采购与维护遵循“需求导向、质价比优先、定期维护、安全合规、成本可控”核心原则：采购紧扣各站点清洁面积、作业频次、场景特点等实际需求，不盲目采购；在满足使用标准的前提下，优先选择质量稳定、售后完善、综合成本低的设备；建立“日常保养+定期检修”维护体系，降低设备故障概率；设备采购、使用、维护全流程符合安全操作规范，杜绝安全事故；采购预算不超年度成本管控目标，维护费用控制在设备原值的合理比例范围内。第五条公司建立“采购部牵头采购、运营部提报需求、工程部负责维护、财务部管控成本、各站点落地使用”的管理体系：采购部负责供应商筛选、采购执行、合同签订；运营部（含各站点）提报设备采购需求，监督设备使用规范；工程部负责设备日常维护、故障维修、保养计划制定；财务部审核采购预算，核算维护成本；各站点指定设备管理员，负责设备日常使用登记、基础保养。第六条清洁设备采购与维护效果纳入采购部、工程部及各站点绩效考核体系，设备完好率、维护及时率、采购质价比、成本控制率等指标与相关负责人绩效挂钩，作为评优、调岗、奖惩的重要依据；对设备管理成效突出的人员给予专项奖励，对采购失误、维护失职造成损失的人员进行问责。第二章清洁设备采购管理第七条采购预算与需求提报：预算编制：财务部每年11月牵头编制下一年度清洁设备采购预算，按“站点-设备类型-规格-数量-单价-总价”层级细化，预算总额不超公司年度运营成本核定的设备采购额度，优先保障核心清洁设备（洗地机、吸尘器）的采购需求；需求提报：各站点于每年10月、每季度末月20日前，向运营部提报下一年度/下一季度采购需求，需附现有设备使用年限、故障频次、清洁作业缺口等佐证材料，明确设备规格、数量、预计使用场景；需求审核：运营部汇总各站点需求后，结合公司清洁标准、设备更新计划审核需求合理性，剔除重复采购、非必要采购需求，审核通过后提交采购部。第八条供应商筛选与评估：筛选条件：供应商需具备合法经营资质，有3年以上清洁设备供应经验，提供设备质检报告、售后维保承诺（质保期不低于1年，核心部件质保期不低于2年），近2年无重大质量投诉记录；评估流程：采购部至少筛选3家符合条件的供应商，从设备质量、报价、售后响应时效、维保服务内容、行业案例等维度综合评估，形成《供应商评估表》，优先选择综合评分前2名的供应商进入采购环节；动态管理：采购部建立供应商档案，每半年评估供应商履约情况，对设备质量差、售后不及时的供应商纳入黑名单，终止合作。第九条采购执行与合同管理：采购方式：单批次采购金额≤一定阈值的，采用询价采购；超阈值的，采用竞争性谈判采购，确保采购价格符合市场公允水平；合同签订：采购部与选定供应商签订正式采购合同，明确设备规格、数量、单价、交付时间、验收标准、质保期、售后响应时限（故障报修后24小时内上门）、违约责任等核心条款；交付要求：供应商需按合同约定时间将设备送达指定站点，附设备使用说明书、保修卡、配件清单等资料，无相关资料的，站点有权拒收。第十条采购禁止性要求：严禁采购无质检报告、无售后保障的三无设备；严禁拆分采购需求规避大额采购审批；严禁与未纳入评估名单的供应商签订采购合同；严禁虚报采购需求套取资金。第三章清洁设备验收管理第十一条验收标准与流程：验收标准：设备外观无破损、配件齐全，通电/通水测试运行正常，功能符合采购需求（如洗地机清洁效率、吸尘器吸力达标），设备参数与合同约定一致，提供的发票、合格证、质保文件真实有效；验收流程：设备送达后，站点设备管理员、工程部技术人员、运营部代表共同验收，现场测试设备核心功能，填写《清洁设备验收单》，三方签字确认；验收工作需在设备送达后3个工作日内完成；档案建立：验收合格后，采购部将设备型号、采购时间、价格、质保期等信息录入公司设备档案，工程部建立设备维护台账，站点建立设备使用台账。第十二条验收异常处理：验收不合格的，站点立即通知采购部，采购部1个工作日内联系供应商，要求在3个工作日内完成退换货或维修，期间产生的运输、人工费用由供应商承担；因供应商原因导致验收多次不合格的，采购部有权终止合同，追回已支付款项，并将供应商纳入黑名单；验收过程中发现设备参数与合同不符的，视为供应商违约，按合同约定要求赔偿，同时重新启动采购流程。第四章清洁设备维护管理第十三条日常维护与保养细则：地面清洁类设备：洗地机每次使用后清理污水箱、刷盘，擦干机身水渍，检查电池电量并及时充电，每周检查刷盘磨损情况，每月更换破损刷盘；扫地机每日清理尘箱，检查轮子、边刷是否卡顿，每季度润滑传动部件；高压清洗机使用后排空水管内余水，检查高压管是否破损，避免暴晒存放；吸尘类设备：商用吸尘器每次使用后清理尘袋/尘杯，检查滤网是否堵塞，每月清洗滤网，每半年检查电机运行状态；中央吸尘系统每周检查管道是否堵塞，每季度清理主机滤芯；消杀类设备：雾化消毒机每次使用后清洗药箱，擦干喷嘴，存放于干燥通风处，每月测试喷雾效果；紫外线消毒仪使用后及时关闭电源，每周擦拭灯管，每季度检测紫外线强度；辅助类设备：清洁推车每日清理杂物，检查轮子、把手是否牢固，每月润滑轮轴；分类垃圾桶每周清洗内外壁，检查破损情况，及时更换破损桶体。第十四条定期检修与故障维修：定期检修：工程部每季度对所有清洁设备开展一次全面检修，重点检查核心部件（电机、电池、水泵）运行状态，记录检修结果，对存在故障隐患的设备提前维护；每年开展一次年度大检修，评估设备整体性能，制定下一年度维护计划；故障报修：站点设备管理员发现设备故障后，立即填写《设备故障报修单》提交工程部，无法现场解决的，工程部1个工作日内联系供应商售后；维修管控：设备维修优先使用原厂配件，维修完成后工程部需现场测试运行状态，填写《设备维修记录表》，明确故障原因、维修内容、费用金额；质保期内的设备故障，由供应商免费维修，质保期外的维修费用需控制在合理范围内。第十五条维护档案管理：工程部建立《清洁设备维护档案》，记录每台设备的采购时间、日常保养记录、检修记录、故障维修记录、配件更换记录；档案实行“一台一档”管理，每月更新维护记录，确保设备维护全流程可追溯；各站点可查阅本站点设备维护档案，及时掌握设备状态，提前规划采购或维修计划。第五章清洁设备盘点与报废管理第十六条设备盘点：盘点周期：工程部每月牵头对各站点清洁设备进行一次基础盘点，核对设备数量、使用状态；每季度开展一次全面盘点，核对设备台账与实际数量、状态是否一致；盘点内容：重点核查设备是否丢失、是否存在未报修故障、是否超期使用，盘点结果形成《设备盘点表》，由工程部、运营部、站点负责人签字确认；差异处理：盘点发现设备丢失的，立即追查责任，由责任人按设备残值赔偿；发现台账与实际不符的，及时修正台账，说明差异原因。第十七条设备报废：报废条件：符合以下任一条件可申请报废：设备使用年限超8年，核心部件老化无法维修；单次维修费用超设备原值的50%，维修性价比低；设备存在安全隐患，维修后仍无法满足安全操作要求；设备技术落后，能耗过高，无改造价值；报废流程：站点提报《设备报废申请表》，附设备故障证明、维修评估报告，工程部审核报废合理性，财务部核算残值，按审批权限提交管理层审批；审批通过后，工程部负责设备报废处置（变卖、拆解），财务部核销资产；处置要求：报废设备处置需登记处置方式、回收金额，回收资金上缴公司财务部，严禁私自处置报废设备。第六章监督与考核管理第十八条监督机制：日常监督：运营部每周抽查各站点清洁设备使用、维护情况，检查设备是否按规范保养、是否存在违规操作导致故障，拍摄现场照片记录；专项监督：财务部每季度核查清洁设备采购预算执行情况、维护费用支出情况，排查超预算、虚列费用等问题；投诉监督：设立设备管理投诉渠道，站点员工、清洁人员可反馈设备采购、维护中的问题，采购部、工程部需在3个工作日内响应处理。第十九条考核指标与标准：设备完好率：核心清洁设备完好率需≥95%，辅助设备完好率需≥90%，完好率每低1个百分点扣减相关责任人绩效1分；维护及时率：故障设备报修后，24小时内响应率100%，72小时内修复率≥95%，未达标的扣减工程部负责人绩效；采购质价比：采购设备实际使用效果与报价匹配度≥90%，因采购失误导致设备无法使用的，扣减采购部责任人绩效5-10分；成本控制率：年度维护费用不超清洁设备原值的15%，每超1个百分点扣减财务部相关责任人绩效1分。第二十条奖惩措施：奖励：年度设备管理考核排名前3的站点/部门，给予专项奖金奖励；提出设备维护优化建议并落地，年节约维护费用超一定金额的员工，给予现金奖励；供应商售后响应及时、服务质量高的，次年采购优先合作；处罚：因违规操作导致设备损坏的，由责任人承担维修费用，扣减绩效3-5分；采购设备存在质量问题且未及时追责的，扣减采购部负责人绩效5-8分；维护不及时导致清洁作业中断的，扣减工程部责任人绩效3-5分，造成客户投诉的加倍处罚。第七章培训管理第二十一条内部操作培训：运营部每半年组织一次清洁设备操作培训，覆盖各站点设备管理员、清洁人员，内容包括设备安全操作规范、基础保养方法、常见故障排查，培训后进行实操考核，考核不合格的不得上岗操作；新入职清洁人员、站点设备管理员上岗前，需完成设备操作基础培训，由工程部技术人员一对一指导，掌握核心设备（洗地机、消毒机）的使用方法后，方可独立操作。第二十二条维保专项培训：工程部每季度组织一次设备维护专项培训，内容包括不同类型设备的保养要点、配件更换方法、故障诊断技巧，提升技术人员维护能力；供应商需