2026年共享办公空间运营公司设备档案管理制度

2026年共享办公空间运营公司设备档案管理制度第一章总则第一条制定目的为规范共享办公空间运营公司（以下简称“公司”）旗下各共享办公空间设备档案的管理行为，建立标准化、全周期、可追溯的设备档案管理体系，保障设备基础信息真实完整、使用维护记录可查、资产状态清晰可控，提升设备运营管理效率，降低设备故障、资产流失等运营风险，结合共享办公行业“设备种类多、分布范围广、使用频率高、维护需求频繁”的特性及公司实际经营情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司总部及旗下所有共享办公空间（含直营、联营模式）各类设备档案的全流程管理，覆盖设备采购、验收、使用、日常维护、故障维修、报废处置等所有环节，涉及总部运营管理部、行政部、财务部、技术部、各空间运营团队等相关职能部门，以及参与设备管理的所有内部人员与外部服务商。第三条管理原则全生命周期追溯原则：设备档案需覆盖从采购入库到报废处置的全流程，确保每台/套设备的状态、使用、维护、处置记录可全程追溯，无管理空白。真实准确完整原则：档案所记录的信息需与设备实际情况一致，档案材料齐全、签字盖章规范，禁止伪造、篡改、遗漏档案内容，保障档案的核心价值。分级分类管理原则：按设备用途、价值、重要程度划分档案管理等级，按档案类型分类建档，不同等级/类型的档案适用差异化的收集、保管、使用规则。安全保密原则：设备档案中的采购价格、供应商信息、资产数据等商业信息需严格保密，电子档案加密存储，纸质档案专人保管，防止信息泄露或丢失。便捷实用原则：在保障档案规范的前提下，优化档案收集、录入、查阅流程，确保档案管理服务于设备运营，便于内部人员快速获取所需设备信息。第四条管理职责总部运营管理部：作为设备档案管理的归口部门，负责制定档案管理实施细则及编号规则；统筹建立公司级设备档案管理体系；监督各空间档案管理执行情况；每季度开展档案管理合规性核查，提出整改优化建议。行政部：负责公司设备档案的统一收集、整理、分类、保管、更新；维护电子档案管理系统；办理档案借阅、移交、销毁手续；定期备份电子档案，确保档案安全。财务部：负责设备资产档案的核算与审计，核对设备采购、报废的财务信息与档案记录一致性；配合行政部完成设备资产盘点，提供财务数据支持。技术部：负责审核设备技术档案内容，提供设备规格型号、维保标准等技术支持；核对维修记录、故障处理记录的真实性与专业性，确保技术档案准确。各空间运营团队：负责本空间设备档案的初步建立、日常使用记录的收集与上报；及时反馈设备维护、维修信息，配合行政部完成档案更新；保管本空间临时纸质档案，定期向行政部移交。第二章设备档案分类与建档规范第五条档案分类标准按设备用途分类：一是办公基础设备（打印机、复印机、电脑、投影仪、碎纸机等）；二是空间运营设备（空调、照明系统、门禁设备、监控设备、会议音响/投屏设备等）；三是客户服务设备（咖啡机、饮水机、保洁清洁设备、充电设施等）；四是安全防护设备（消防器材、烟感报警器、应急照明设备、燃气检测设备等）；五是网络通信设备（路由器、交换机、服务器、无线AP等）。按档案类型分类：一是基础信息档案（设备核心身份信息）；二是采购验收档案（设备采购与入库验收相关材料）；三是使用维护档案（日常使用、巡检、保养记录）；四是维修报废档案（故障维修、配件更换、报废审批与处置记录）。第六条建档核心要求建档范围：公司所有单价达到固定资产核算标准的设备，以及虽未达标准但为空间运营核心的设备（如门禁、监控），均需建立独立档案；低值易耗类设备（如鼠标、键盘）建立批次档案，无需单台建档。档案编号规则：采用“空间编码+设备类型编码+采购年份+序号”的组合编号方式，编码需唯一对应单台/套设备，便于快速定位档案与设备的对应关系。档案内容规范：每份设备档案需至少包含四类核心信息——基础信息（设备名称、规格型号、生产厂家、出厂编号、购置日期、使用地点、责任人）；采购验收信息（采购合同关键条款摘要、验收报告、发票信息、质保期限及维保服务商）；使用维护信息（日常使用记录、巡检记录表、定期保养计划及执行情况、使用损耗说明）；维修报废信息（故障发生时间及描述、维修工单、配件更换记录、维修费用、报废审批文件、处置方式及结果）。第三章档案收集与录入管理第七条档案收集时机采购验收阶段：设备采购完成并验收合格后3个工作日内，行政部需收集采购合同复印件、验收报告、发票复印件、厂家质保文件等，完成采购验收档案的收集。日常运营阶段：各空间运营团队需实时记录设备使用情况，每周汇总一次日常巡检、保养记录，在每月5日前提交至行政部，纳入使用维护档案。维修处置阶段：设备维修完成后1个工作日内，技术部或外部维修服务商需提交维修工单、故障处理报告，行政部即时收集并录入维修档案；设备启动报废流程后，报废审批文件、处置结果需在审批完成后即时收集。第八条档案收集要求档案材料形式：纸质档案需为原件或加盖供应商/服务商公章的复印件，签字、盖章、日期等关键信息齐全；电子档案需为清晰的扫描件或电子版原件，与纸质档案内容完全一致，禁止提交模糊、残缺的扫描件。档案材料真实性：所有档案材料需如实反映设备实际情况，严禁提交虚假验收报告、维修记录等材料；内部人员发现档案信息有误的，需在1个工作日内反馈行政部更正。第九条档案录入流程初录审核：各空间运营团队指定专人完成本空间设备档案的初步录入，填写《设备档案信息表》，经空间负责人审核签字后提交至行政部。统一录入：行政部档案管理员核对《设备档案信息表》与原始材料的一致性，确认无误后录入公司统一的电子档案管理系统，录入完成后标注录入时间、录入人，形成电子档案。档案归档：电子档案录入完成后，纸质档案按分类编号放入指定档案柜归档，档案柜张贴清晰的分类标签，便于快速查找；电子档案每月进行一次全量备份，存储至加密服务器，防止数据丢失。第四章档案保管与更新管理第十条档案保管规范纸质档案保管：存放于通风、干燥、防火、防虫的专用档案柜，档案柜上锁并由行政部专人保管；按设备分类分区存放，档案盒标注设备编号、档案类型、建档日期；每半年检查一次纸质档案状态，及时处理受潮、破损档案。电子档案保管：存储于公司内部加密服务器，设置分级访问权限（仅档案管理员可修改，其他人员按权限查阅）；禁止将电子档案拷贝至私人设备，禁止泄露档案系统登录账号密码；每周进行增量备份，每月进行全量备份，备份数据异地存储。保管期限：设备在正常使用状态下，档案永久保管；设备完成报废处置后，档案继续保管5年；涉及资产审计、法律纠纷的设备档案，保管期限延长至纠纷解决后1年。第十一条档案更新机制即时更新场景：设备使用地点变更、责任人调整、质保期到期、完成维修保养等情况发生后，各空间运营团队需在1个工作日内提交《设备档案更新申请表》，附相关证明材料。定期更新场景：行政部每季度开展一次设备档案全面核查，核对设备实物状态与档案记录是否一致，发现信息偏差的，在2个工作日内完成档案更正，并标注更新原因、更新时间、更新人。更新要求：档案更新需保留修改痕迹，电子档案系统自动记录修改前后的信息，纸质档案需在更正处签字确认，确保档案变更可追溯。第五章档案使用与借阅管理第十二条使用权限管理内部使用权限：运营管理部、行政部可查阅所有设备档案；各空间运营团队仅可查阅本空间设备档案；财务部可查阅设备资产相关档案；技术部可查阅设备技术档案；其他部门需查阅档案的，需经部门负责人审批。外部使用权限：审计、监管等外部单位需查阅档案的，需经公司管理层审批，由行政部专人陪同查阅，仅可提供与核查事项相关的档案内容，禁止复制、摘抄核心商业信息；设备维保服务商仅可查阅所服务设备的维修档案，禁止接触其他档案。第十三条借阅流程规范内部借阅：借阅人填写《设备档案借阅申请表》，注明借阅档案编号、用途、借阅期限，经部门负责人审批后提交行政部；行政部核对审批文件后办理借阅手续，纸质档案借阅期限不超过7个工作日，电子档案仅可在线查阅，禁止下载拷贝。续借与归还：如需续借档案，需在借阅期满前1个工作日重新提交审批；归还档案时，行政部核查纸质档案是否完整、无涂改，确认无误后注销借阅记录；逾期未归还的，行政部需提醒催收，多次逾期的暂停其借阅权限。第六章档案销毁与移交管理第十四条档案销毁条件设备报废档案已达到保管期限，且无未结的资产审计、法律纠纷等事项；档案材料破损严重无法修复，且无保留价值（需经技术部、财务部联合鉴定）；重复归档且无实际使用价值的冗余档案。第十五条档案销毁流程行政部提出档案销毁申请，附《设备档案销毁清单》、档案保管期限证明、联合鉴定意见；申请经运营管理部、财务部、法务部审核后，报公司管理层审批；审批通过后，由2名以上专人监督销毁过程，纸质档案采用碎纸机销毁，电子档案永久删除并清空备份；销毁完成后制作《档案销毁记录》，记录销毁时间、地点、监督人、销毁档案清单，归档留存。第十六条档案移交管理内部移交：部门职责调整、人员岗位变动时，需办理档案移交手续，填写《设备档案移交清单》，列明档案数量、编号、状态，移交人与接收人签字确认，行政部全程监督。空间移交：共享办公空间转让、关停时，该空间设备档案需移交至总部行政部统一保管，移交前完成档案完整性核查，确保无遗漏、无破损。第七章监督考核与责任追究第十七条监督检查机制总部运营管理部每月抽查各空间设备档案管理情况，重点核查档案建档及时率、信息准确率、更新及时性；每季度开展一次全面检查，形成《设备档案管理检查报告》，公示检查结果及整改要求。每年年末开展设备档案管理专项审计，由财务部、行政部联合完成，核对设备实物、资产台账、档案记录三者的一致性，确保档案管理合规。第十八条考核指标体系核心考核指标包括：设备档案建档及时率（要求≥100%）、档案信息准确率（要求≥99%）、档案更新及时率（要求≥98%）、档案借阅归还及时率（要求≥100%）、档案完好率（要求≥99%）。考核结果与各空间运营团队、行政部相关人员绩效奖金挂钩：月度考核综合得分低于85分的，扣减相关人员当月绩效奖金的5%-8%；连续2个月考核不达标的，责令负责人限期整改，并提交整改报告。第十九条责任追究情形对违反本制度规定的行为，视情节轻重追究相关部门及责任人的责任：未按要求建立设备档案、档案信息缺失或错误的，责令限期补建/更正，扣减相关人员当月绩效分值，通报批评；伪造、篡改、损毁设备档案材料，或泄露档案中的商业保密信息的，对责任人进行严肃批评教育，扣减当月绩效奖金的10%-20%，情节严重的调离岗位；未履行档案保管职责导致档案丢失、损坏，或违规借阅档案造