会议策划与执行的标准流程模板

会议策划与执行标准流程模板一、适用会议类型与场景二、会议全流程操作指南（一）会前筹备阶段：精准规划，夯实基础明确会议核心要素会议主题：清晰概括会议核心内容（如“2024年Q3产品迭代方案研讨会”）。会议目标：说明会议需达成的具体成果（如“确定产品迭代优先级，明确责任人与时间节点”）。预期成果：列出会议后需输出的交付物（如《产品迭代计划V1.0》《会议决议清单》）。确定参会人员与分工核心参会人：决策层、项目负责人、议题直接关联人（如产品经理、技术负责人）。列席参会人：需知晓会议内容的支持人员（如记录员、后勤保障人员）。明确分工：总负责人*：统筹会议整体策划与资源协调；主持人*：把控会议节奏，引导议题讨论；记录员*：记录会议关键内容（决议、行动项、待办事项）；后勤专员*：负责场地、物料、设备等安排。制定详细会议议程按时间顺序列明各环节内容、时长、负责人，示例：时间环节内容负责人时长备注09:00-09:10开场致辞主持人*10分钟介绍会议目标与议程09:10-10:00议题一：用户需求分析产品经理*50分钟提前分发需求调研报告10:00-10:10茶歇后勤专员*10分钟10:10-11:00议题二：技术可行性评估技术负责人*50分钟需演示技术原型11:00-11:30总结与决议确认总负责人*30分钟输出会议决议选择会议场地与设备场地选择：根据参会人数、会议性质确定（如小型会议选会议室，大型活动选多功能厅），需确认容纳量、隔音效果、交通便利性。设备准备：投影仪、音响、麦克风、翻页笔、网络设备等，提前调试并准备备用设备（如备用麦克风、移动电源）。特殊需求：如需视频会议，提前测试平台稳定性（如腾讯会议、Zoom）；如需茶歇，提前确认菜单与数量。准备会议物料纸质材料：会议议程、参会人员名单、议题背景资料、签到表、笔、笔记本。电子材料：演示文稿（PPT）、视频素材、线上会议及密码，提前发送给参会人。其他物料：横幅（如有需要）、桌牌、指示牌、会议礼品（可选）。发布会议通知提前3-7天通过邮件、企业等方式发送正式通知，包含：会议主题、时间、地点（线上会议附）；参会人员名单及着装要求（如有）；会议议程及需提前准备的资料；联系人及联系方式（后勤专员*）；截止报名时间（如需统计人数）。（二）会中执行阶段：有序推进，保证实效签到与入场引导签到方式：线上签到（如企业打卡）或纸质签到表，记录参会人员到场情况。引导服务：后勤专员*在入口处引导参会人入座，发放会议物料，介绍场地设施（如卫生间位置、茶歇区）。开场与议程确认主持人*按预定时间开场，介绍会议目标、议程及时间规则（如“每个议题讨论时间不超过50分钟，超时将提醒”）。请总负责人*补充说明会议重要性，强调纪律（如手机静音、积极参与讨论）。议题讨论与决策按议程顺序逐项推进，主持人*引导参会人围绕主题发言，避免跑题。关键决策点需明确：如需投票，说明投票规则；如需共识，记录不同意见并达成统一结论。记录员*实时记录：讨论要点、分歧点、最终决议、行动项（含负责人、完成时限）。突发情况处理设备故障：后勤专员*立即启用备用设备，技术人员快速排查问题。人员迟到/缺席：主持人*根据情况调整议程，保证核心议题不受影响。讨论僵局：主持人*适时引导（如“我们先总结各方观点，稍后集中讨论”），或暂时搁置争议，后续专项沟通。会议总结与收尾主持人*总结会议成果：重申核心决议、行动项及负责人，明确后续跟进方式。请总负责人*补充发言，感谢参会人员，宣布会议结束。提醒参会人留存会议资料，告知反馈渠道（如“如有疑问，请联系记录员*”）。（三）会后总结阶段：闭环管理，落地成果资料整理与分发记录员*在会议结束后24小时内整理会议纪要，内容包括：会议基本信息（时间、地点、参会人、缺席人及原因）；各议题讨论要点；决议事项；行动项（负责人、完成时限、输出物）。会议纪需经总负责人*审核无误后，在2个工作日内通过邮件发送给所有参会人及相关人员。决议跟进与落实总负责人*牵头跟踪行动项进展，要求负责人按时反馈完成情况（如每周五下班前提交进度更新）。对未按时完成的行动项，及时协调资源解决问题，保证会议成果落地。反馈收集与优化发放会议反馈问卷（可通过线上工具如问卷星），收集参会人员对以下方面的评价：会议议程合理性；讨论效率；场地设备满意度；后勤服务体验；改进建议。后勤专员整理反馈意见，形成《会议总结报告》，提交总负责人，为后续会议优化提供依据。资料归档将会议通知、议程、签到表、会议纪要、反馈问卷、演示文稿等资料整理归档，按公司规定保存（如企业云盘），便于查阅。三、配套工具模板清单（一）会议基本信息表项目内容填写示例会议主题2024年年度销售目标启动会会议时间2024年3月15日09:00-17:00会议地点公司总部3楼多功能厅参会人员销售部全体成员、市场部负责人、总经理*会议目标明确2024年销售目标分解方案，制定Q1行动计划预期成果《2024年销售目标分解表》《Q1行动计划》联系人（后勤）王后勤*，电话分机8088（二）会议签到表序号姓名部门职位联系方式签到时间备注（如迟到/早退）1张三销售一部经理08:55无2李四市场部主管139567809:05迟到10分钟（三）会议纪要模板会议主题：[填写会议主题]时间：[年/月/日上/下午XX:XX-XX:XX]地点：[会议室名称/线上会议]参会人：[姓名+部门+职位，多人分行列举]缺席人：[姓名+原因，如无则填“无”]记录人：[记录员姓名]一、议程一：[议题名称]讨论要点：[简述核心讨论内容，如“针对Q1销售额目标，各区域负责人汇报了现有客户资源与潜在增长点”]分歧点：[记录不同意见，如“华东区认为需增加市场推广预算，华南区建议优先优化老客户服务”]决议：[明确最终结论，如“同意华东区增加10%推广预算，华南区于3月底前提交老客户服务优化方案”]二、议程二：[议题名称]（同上格式）三、行动项清单序号行动内容负责人完成时限输出物1制定Q1销售目标分解表销售经理*3月20日Excel表格2提交老客户服务优化方案李四*3月31日PPT方案四、下次会议安排（如有）时间：[年/月/日]地点：[待定/会议室名称]议题：[行动项进展复盘]（四）会议反馈调查表您对本次会议议程的满意度：（单选）□非常满意□满意□一般□不满意□非常不满意您认为会议讨论效率如何：（单选）□高效，目标清晰□一般，部分环节冗余□低效，未聚焦重点您对后勤服务的建议（如场地、设备、茶歇）：其他改进建议：四、关键成功要素与风险规避提前沟通，减少变动：会议议程、参会人员、场地设备等关键信息需提前与相关人员确认，避免临时调整导致混乱。把控时间，聚焦目标：主持人需严格控制各环节时长，避免某一议题超时影响后续进程；始终围绕会议目标引导讨论，避免偏离主题。明确责任，闭环跟进：行动项必须明确负责人