企业合同签订流程模板

企业通用合同签订流程模板适用业务场景本流程适用于企业日常经营中各类合同的签订管理，包括但不限于：采购合同（原材料、设备、服务等）、销售合同（产品、服务交付）、合作开发协议、租赁合同、服务外包协议等。覆盖业务部门发起需求、法务部门审核、管理层审批、合同签署及后续归档全环节，保证合同签订的合规性、严谨性及可追溯性。全流程操作指引第一步：需求发起与初步审批责任主体：业务部门经办人（某）、部门负责人（经理）操作说明：需求梳理：业务部门根据合作需求，明确合同对方主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合作标的（货物/服务名称、规格、数量）、核心条款（价款、支付方式、履行期限、违约责任等），形成《合同需求说明书》。内部审批：业务部门负责人（经理）对需求的必要性、合理性进行审核，重点确认合作内容是否符合企业战略、预算是否匹配，审批通过后提交至法务部门。输出物：《合同需求说明书》（部门负责人签字版）第二步：合同起草与内容填充责任主体：法务部门专员（法务专员）、业务部门经办人（某）操作说明：模板选择：法务部门根据合同类型（如采购、销售等），从《企业合同模板库》中选取对应标准模板（无模板时需起草基础框架）。内容填充：业务部门经办人（某）提供《合同需求说明书》中的具体信息，法务专员结合企业合规要求填充合同条款，包括：双方主体信息（全称、地址、联系方式、法定代表人）；核心权利义务（标的描述、质量标准、交付/履行方式、验收标准）；商务条款（价款、税费承担、支付周期、账户信息）；法律条款（保密义务、违约责任、争议解决方式、合同生效条件及期限）；其他特殊约定（如附件清单、补充协议效力等）。内部核对：业务部门经办人（某）与法务专员共同核对合同内容，保证与需求一致，无遗漏或歧义。输出物：《合同草案》（业务部门、法务部门签字确认版）第三步：法务审核与合规校验责任主体：法务部门负责人（法务经理）、风控部门（如需）操作说明：合法性审核：法务部门负责人（法务经理）重点审核合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在法律风险（如主体资格瑕疵、格式条款无效、违约责任不对等等）。合规性审查：检查合同内容是否符合企业内部制度（如采购流程、审批权限）、行业监管要求（如特殊行业资质许可），涉及数据安全、知识产权等敏感条款的，需协同风控部门专项审核。反馈修订：法务部门提出审核意见，业务部门经办人（某）根据意见修订合同，重大争议条款需组织业务、法务、管理层三方沟通确认，直至达成一致。输出物：《法务审核意见表》（含修订前对比）、《合规审核确认书》（如需）第四步：管理层审批与授权责任主体：分管领导（总）、总经理/董事长（总经理）操作说明：分级审批：根据合同金额、风险等级（如低风险合同≤10万元由分管领导审批，高风险合同＞10万元或涉及重大合作需总经理审批），提交至对应管理层。重点审批事项：管理层重点审核合作战略匹配度、商业条款合理性（如价格是否公允、风险是否可控）、对企业经营的影响（如现金流、长期合作价值）。签署授权：审批通过后，由总经理签发《合同签署授权委托书》，明确授权代表（如业务部门负责人某）的签署权限及范围。输出物：《合同审批单》（管理层签字版）、《合同签署授权委托书》第五步：谈判与最终确认责任主体：业务部门谈判代表（某）、法务专员（法务专员）、授权签署人操作说明：谈判准备：业务部门携带《合同终稿》及《谈判方案》，与对方就未决条款（如付款节点、违约赔偿标准）进行协商，法务专员提供法律支持。谈判执行：双方逐条确认合同内容，达成一致后形成《会议纪要》，明确修改条款及补充约定（如附件《技术协议》《补充条款》）。文本固化：根据谈判结果修订合同，双方加盖“合同确认章”（非签署章），确认文本最终版。输出物：《会议纪要》（双方签字盖章版）、《合同终稿》（确认章版）第六步：正式签署与盖章备案责任主体：授权签署人（某）、行政部印章管理员操作说明：签署仪式：双方授权代表（需提供法定代表人证件号码明、授权委托书原件）在合同文本上签字，原则上要求同时签署，异地签署可采取“先扫描后邮寄”方式，但需保证邮寄过程可追溯（如EMS签收回执）。印章管理：行政部印章管理员核对《合同签署授权委托书》与签字人身份一致后，加盖企业合同专用章（或公章），禁止以部门章代替；骑缝章需覆盖所有合同页面。文本备案：签署后3个工作日内，行政部收回原件（至少2份，双方各执1份），扫描件至企业OA系统归档，同步更新《合同台账》。输出物：签署生效的合同原件（至少2份）、《合同台账》（更新版）第七步：履行跟踪与归档管理责任主体：业务部门经办人（某）、档案管理员操作说明：履行跟踪：业务部门负责监督合同履行进度（如交付验收、款项支付），定期填写《合同履行跟踪表》，发觉履约异常（如延迟交付、质量不符）需及时上报并启动争议解决程序。资料归档：合同履行完毕（或终止）后，业务部门收集所有履约凭证（如验收报告、付款凭证、往来函件），与合同原件一并移交档案管理员，按“合同编号+年份”分类存放，保存期限不少于10年（涉及核心业务的永久保存）。复盘评估：每年末由法务部门牵头，组织业务、财务部门对年度合同签订及履行情况进行复盘，分析风险点并优化模板及流程。输出物：《合同履行跟踪表》、《合同履约资料包》、《年度合同管理复盘报告》配套工具表格表1：合同基本信息表合同编号合同名称甲方信息（名称、地址、联系人）乙方信息（名称、地址、联系人）标的物/服务内容合同金额（大写/小写）履行期限签订日期审批状态采购-2024-001办公设备采购合同XX科技有限公司；地址：XX市XX区；联系人：*某XX商贸有限公司；地址：XX市XX区；联系人：*某台式电脑50台、打印机10台￥500,0002024-01-01至2024-06-302024-01-05已签署表2：合同审批流程表审批环节责任岗位审批内容审批时限审批意见（同意/驳回/修订）签字确认部门初审业务部门负责人（经理）需求必要性、预算匹配度1个工作日同意*经理法务审核法务部门负责人（法务经理）合法性、合规性、条款严谨性2个工作日修订：补充违约责任条款*法务经理管理审批分管领导（总）战略匹配度、风险可控性1个工作日同意*总最终审批总经理（总经理）重大合作事项、最终决策1个工作日同意*总经理表3：合同履行跟踪表合同编号履行阶段时间节点履行内容责任人（某）凭证名称异常情况记录处理结果采购-2024-001交付阶段2024-03-15交付电脑30台*某出库单（编号XXX）无按计划交付采购-2024-001验收阶段2024-03-20验收合格*某验收报告（编号XXX）无进入付款流程关键风险提示主体资格风险：签约前需核实对方营业执照、授权委托书（非法定代表人签署时）、资质证书（如特殊行业许可），避免与无民事行为能力或超越权限的主体签约。条款歧义风险：合同用语需规范、明确，避免“大概”“左右”等模糊表述，关键条款（如付款时间、违约责任）需量化、可执行，必要时附附件（如技术参数、验收标准）。印章管理风险：严禁在空白合同、未审批合同上盖章，合同专用章专人保管，用印需登记《印章使用台账》，记录用印时间、合同编号、经办人等信息。履约监控风险：业务部