合同管理审核与归档标准模板

合同管理审核与归档标准模板一、适用业务场景与对象二、合同全生命周期管理操作流程（一）合同发起与材料准备发起主体：业务部门根据合作需求（如采购物料、提供服务、业务合作等），指定专人作为合同发起人（一般为业务对接人）。内容准备：发起人需与合作方初步沟通合同核心条款（标的、数量、价格、履行期限、违约责任等），保证内容真实、准确、完整。参照企业标准化合同模板（如无模板，需法务部门协助起草），明确合同双方主体信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等）。提交材料：发起人需将合同草案、合作方主体资格证明材料（如营业执照复印件、授权委托书等）、相关附件（如技术协议、报价单、验收标准等）整理成册，通过内部审批系统或纸质版提交至部门负责人初审。（二）部门初审审核主体：业务部门负责人（或授权主管）。审核内容：合同内容是否符合业务需求，核心条款（标的、价格、履行期限）是否与前期沟通一致；合作方主体资格是否有效（如营业执照是否在有效期内、是否具备相关资质许可）；合同附件是否齐全，与内容是否冲突。意见反馈：初审通过后，部门负责人在《合同审核意见表》中签署“同意初审”意见，并提交至法务部门；若需修改，注明修改意见并退回发起人调整。（三）法务合规审核审核主体：法务部门专员（或外聘法律顾问）。审核内容：合同条款合法性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管要求）；权利义务对等性（是否存在单方面加重企业责任、减轻合作方责任的条款）；风险点识别（如违约责任、争议解决方式、知识产权归属、保密条款等是否明确）；格式规范性（合同编号、签署页、日期等要素是否完整）。意见反馈：法务部门出具书面审核意见，对存在法律风险的条款提出修改建议；重大风险事项需同步至分管领导。审核通过后，签署“法务审核通过”意见，提交至财务部门。（四）财务审核审核主体：财务部门专员（或财务负责人）。审核内容：合同金额的合理性与准确性（是否符合预算标准、价格构成是否清晰）；付款方式与周期（是否与企业资金政策匹配，预付款、进度款、尾款比例是否合理）；税费承担方式（是否明确增值税税率、发票类型及开具时间）；财务相关条款（如收款账户信息是否准确、违约金是否涉及税务处理）。意见反馈：财务部门签署“财务审核通过”意见；若涉及资金风险（如超预算、付款条件不明确），提出调整建议并退回发起人。（五）最终审批审批主体：根据合同金额及重要性，由不同层级领导审批（如部门负责人审批10万元以下合同，分管副总审批10万-50万元合同，总经理审批50万元以上合同）。审批内容：合同整体是否符合企业战略及经营目标；各部门审核意见是否落实，争议条款是否已妥善处理。审批结果：审批通过后，在《合同审批单》中签署“同意签署”意见；若未通过，注明原因并终止流程。（六）合同签署与用印签署准备：发起人根据审批通过的合同文本，制作正式合同一式X份（通常为合作方2份、企业留存2份，根据需求增减），保证合同内容与审批版本一致。用印管理：发起人持审批通过的《合同审批单》、正式合同文本至行政部（或指定用印管理部门）申请用印；行政部核对审批手续是否完备、合同内容是否与审批一致，无误后加盖企业合同专用章或公章（严禁空白合同用印）；合作方签署环节：需确认对方签署人是否具备法定代表人资格或合法授权（需提供授权委托书），签署字迹清晰、无涂改。（七）合同归档归档责任人：业务部门发起人为合同归档第一责任人，法务部、行政部协助。归档内容：合同审批全流程材料（《合同审批单》、各部门审核意见表）；正式合同文本（含全部附件，如补充协议、变更协议等）；合作方主体资格证明材料（营业执照复印件、授权委托书等）；合同履行过程中的重要材料（如验收报告、付款凭证、沟通函件等）。归档流程：业务部门在合同签署后5个工作日内，将归档材料整理成册，填写《合同归档登记表》；提交至行政部（或档案管理部门），行政部核对材料完整性后，按“合同类型-年份-编号”规则分类存放（电子版同步存入企业档案系统）；涉密合同需按企业保密管理规定单独存放，限制借阅权限。三、核心流程配套表单（一）合同基本信息表合同编号合同名称合同类型（□采购□销售□服务□合作□其他）签署日期甲方信息名称：____________________统一社会信用代码：____________________地址：____________________法定代表人：____________________乙方信息名称：____________________统一社会信用代码：____________________地址：____________________法定代表人：____________________合同标的1.2.3.合同金额大写：____________________小写：¥____________________履行期限自_年_月_日至_年_月_日付款方式□一次性付款□分期付款（请注明节点：____________________）核心条款摘要1.质量标准：____________________2.交付/验收方式：____________________3.违约责任：____________________4.争议解决方式：□协商□仲裁□诉讼（请注明机构/法院）附件清单1.____________________2.____________________3.____________________备注（二）合同审核意见表合同编号审核环节□部门初审□法务审核□财务审核□最终审批审核部门审核人审核日期审核意见（请根据审核内容填写具体意见，如“合同第5条付款周期建议调整为验收后30日内，降低资金风险”“附件技术协议需补充验收标准细则”等）处理结果□同意□修改后重审□不同意（请注明原因：____________________）审核人签字日期（三）合同归档登记表归档编号合同编号合同名称归档日期归档人保管期限□长期□10年□5年□3年（根据合同类型及法规要求确定）存放位置（如：档案室A柜-2023年-采购类）借阅记录借阅人：____________________借阅日期：____年_月_日归还日期：____年_月_日用途：____________________经办人签字：____________________备注（如：合同履行完毕状态、补充协议说明等）四、关键控制点与风险提示（一）审核要点主体资格审查：合作方必须提供最新年检的营业执照复印件（加盖公章），涉及特殊行业（如食品、建筑）需查验其许可证；授权委托签署的，需核对授权委托书是否在有效期内，授权范围是否包含合同签署事项。条款完整性：合同需包含核心要素（双方主体、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点方式、违约责任、争议解决等），避免歧义条款（如“合理费用”“尽快交付”等模糊表述需明确标准）。法律合规性：法务部门需重点审核格式条款、违约责任上限、知识产权归属、保密期限等，禁止违反法律强制性规定或显失公平的条款。财务逻辑性：金额与付款方式需匹配业务实质，预付款比例一般不超过合同总额的30%，尾款需保留至验收合格后支付。（二）归档规范材料完整性：归档材料需包含合同全流程审批记录、正式文本及所有附件，保证任何环节可追溯。分类编码管理：合同编号需唯一，规则建议为“合同类型缩写-年份-流水号”（如“CG-2023-001”），避免重复或遗漏。保密与借阅：涉密合同（如技术合作、并购重组）需标注密级，借阅需经部门负责人及法务部审批，借阅期限不超过7个工作日。（三