化工公司分支机构财务制度

化工公司分支机构财务制度第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》《化工行业安全生产专项整治三年行动实施方案》及《联合国关于跨国公司行为守则》等法律法规、行业标准和国际公约制定，适配化工公司国际化经营战略，旨在规范分支机构财务行为，防控财务风险，提升运营效率，实现价值创造。针对分支机构管理痛点，如财务信息滞后、审批效率低下、风险管控薄弱等问题，本制度通过构建四维一体管理闭环，实现制度与流程的刚性约束，确保财务管控与业务发展协同。

1.2适用范围与对象

本制度适用于化工公司所有分支机构（含子公司、分公司及海外机构），覆盖财务、采购、销售、生产、研发等业务领域及所有正式员工、外包团队与合作单位。适用对象包括但不限于财务经理、会计、出纳、业务经办、审批人员及关联决策者。例外场景包括紧急采购、小额费用等，需经总经理特别授权豁免；境外机构需结合当地法律法规及外汇管理要求执行，但核心管控原则不变。

1.3核心原则

本制度遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：严格遵循国家及属地财经法规，确保财务行为合法合规；

（2）权责对等原则：权限分配与岗位职责匹配，禁止越权操作；

（3）风险导向原则：聚焦高风险环节，实施差异化管控；

（4）效率优先原则：优化流程减少冗余，适配数字化提效需求；

（5）持续改进原则：基于业务变化与风险动态调整制度；

（6）国际化适配原则：境外机构需遵循当地会计准则与税务法规，核心管控逻辑保持一致。

1.4制度地位与衔接

本制度为基础性财务管理制度，与《化工公司全面预算管理办法》《化工公司合同管理办法》等专项制度形成协同，冲突时以本制度为准。关联制度包括但不限于：

-《化工公司内控手册》（文号：内控字〔2023〕01号）第5章；

-《化工公司绩效考核办法》（文号：人资字〔2023〕02号）第3章；

-《化工公司信息系统管理办法》（文号：科技字〔2023〕03号）第2章。

冲突条款需由财务部会同内控部提出解决方案，报总经理办公会审议。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司财务管控体系采用“总部-区域中心-分支机构”三级架构，总部财务部为决策层，负责制定财务战略与核心制度；区域中心（若设立）为执行层，统筹区域财务资源；分支机构为监督层，落实总部制度并执行日常财务操作。决策层通过董事会审议重大财务事项，执行层通过财务部及区域中心落实制度，监督层通过内控部、审计部实施监督。

2.2决策机构与职责

股东会负责审议年度预算、重大投资、融资方案等财务战略；董事会通过总经理办公会审议重大资金支付、担保、资产处置等事项，决策前需经财务部出具风险评估报告；总经理办公会按月审议预算执行差异及例外审批。决策事项需形成会议纪要，财务部备案并监督落实。

2.3执行机构与职责

财务部（总部）：负责制定财务制度、预算管理、资金统筹、合并报表及总部费用审批；

区域财务中心（若有）：负责区域预算监控、资金调剂、稽核及分支机构的指导；

分支机构财务岗：主责费用报销审核、资金收付、核算及本地税务申报，配合总部财务部完成审计与报表。

2.4监督机构与职责

内控部：嵌入合同审批、采购付款、存货管理三个关键内控环节，定期抽查并出具内控评价报告；

审计部：每年开展至少一次专项审计，重点核查资金安全、预算执行及异常交易；

合规部：监督反洗钱、外汇管制等国际合规要求落地。

2.5协调与联动机制

建立跨部门“财务-业务-内控”联席会议，每月至少一次，协调预算调整、风险预警及政策落地；境外机构需增设属地法律顾问列席机制，确保合规性。

第三章财务管理标准

3.1管理目标与核心指标

目标：费用支出误差率≤1%，资金周转率≥5次/年，坏账率≤0.5%；核心KPI包括：

-合同审批时效≤3个工作日；

-发票合规率100%；

-应收账款账龄90%在30天内。

3.2专业标准与规范

（1）费用管理：差旅标准按总部《差旅管理办法》执行，超额50%需经财务总监审批；境外费用需附当地税务合规证明；高风险点（如招待费、咨询费）：需附业务背景说明及供应商资质审查；防控措施：关联交易需报备并执行同价同质原则。

（2）采购管理：采购合同金额≥500万元需总部财务部参与评审；境外采购需符合当地反商业贿赂要求，高风险点（如供应商选择）：禁止近亲属参与；防控措施：建立合格供应商名录并动态更新。

（3）存货管理：库存周转天数≤60天，高风险点（如滞销品）：需季度盘点并制定处置方案；防控措施：设置安全库存并实施动态预警。

3.3管理方法与工具

采用ERP系统实现业财一体化，关键功能包括：

-合同全生命周期管理（CRM对接）；

-预算与实际对比分析（BI报表）；

-资金可视化管理（司库系统）。

境外机构需按总部标准配置系统模块，总部财务部定期进行数据校验。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

费用报销流程：员工提交申请→部门主管审核→财务岗复核（高价值需财务总监参与）→出纳支付→月底对账归档；关键控制点：发票合规性校验、预算匹配性核查；高风险点（如虚开发票）：需经第三方平台验证。

采购付款流程：需求申请→供应商比选（金额≥100万元需招标）→合同签订→发票验收→财务付款→季度付款分析；关键控制点：合同关键条款法律部会审、物流单据与发票匹配；高风险点（如预付款）：需设置分期支付机制。

4.2子流程说明

专项流程：

-大额资金支付（≥1000万元）：需董事会审议，执行前财务部出具风险评估报告；

-境外资金调拨：需经外汇局备案，按季度进行合规性检查。

表单要求：所有流程需使用电子表单，纸质备份归档于档案室，关键节点需双签确认。

4.3流程关键控制点

（1）费用报销：预算前置控制（系统自动拦截超预算申请）；高风险点（如超额招待）：需附业务说明及部门负责人签字；防控措施：每月抽样抽查合规性。

（2）采购付款：验收环节双重校验（业务岗+质检岗）；高风险点（如到货不符）：需3日内发起退货并调整付款；防控措施：建立违约责任条款。

4.4流程优化机制

每季度由财务部牵头复盘，收集业务部门优化建议，形成《流程优化报告》，经内控部评估后报总经理办公会审批。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“业务类型+金额+层级”划分权限：

-费用报销：5000元以下分支站长审批，1万元以下区域总监审批，5万元以上总部财务总监审批；

-采购付款：10万元以下财务经理审批，50万元以上需分管副总核准；

-境外业务：金额≥200万美元需董事会审批，日常调账需总经理授权。

5.2审批权限标准

审批路径需通过OA系统留痕，禁止越权；特殊审批需经风险委审议，高风险点（如关联交易）：需第三方独立评估；防控措施：建立审批权限清单并定期更新。

5.3授权与代理机制

授权需书面备案，期限不超过1年，临时代理需经直属上级及财务部双重确认。

5.4异常审批流程

紧急情况需加急通道，但金额≤5万元的需后续补办审批；所有异常审批需附《风险说明函》，财务部留存。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

所有流程需通过ERP系统操作，电子痕迹需保留至少7年；纸质表单需双人签字，关键环节需按《档案管理办法》归档。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：财务部每月开展费用抽查（样本量≥10%）；

（2）专项监督：内控部每季度核查预算执行偏差；

（3）突击检查：审计部每半年对高风险机构实施现场核查。

嵌入内控环节：

-合同审批需财务部参与关键条款会审；

-采购付款需业务部门提供验收单；

-存货管理需每月盘点并与账面核对。

6.3检查与审计

专项审计每年至少一次，重点覆盖：资金安全、预算执行、境外合规；审计报告需经董事会审议，问题整改需纳入绩效考核。

6.4执行情况报告

每月5日前由分支机构提交《财务执行报告》，总部财务部汇总后报总经理办公会。报告需含：预算执行差异分析、风险事件、改进建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

财务部考核指标：费用合规率（权重30%）、资金周转率（权重20%）、坏账率（权重20%）；业务部门考核指标：预算达成率（权重40%）、异常交易率（权重10%）。

7.2评估周期与方法

考核周期：月度考核+季度评估+年度审计；方法：数据统计+现场核查+问卷调查。

7.3问题整改机制

一般问题7日内整改，重大问题30日内整改，逾期未整改的追究分管领导责任。整改需形成闭环，内控部复核后销号。

7.4持续改进流程

基于考核、审计、业务变化及政策更新，每年修订一次制度，修订草案需经全员意见征询（线上投票），采纳率不足60%的需重新修订。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

奖励情形：费用节约超10%、风险防控成效显著等；程序：个人申报→部门推荐→财务部核实→总经理办公会审批，奖励结果通报全公司。

8.2违规行为界定

按“一般/较重/严重”分级：

-一般违规：如发票不规范（罚款500元）；

-较重违规：如超额招待未说明（罚款2000元）；

-严重违规：如虚开发票（解除劳动合同）。

8.3处罚标准与程序

处罚程序：调查取证→书面告知→申诉期（3日）→审批→执行，处罚需与绩效考核挂钩。

8.4申诉与复议

申诉需书面提交至合规部，复议由审计部组织，复议结果7日内反馈。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

针对资金链断裂、重大舞弊等制定预案：

-应急组织：成立由总经理牵头、财务总监负责的应急小组；

-响应流程：3小时内启动预案，5日内提交处置方案；

-资源保障：预留10%备用金，优先保障工资与税费。

9.2例外情况处理

例外场景：自然灾害、政策突变等；审批权限：金额≤5万元的由分支站长临时决定，后续补办；需附《例外说明函》，财务部存档。

9.3危机公关与善后

境外危机需遵循当地法律法规，总部公关部制定口径，合规部监督执行；善后需形成《危机处理报告》，报董事会备案。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由化工公司财务部负责解释，解释意见经总经理办公会审议后备案。

10.2相关制度索引

-《化工公司全面预算管理办法》（内控字〔2023〕01号）第3章；

-《化工公司合同管理办法》（法务字〔2023〕02号）第4章；

-《化工公司信息系统管理办法》（科技字〔2023〕03号）第5章。

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