家具公司档案管理管控办法

家具公司档案管理管控办法家具公司档案管理管控办法

第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》及相关行业规范制定，旨在规范公司档案管理行为，确保档案资源安全、完整、有效利用，防范档案管理过程中的法律风险与运营风险，支撑公司战略决策与合规运营。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司总部及所有分子公司，涵盖设计、采购、生产、销售、财务、人力资源等全业务领域形成的各类档案，包括但不限于纸质档案、电子档案、音视频档案及其他载体的档案资料。适用对象为公司全体员工及所有第三方服务提供商。

1.3核心原则

档案管理遵循合法合规、全程管理、安全保密、高效利用、分类分级、动态更新的核心原则，确保档案管理活动符合法律法规要求，满足公司运营与发展需要。

1.4制度地位

本制度是公司管理体系的重要组成，与《公司内部控制基本规范》《公司信息安全管理规定》《公司合同管理制度》等制度形成协同效应，共同构建公司治理的档案管理支撑体系。

第二章管理组织体系

2.1管理组织架构

公司设立档案管理委员会作为最高决策机构，由总经理牵头，分管各业务板块的副总经理担任副主任，各部门负责人为委员。委员会下设档案管理中心，隶属于行政部，配备专职档案管理员。各业务部门设立档案联络员，负责本部门档案的日常管理。

2.2决策机构与职责

档案管理委员会负责制定公司档案管理战略，审批档案管理制度，统筹重大档案项目，监督档案管理制度的执行。主要职责包括：确定档案分类体系、审批档案重要程度分级标准、决策档案数字化建设方案、审议档案管理年度报告。

2.3执行机构与职责

档案管理中心负责档案管理的日常运营，主要职责包括：执行档案管理制度、制定档案管理操作细则、组织档案收集与整理、实施档案保管与保护、开展档案利用服务、管理档案信息化系统、培训档案管理相关人员。

2.4监督机构与职责

审计部负责对档案管理活动进行独立监督，主要职责包括：定期检查档案管理制度的执行情况、评估档案管理风险、验证档案管理效果、提出改进建议、对重大档案事件进行调查。

2.5协调机制

建立跨部门档案管理联席会议制度，每月召开一次，由档案管理委员会秘书处组织，协调解决档案管理中的跨部门问题。建立档案管理信息通报机制，每月向各部门通报档案管理动态。

第三章档案分类与标准

3.1管理目标与指标

档案管理目标是通过科学分类、系统整理、规范存储，实现档案100%纳入管理范围，档案完整率达到98%以上，档案利用效率提升20%，档案安全事件发生率控制在0.1%以下。关键绩效指标包括档案完整率、档案准确率、档案及时归档率、档案利用满意度、档案安全事故率。

3.2专业标准与规范

档案分类遵循业务活动、保管期限、重要程度三个维度，分为基础档案、经营档案、管理档案三大类。基础档案包括产品研发档案、生产技术档案、产品质量档案；经营档案包括采购档案、销售档案、客户档案；管理档案包括财务档案、人力资源档案、行政档案。档案保管期限分为永久、长期（10-30年）、短期（1-5年），由档案管理委员会根据业务特点和历史价值确定。

3.3管理方法与工具

采用"来源原则"进行档案分类，即同一来源的档案按时间顺序系统整理。使用档案管理信息系统进行电子档案管理，实现档案的全生命周期管理。建立档案管理台账，纸质档案采用"卷盒-盒内文件"两级装订，电子档案采用"文件夹-文档"两级存储。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

档案管理主流程包括档案收集、整理、鉴定、保管、利用、统计六个环节。档案收集由业务部门负责，档案管理中心进行指导；档案整理由档案管理中心组织或指导业务部门完成；档案鉴定由档案管理委员会组织专家进行；档案保管由档案管理中心负责；档案利用由档案管理中心提供服务；档案统计由档案管理中心定期编制报表。

4.2子流程说明

4.2.1新产品研发档案管理流程

1.研发部门在产品设计阶段建立档案目录，收集设计图纸、测试报告、专利申请等材料；

2.档案管理中心对档案进行分类指导，明确保管期限；

3.产品定型后30日内完成档案移交；

4.档案管理中心对档案进行数字化处理，建立电子档案；

5.档案利用需经研发部门审核。

4.2.2采购档案管理流程

1.采购部在采购活动开始前制定档案收集计划；

2.收集供应商资质证明、采购合同、验收报告等材料；

3.档案管理中心对采购档案进行分类；

4.采购档案保存期限根据合同约定和公司规定确定；

5.采购档案用于供应商评估和审计。

4.3流程关键控制点

高风险控制点1：档案收集完整性控制

所有业务活动必须建立档案收集清单，由业务部门负责人签字确认，确保应收集档案100%收集到位。档案管理中心每月抽查业务部门档案收集情况，对缺失档案要求限期补充。

中风险控制点2：档案鉴定专业性控制

档案鉴定由档案管理委员会组织公司内外部专家进行，鉴定意见需经三分之二以上专家同意。鉴定结果存档备查，鉴定结论作为档案销毁或移交的依据。

低风险控制点3：档案利用审批规范性控制

档案利用需填写《档案利用申请表》，经档案利用人部门负责人和档案管理中心负责人签字批准后方可提供。涉密档案利用需经分管领导审批。

4.4流程优化机制

建立档案管理流程评估机制，每年由档案管理中心组织各部门对档案管理流程进行评估，提出优化建议。对流程优化建议进行可行性分析，纳入公司年度改进计划。采用数字化工具提升流程效率，实现档案在线申请、审批、查阅。

第五章权限与审批

5.1权限矩阵设计

档案管理权限分为收集权、整理权、鉴定权、保管权、利用权、销毁权六类，根据档案重要程度和业务需求分配给不同部门和岗位。重要档案（金额超过100万元的经营档案、涉及核心技术的基础档案）的收集和利用需经档案管理委员会审批。

5.2审批权限标准

档案审批权限按档案重要程度和保管期限设定：永久档案和长期档案的收集、利用需经分管副总经理审批；短期档案的收集、利用需经部门负责人审批；临时性档案的收集、利用由档案管理员直接办理。电子档案的审批权限通过系统权限设置实现。

5.3授权与代理机制

档案管理岗位实行AB角制度，关键岗位必须设置代理人员。档案管理员临时离岗需书面授权给代理人员，授权期限不超过30天。授权书需经档案管理委员会备案。

5.4异常审批流程

对超出常规权限的档案需求，需提交《档案管理特殊需求申请表》，说明理由并提供相关依据。申请表需经业务部门负责人、档案管理中心负责人、分管领导三级审批。紧急情况可先口头请示，事后补办手续。

第六章执行与监督

6.1执行要求与标准

档案管理执行遵循"谁产生、谁收集"的原则，业务活动开始前制定档案收集清单，活动结束后15个工作日内完成档案收集。档案整理采用"三同步"方法，即同步收集、同步整理、同步移交。档案保管环境要求：纸质档案库房温度10-25℃，湿度45%-60%，符合国家相关标准。

6.2监督机制设计

建立档案管理监督网络，由审计部、纪检监察部、档案管理委员会共同监督。审计部每季度开展档案管理专项审计，纪检监察部对档案违规行为进行调查，档案管理委员会每月召开例会听取汇报。设立档案管理监督热线，接受员工举报。

6.3检查与审计

档案管理检查分为日常检查和专项检查两种，日常检查由档案管理中心每月开展，专项检查由档案管理委员会每年组织。检查内容包括：档案收集完整性、档案整理规范性、档案保管安全性、档案利用合规性。检查结果形成书面报告，存档备查。

6.4执行情况报告

每月由档案管理中心向档案管理委员会提交《档案管理执行情况报告》，内容包括：当期档案收集情况、档案整理完成率、档案保管环境检查结果、档案利用统计、存在问题及改进措施。报告需经档案管理委员会秘书处审核。

第七章考核与改进

7.1绩效考核指标

档案管理绩效考核指标包括：档案及时归档率（考核业务部门）、档案完整率（考核档案管理中心）、档案利用满意度（考核档案管理中心）、档案安全事件发生率（考核档案管理中心）、档案管理合规性（考核审计部）。考核结果与部门绩效和员工奖金挂钩。

7.2评估周期与方法

档案管理评估分为月度评估、季度评估和年度评估三种。月度评估由档案管理中心开展，主要评估当期档案管理任务完成情况。季度评估由档案管理委员会开展，主要评估季度目标达成情况。年度评估由董事会审计委员会开展，主要评估年度目标达成情况和制度有效性。

7.3问题整改机制

建立档案管理问题台账，对检查发现的问题明确责任部门、整改措施、完成时限、责任人。档案管理中心负责跟踪整改进度，对未按期整改的问题上报档案管理委员会协调解决。重大问题直接向总经理汇报。

7.4持续改进流程

建立PDCA循环改进机制，即计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）、改进（Act）。每年12月开展年度改进计划制定，3月、6月、9月开展执行情况检查，4月、7月、10月、次年1月开展效果评估，11月开展改进措施实施。改进结果纳入次年改进计划。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

对在档案管理工作中表现突出的部门和个人给予奖励，奖励分为集体奖励和个人奖励两种。集体奖励包括优秀档案管理团队奖、档案管理创新奖；个人奖励包括优秀档案管理员奖、档案管理先进个人奖。奖励标准由档案管理委员会制定，奖励程序包括提名、评审、审批、公示、发放。

8.2违规行为界定

档案管理违规行为包括：未按规定收集档案、擅自销毁档案、泄露档案信息、档案保管不善造成损坏、档案管理系统使用违规等。违规行为分为一般违规、一般违规、严重违规三个等级，对应不同的处理措施。

8.3处罚标准与程序

一般违规给予口头警告或书面警告，并要求限期改正；一般违规给予通报批评、取消评优资格，并要求赔偿损失；严重违规给予降级、撤职、解除劳动合同等处理，涉嫌犯罪的移交司法机关处理。处罚程序包括调查取证、告知当事人、听取申辩、作出决定、执行处罚、申诉处理。

8.4申诉与复议

对档案管理处罚不服的，可在收到处罚决定后30日内向人力资源部提出申诉，人力资源部在15个工作日内组织复议。复议结果存档备查。对复议结果仍不服的，可向公司上级单位或有关行政机构申诉。

第九章附则

9.1制度解释权归属

本制度由档案管理委员会负责解释，档案管理委员会秘书处负责日常解释工作。

9.2相关制度索引

本制度与以下制度协同执行：《公司内部控制基本规范》《公司信息安全管理规定》《公司合同管理制度》《公司财务