中国电建会议室制度

中国电建会议室制度第一章总则第一条为规范中国电建内部会议室的使用与管理，保障会议活动的顺利开展，提高资源利用效率，防范管理风险，依据国家相关法律法规及行业管理准则，结合企业内部管理需求，特制定本制度。本制度旨在明确会议室管理的政策依据、适用范围、核心术语及管理原则，为公司各部门、下属单位及全体员工提供行为指引。第二条本制度适用于中国电建所有部门、下属单位及全体员工，覆盖公司总部及各区域机构会议室的申请、使用、维护、监督等全流程管理。凡涉及公司内部会议、业务洽谈、培训学习、外部交流等活动，均须遵守本制度规定。第三条本制度中涉及的核心术语定义如下：（一）会议室专项管理：指公司对会议室资源进行统筹规划、动态调配、规范使用、监督考核及持续优化的全过程管理活动，旨在实现资源效益最大化与风险最小化。（二）管理风险：指因会议室管理不善导致的资源闲置、使用冲突、安全隐患、合规问题等可能对公司运营、形象及资产造成损害的潜在问题。（三）合规使用：指会议室使用行为符合本制度及公司相关管理规定，确保使用流程规范、安全可控、责任明确。第四条会议室专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：会议室管理须覆盖所有使用场景及层级，确保制度条款无遗漏。（二）责任到人：明确各级管理主体及执行岗位的职责权限，确保责任闭环。（三）风险导向：突出风险防控，将风险识别、评估、处置融入管理全过程。（四）持续改进：定期评估管理效果，优化制度流程，适应业务发展需求。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为本制度实施的第一责任人，对会议室管理的总体有效性负最终责任；分管领导为直接责任人，负责统筹协调、监督考核及重大事项决策。第六条公司设立会议室管理领导小组，负责统筹会议室专项管理的顶层设计、政策制定及跨部门协调。领导小组由公司分管领导牵头，成员包括办公室、后勤保障部、信息技术部等相关部门负责人，主要职能包括：（一）审议会议室管理制度及重大调整事项；（二）协调解决跨部门会议室使用冲突；（三）监督制度执行情况及考核结果。第七条设立专责管理部门及业务部门，明确职责分工：（一）牵头部门：由办公室（或后勤保障部）担任，负责统筹会议室管理制度建设、资源调配、使用监督、考核评估及培训宣贯。（二）专责部门：由信息技术部配合，负责会议室管理系统建设与维护，保障资源动态监测、预约冲突预警及数据统计分析；由安全保卫部配合，负责会议室安全检查、隐患排查及应急预案制定。（三）业务部门/下属单位：负责本领域会议室使用需求的统筹申报，落实日常管理责任，开展内部监督及风险防控。第八条基层执行岗位（如会议组织人员、使用人员等）须履行以下合规操作责任：（一）严格按流程申请会议室，确保信息真实完整；（二）遵守使用规范，爱护设施设备，保持环境整洁；（三）及时反馈异常情况（如系统故障、设施损坏等），配合调查处置；（四）主动接受监督，对违规行为有举报义务。第三章专项管理重点内容与要求第九条会议室资源规划与调配管理：（一）资源清单化管理：建立公司会议室资源清单，明确编号、位置、容量、设施配置、使用条件等，动态更新并对外发布。（二）优先保障原则：涉及公司重大决策、重要接待、高层会议的，优先保障其使用需求；其他会议统筹安排，避免资源闲置。第十条会议室预约与使用流程管理：（一）线上预约系统：通过公司统一会议室管理系统进行预约，明确预约人、时间、参会人数、使用需求（如设备配置），系统自动生成排期并推送通知。（二）使用时限控制：单次会议使用时限原则上不超过4小时，特殊情况需经专责部门审批；超时未退出者，系统自动触发提醒，必要时强制清场。第十一条会议室使用合规标准：（一）设备操作规范：使用投影仪、音响等设备须按操作手册操作，会议结束后及时恢复原状；如需额外服务（如调试），须提前报备专责部门。（二）保密要求：涉密会议须选择具备物理隔离条件的会议室，使用期间关闭无关网络，会议结束后清空缓存；所有参与人员须签署保密承诺。第十二条禁止性行为管控：（一）严禁恶意占用：通过伪造信息、超时滞留等方式占用他人会议资源；（二）严禁违规改造：未经许可擅自调整会议室布局、设施或改变用途；（三）严禁破坏设施：故意损坏设备、污染环境或留下安全隐患。第十三条专项风险防控重点：（一）资源冲突风险：因多部门同时预约同一会议室导致的延误，须通过领导小组协调解决；（二）安全隐患风险：定期由安全保卫部联合后勤进行消防、用电等安全检查，建立隐患台账并限期整改；（三）信息安全风险：涉密会议室使用前须进行保密培训，会后进行技术复核，防范信息泄露。第四章专项管理运行机制第十四条制度动态更新机制：（一）修订条件：当国家法律法规调整、行业准则变化或公司业务模式优化时，牵头部门须在30日内启动修订程序；（二）修订流程：收集意见、草案审议、发布实施，修订内容需通过公司内部公告同步至全体员工。第十五条风险识别预警机制：（一）定期排查：每季度由专责部门牵头，结合系统数据及人工抽查，开展会议室使用合规性排查；（二）分级预警：对发现的重大问题（如系统故障、多次违规占用）发布红色预警，一般问题发布黄色预警，并推送至相关责任部门。第十六条合规审查机制：（一）节点嵌入：将会议室使用合规性审查嵌入会议审批、现场检查、绩效考核等环节；（二）刚性约束：明确“未经合规审查不得使用”原则，对违规行为启动问责程序。第十七条风险应对机制：（一）一般风险处置：由业务部门/下属单位负责整改，专责部门跟踪验证；（二）重大风险处置：启动应急响应，由领导小组统筹资源调配、现场处置及责任认定，必要时上报公司主要负责人。第十八条责任追究机制：（一）违规情形：包括但不限于虚假预约、超时占用、设施破坏、保密泄露等；（二）处罚标准：轻微违规通报批评，重复或重大违规取消年度评优资格，涉嫌违纪者移交纪律委员会处理。第十九条评估改进机制：（一）评估周期：每年由牵头部门联合专责部门开展管理效果评估，形成报告提交领导小组；（二）优化方向：聚焦高频问题（如系统易用性、流程冗余），提出改进建议并纳入次年修订计划。第五章专项管理保障措施第二十条组织保障：（一）各级领导须亲自部署会议室管理工作，定期听取进展汇报；（二）设立专项联络员制度，各部门指定专人负责本领域协调对接。第二十一条考核激励机制：（一）部门考核：将会议室使用合规率、资源周转率等指标纳入部门年度绩效考核；（二）个人激励：对主动发现并解决重大隐患的个人予以奖励，纳入评优体系。第二十二条培训宣传机制：（一）分层培训：管理层重点培训制度决策背景及责任分工，基层员工重点培训操作流程及合规要求；（二）常态化宣贯：通过内部平台、宣传栏等载体，定期推送制度要点及典型案例。第二十三条信息化支撑：（一）系统功能：实现会议室资源可视化、实时预约、使用记录查询、违规自动预警；（二）数据共享：与公司OA、会议系统打通，形成数据闭环，支持管理决策。第二十四条文化建设：（一）发布《会议室管理行为规范手册》，明确文明使用标准；（二）组织年度合规承诺活动，签订责任书，培育“节约集约、规范有序”的使用文化。第二十五条报告制度：（一）风险事件报告：重大违规或安全隐患须在2小时内上报专责部门，并提交书面调查报告；（二）年度管理报告：每年12月31日前提交全年使用情况、问题汇总及改进计划，经领导小