为防止财务资料外泄或丢失制定严格的资料查阅和备份制度

为防止财务资料外泄或丢失，制定严格的资料查阅和备份制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》《数据安全法》等相关国家法律法规，以及行业信息安全管理规范、集团母公司关于企业内部控制和风险管理的总体要求，结合企业内部财务资料管理的实际需求，为有效防控财务信息外泄或丢失风险，规范资料查阅与备份行为，保障企业资产安全和经营活动合规性，特制定本制度。本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖财务报表编制、资金审批、税务处理、审计监督等所有涉及财务资料生成、存储、传输、使用及销毁的业务场景。第二条核心术语定义（一）“财务专项管理”是指企业针对财务资料管理所建立的一整套系统性制度安排，包括查阅权限控制、备份策略制定、风险识别评估、应急处置及合规监督等全流程管理活动。（二）“财务资料外泄风险”是指因管理漏洞或人为因素导致财务信息（包括但不限于资产负债表、利润表、现金流量表、银行对账单、纳税申报表、内部控制文件等）被非授权主体获取、泄露或滥用，可能引发经济纠纷、商业秘密丧失或监管处罚的风险。（三）“财务资料丢失风险”是指因存储设备故障、人为操作失误、自然灾害或安全防护不足等原因，导致财务资料永久性或阶段性无法访问、损毁或失窃的风险。（四）“财务合规要求”是指企业财务资料管理必须符合国家法律法规、行业准则及内部管理制度的规定，确保资料的真实性、完整性、保密性和及时性，不得存在虚假记载、篡改、遗漏或违规披露情形。第三条财务资料查阅与备份管理的核心原则（一）全面覆盖原则：财务资料管理范围覆盖所有类型资料，所有环节，所有人员，确保无死角、无盲区。（二）责任到人原则：明确各级管理者和执行者的具体职责，建立“谁主管、谁负责，谁经办、谁负责”的责任体系。（三）风险导向原则：聚焦高风险环节和关键控制点，实施差异化管理，优先防范重大风险。（四）持续改进原则：定期评估管理效果，根据内外部环境变化及时优化制度流程，提升管理效能。（五）最小权限原则：查阅、复制、导出财务资料必须基于业务必要性，遵循“按需授权、分级审批、定期复核”的要求。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对财务资料管理负总责，承担防范重大风险和确保制度有效执行的首要责任；分管财务、信息、内控的领导为直接责任人，负责具体组织协调和监督落实。第六条设立财务资料管理专项领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，财务部、信息技术部、内审部、办公室等部门负责人为成员。领导小组职责包括：统筹制定和修订管理制度；协调跨部门重大风险处置；审批重大查阅权限调整；监督考核管理成效。第七条明确三类主体的职责分工：（一）牵头部门（财务部）：负责本制度的建设、解释、培训与宣贯；组织风险排查与评估；审核查阅申请的合规性；监督备份制度的执行；牵头处置重大事件。（二）专责部门（信息技术部）：负责财务系统与存储设备的安全运维；建立数据备份与恢复机制；监控异常访问行为；提供技术解决方案；配合调查违规事件。（三）业务部门/下属单位：落实本领域财务资料管理要求；开展员工操作培训；执行查阅审批流程；确保资料交接规范；及时上报异常情况。第八条基层执行岗位责任：（一）财务资料经办人员必须严格遵守查阅、备份操作规程，对所经手资料的真实性、完整性负责；（二）禁止擅自扩大查阅范围或超出权限操作，遇可疑情况立即上报；（三）离岗或调岗时必须完成资料清点与交接，并签署责任书；（四）每年签署岗位合规承诺书，承诺知晓并遵守相关制度。第三章专项管理重点内容与要求第九条财务资料生成与归档环节管控财务原始凭证、记账凭证、报表等资料必须按照会计准则和档案管理规定进行分类、编号、装订和归档，禁止使用不合规的电子表格或个人设备存储。电子资料需存储在授权服务器，纸质资料存放于带锁的档案柜，并建立台账记录。第十条查阅权限审批与操作规范（一）查阅审批标准：业务必要性、查阅目的明确、期限合理。授权审批层级：部门主管→分管领导→领导小组（重大事项）；（二）禁止性行为：严禁无审批查阅、将资料带离办公区、拍照或导出至个人设备、向无关人员泄露；（三）风险防控点：定期审计授权记录，离职员工权限自动撤销，涉密资料实施物理隔离。第十一条备份策略与存储安全要求（一）备份频次：电子资料每日增量备份，每周全量备份，纸质资料每季度抽检核对；（二）存储要求：建立异地备份中心，采用加密存储，定期进行恢复测试；禁止将备份资料存放于同一物理位置；（三）禁止性行为：严禁删除备份记录、修改备份版本、擅自销毁资料；（四）风险防控点：监控存储设备运行状态，防潮防火措施到位，备份介质定期检测。第十二条电子财务资料传输管控（一）传输渠道：仅通过公司内网或加密商务邮箱传输，禁止使用即时通讯工具；（二）审批要求：传输前必须经接收方确认身份，传输后记录时间、对象及内容；（三）禁止性行为：禁止传输涉密资料至外部账户，禁止通过公共云盘共享；（四）风险防控点：传输链路加密，传输日志不可篡改，异常传输自动拦截。第十三条纸质资料销毁管理（一）销毁标准：存档期满资料按档案法规定销毁，临时资料经领导小组审批后销毁；（二）操作规范：使用碎纸机销毁，确保无法还原，销毁过程双人监督并记录；（三）禁止性行为：禁止将纸质资料混入生活垃圾，禁止擅自销毁涉密文件；（四）风险防控点：销毁记录纳入审计范围，定期抽查执行情况。第十四条跨部门协作中的资料交接（一）交接流程：需求部门提交申请→财务部审核→信息技术部配合→交接双方签字确认；（二）禁止性行为：禁止未经授权的资料传递，禁止在交接过程中泄露信息；（三）风险防控点：建立交接清单，使用专用传递工具，全程留痕。第十五条外部审计与监管配合（一）配合要求：及时提供完整资料，配合审计质询，禁止隐瞒或提供虚假资料；（二）禁止性行为：禁止擅自修改审计期间资料，禁止设置访问障碍；（三）风险防控点：审计资料单独管理，访问全程录像，审计结束后资料恢复原状。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制每年由牵头部门牵头，联合专责部门对制度执行情况进行评估，结合监管政策、业务变化和技术发展，于每年X月X日前完成修订。重大调整需经领导小组审议通过。第十七条风险识别预警机制（一）排查周期：每月由财务部牵头，信息技术部配合开展风险排查，每季度发布预警通报；（二）评估标准：根据事件影响范围、发生概率、整改难度确定风险等级（红/黄/蓝）；（三）重点预警情形：系统漏洞、人员违规操作、存储设备故障、自然灾害等。第十八条合规审查机制（一）审查嵌入环节：查阅申请审批、资料导出、备份操作、销毁过程；（二）审查标准：是否履行审批程序、是否符合授权范围、是否留痕可查；（三）硬性规定：未经合规审查的财务资料相关操作一律无效，并追究责任。第十九条风险应对机制（一）一般风险处置：由专责部门制定整改方案，限时修复，牵头部门跟踪落实；（二）重大风险处置：启动应急预案，领导小组立即介入，信息技术部切断非必要访问，财务部调整备份策略；（三）上报要求：重大事件24小时内上报至领导小组，必要时向监管机构报告。第二十条责任追究机制（一）违规情形：未经授权查阅、违规传输、备份失效、销毁不合规等；（二）处罚标准：警告→通报批评→绩效扣减→纪律处分，情节严重移送司法机关；（三）追溯机制：对历史遗留问题开展排查，发现违规一律严肃处理。第二十一条评估改进机制（一）评估周期：每半年由内审部牵头，对制度有效性进行评估；（二）评估内容：流程覆盖率、操作符合率、风险发生率、整改完成率；（三）优化方式：基于评估结果调整制度条款、完善控制措施。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障（一）各级领导须定期听取财务资料管理情况汇报，对重大事项作出决策；（二）设立专项管理联络员，各部门指定专人负责制度传达与执行监督。第二十三条考核激励机制（一）纳入绩效考核：将制度执行情况作为部门年度考核指标，权重不低于X%；（二）正向激励：对在风险防控中表现突出的集体和个人予以奖励。第二十四条培训宣传机制（一）分层培训：管理层培训侧重合规履职，全员培训侧重操作规范；（二）培训记录：建立培训档案，新员工必须考核合格后方可上岗；（三）宣传载体：发布合规手册、张贴警示标语、开展案例教育。第二十五条信息化支撑（一）系统建设：开发财务资料管理平台，实现查阅申请自动化审批、备份自动执行、操作日志不可篡改；（二）技术防护：部署数据防泄漏系统，对异常行为实时告警；（三）运维保障：信息技术部建立7×24小时应急响应机制。第二十六条文化建设（一）制度宣导：每年开展“财务合规月”活动，强化全员意识；（二）承诺书制度：全体员工签署《财务资料保护承诺书》；（三）典型选树：定期表彰合规典范，营造“人人重合规”氛围。第二十七条报告制度（一）风险事件报告：即时上报至专责部门，48小时内形成调查报告；（二）年度报告：牵头部门于次年X月X日前提交管理情况报告，内容包括：制度执行情况、风险事件汇总、改进措施；（三）报告内容要求