乙供材料采购制度

乙供材料采购制度第一章总则第一条依据国家相关法律法规及行业规范，结合集团母公司关于企业内部控制与供应链管理的指导意见，以及本公司为防控采购风险、规范乙供材料管理、提升供应链安全水平的内部需求，特制定本制度。制度旨在明确乙供材料采购全流程的管理要求，规范业务行为，防范操作风险，确保采购活动合法合规、高效有序。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在乙供材料采购活动中的管理行为，覆盖从需求识别、供应商选择、合同签订、履约监督到付款结算等所有业务场景。乙供材料指由业务部门或下属单位自行采购、非集团集中采购目录内的原材料、零部件、辅料等物资。第三条本制度中下列术语含义如下：（一）“乙供材料专项管理”指公司针对乙供材料采购活动，从制度建设、风险防控、流程优化、监督考核等方面实施的全过程管理。其外延包括但不限于供应商准入、招标采购、合同执行、质量检验、付款管理及风险处置等环节。（二）“乙供材料采购风险”指在乙供材料采购过程中可能出现的合规瑕疵、操作失误、信息泄露、供应商违约等导致公司利益受损或管理失效的潜在问题。（三）“乙供材料合规”指乙供材料采购活动严格遵循国家法律法规、行业准则及公司内部管理制度，确保业务行为的合法性、合理性及正当性。第四条乙供材料专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则。所有乙供材料采购活动均纳入制度管理范围，不留监管空白。（二）责任到人原则。明确各层级、各岗位的管理职责，确保责任可追溯。（三）风险导向原则。聚焦高风险环节，实施差异化管控措施。（四）持续改进原则。定期评估管理效果，优化制度流程，适应内外部环境变化。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对乙供材料专项管理负总责，承担领导责任；分管领导为直接责任人，负责组织协调、监督落实。公司设立专项管理领导小组，由分管领导担任组长，成员包括财务部、法务部、审计部及各业务部门负责人。第六条专项管理领导小组行使以下职权：（一）统筹乙供材料专项管理制度建设，审议重大管理事项；（二）审批高风险采购项目的决策方案；（三）监督各部门管理落实情况，定期开展考核评价；（四）决策重大风险事件的处置方案。第七条牵头部门（由采购部担任）职责：（一）负责专项管理制度修订与解释，组织培训宣贯；（二）建立供应商数据库，实施分级分类管理；（三）监督采购流程合规性，开展过程审计；（四）汇总分析风险数据，提出改进建议。第八条专责部门（由法务部、财务部、审计部担任）职责：（一）法务部负责采购合同的法律审核、合规性评估；（二）财务部负责采购预算管控、付款审批监督；（三）审计部负责采购活动的独立审计与风险评价。第九条业务部门/下属单位职责：（一）提出乙供材料采购需求，配合供应商尽职调查；（二）监督供应商履约情况，及时反馈异常问题；（三）落实本领域风险防控措施，开展自查自纠。第十条基层执行岗（采购专员、业务经办人员等）职责：（一）严格遵守采购操作规程，执行授权审批；（二）如实记录采购活动，妥善保管相关资料；（三）发现违规行为或风险隐患，及时向主管报告。第三章专项管理重点内容与要求第十一条供应商准入管理。采购前开展尽职调查，核实供应商资质、财务状况、商业信誉及行业评价，建立合格供应商名录，实行动态调整。第十二条采购流程规范。除小额采购外，均须通过比价或招标方式确定供应商，禁止直接指定采购。采购需求应明确规格、数量、价格等要素，避免模糊条款。第十三条合同签订管理。乙供材料采购合同应包含价格、交付、质量、违约责任等核心条款，重要合同须经法务部审核。签订前确认供应商信用等级，高风险供应商需追加担保或抵押。第十四条价格管控要求。采购价格不得高于市场公允水平，建立价格监测机制，异常价格波动应及时上报。禁止向特定供应商输送超额利润。第十五条质量检验管理。采购材料入库前必须检验，特殊物资需第三方机构检测，检验不合格的不得入库使用，责任追溯至采购方。第十六条付款管理。严格按合同约定支付货款，禁止无合同、无发票付款，大额付款需经多级审批。逾期付款应与供应商协商利率补偿。第十七条信息保密。采购过程中涉及的商业秘密、技术信息等，未经许可不得泄露，供应商需签署保密协议。第十八条违约处置。供应商未按时交货、质量不合格等，应依法索赔，情节严重的列入黑名单。采购方延迟付款需承担违约责任，但不影响索赔权利。第十九条风险防控重点。（一）防范供应商“围标”“串标”风险，招标过程全程留痕；（二）防范价格垄断风险，建立价格异常预警模型；（三）防范信息泄露风险，采购数据分级存储加密；（四）防范供应链中断风险，关键物资建立备选供应商机制。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新。每年至少修订一次，根据《企业内部控制基本规范》《采购法》等法规变化及业务需求调整条款，修订后30日内发布实施。第二十一条风险识别预警。每季度开展风险排查，分级评估（一般/重大/紧急），发布预警通知，明确责任部门及应对措施。第二十二条合规审查嵌入。采购需求、合同签订、验收付款等环节嵌入合规审查节点，未经审查不得实施，审查记录永久存档。第二十三条风险处置流程。一般风险由业务部门自行处置，重大风险上报专项管理领导小组协调，紧急风险启动应急预案。第二十四条责任追究机制。违反制度行为的，视情节轻重给予警告、罚款、降级等处理，涉嫌违法的移交司法机关。处罚标准纳入员工手册。第二十五条评估改进机制。每年开展管理有效性评估，通过问卷调查、数据分析等方法，形成评估报告，优化制度漏洞。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障。各级领导签订管理责任书，将专项管理纳入述职考核，确保资源投入到位。第二十七条考核激励机制。专项合规情况纳入部门年度考核，优秀案例予以表彰，违规行为取消评优资格。第二十八条培训宣传机制。管理层每月接受合规履职培训，一线员工每季度学习操作规范，培训考核不合格者不得上岗。第二十九条信息化支撑。通过ERP系统实现采购流程线上化，自动校验数据合规性，风险实时监控。第三十条文化建设。编制《乙供材料合规手册》，全员签署承诺书，通过宣传栏、内刊等形式强化合规意识。第三十一条报告制度。每月25日前提交风险事件报告，每年12月31日前提交年度管理报告，内容涵盖数据统计、问题整改、制度优化等。第六章