交易伙伴安全的书面制度

交易伙伴安全的书面制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国网络安全法》《数据安全法》《个人信息保护法》等相关法律法规，参照《XX集团企业内部控制规范体系》及公司《风险管理管理办法》等内部规定制定。旨在规范交易伙伴管理流程，防范合作风险，保障公司资产安全与业务连续性，满足合规管理要求，推动业务健康发展。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖采购、销售、外包、供应链、技术合作等业务场景下的交易伙伴准入、评估、合作、监控及退出管理全流程。第三条本制度下列术语定义如下：（一）“交易伙伴专项管理”是指公司围绕交易伙伴的尽职调查、风险评估、合规审查、合作监控、争议处置等环节建立的一整套管理机制。（二）“专项风险”是指因交易伙伴资质不合规、履约能力不足、商业行为不当、安全防护缺陷等可能导致公司财产损失、声誉受损或业务中断的潜在威胁。（三）“XX合规”是指交易伙伴及其提供的商品、服务、技术等符合国家法律法规、行业准则及公司内部规范要求，包括但不限于资质合规、数据合规、安全合规、反商业贿赂等。第四条交易伙伴专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：确保所有交易伙伴均纳入管理范围，无死角、无盲区；（二）责任到人原则：明确各级管理主体的职责边界，确保任务落实到具体岗位；（三）风险导向原则：优先管控高风险领域与交易伙伴，动态调整管理策略；（四）持续改进原则：通过动态评估与优化，不断提升管理效能与适应性。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司交易伙伴专项管理负总责，承担第一责任人的领导责任；分管领导对专项管理直接负责，统筹决策与资源协调。第六条设立“交易伙伴专项管理领导小组”，由公司主要负责人牵头，分管领导主持，成员包括牵头部门负责人、专责部门负责人及关键业务部门代表。领导小组负责：（一）统筹制定与修订专项管理制度；（二）审批重大风险处置方案与专项管理资源分配；（三）监督评估专项管理成效，定期向公司决策层报告。第七条设立“交易伙伴专项管理办公室”（由XX部门牵头），作为日常执行机构，负责：（一）牵头开展交易伙伴风险识别与分级分类；（二）组织专项培训与合规宣贯；（三）建立风险预警数据库与处置台账；（四）协调跨部门协作事项。第八条明确三类管理主体职责：（一）牵头部门（XX部门）：1.制定专项管理制度与操作流程；2.搭建交易伙伴评估模型与工具；3.组织专项风险排查与合规考核；4.评估制度有效性并推动优化。（二）专责部门（包括但不限于法务部、风控部、技术部）：1.法务部：审核交易伙伴法律合规性；2.风控部：评估财务与履约风险；3.技术部：检测安全防护能力；（三）业务部门/下属单位：1.落实交易伙伴尽职调查要求；2.负责日常合作过程中的风险监控；3.完成问题整改与闭环管理。第九条明确基层执行岗（如采购专员、项目经理等）职责：（一）严格遵守交易伙伴准入标准；（二）及时上报可疑交易行为与风险事件；（三）签署岗位合规承诺书，确认知悉并履行职责。第三章专项管理重点内容与要求第十条交易伙伴准入管理：业务部门应通过第三方征信平台、行业数据库、实地考察等方式核实交易伙伴资质，重点审查营业执照、行业许可、财务报表、诉讼记录等，禁止与失信企业合作。第十一条尽职调查：对核心交易伙伴开展深度背景核查，包括但不限于：（一）企业征信：查询经营状态、行政处罚、司法涉诉等；（二）财务审计：审查近三年财务报表，识别资金链风险；（三）技术评估：测试技术实力与安全能力，适用于技术合作场景；（四）道德审查：排查关联交易、商业贿赂风险。第十二条合同签订管理：所有交易合同必须经专责部门审核，重点关注：（一）违约责任条款：明确违约情形与赔偿标准；（二）保密协议：约定数据与商业信息保护义务；（三）退出机制：约定解除条件与资产处置流程。第十三条合作过程监控：业务部门应建立交易伙伴履约评估机制，包括：（一）进度跟踪：定期检查服务或交付质量；（二）风险预警：发现异常行为（如延迟交付、质量下降）应立即上报；（三）动态调整：对高风险交易伙伴实施更严监管。第十四条数据安全管控：针对数据处理类交易伙伴，必须：（一）签署数据安全责任书；（二）通过等保测评或第三方安全认证；（三）建立数据跨境传输审批流程。第十五条安全防护协同：要求交易伙伴落实以下安全要求：（一）部署防火墙、入侵检测系统等基础防护；（二）定期开展安全培训，提升员工安全意识；（三）配合公司安全审计与漏洞修复工作。第十六条争议处置：建立交易纠纷应急流程，包括：（一）分级上报：一般纠纷由业务部门协调，重大纠纷由领导小组决策；（二）证据固定：保存合同、沟通记录等关键材料；（三）第三方介入：必要时引入调解机构或仲裁委员会。第十七条退出管理：终止合作时必须：（一）提前通知交易伙伴，明确资产交接方案；（二）评估合作遗留风险，制定补救措施；（三）归档所有合作资料，做好历史记录管理。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新：牵头部门每年结合法规变化、业务案例及风险评估结果，修订专项管理制度，报领导小组批准后执行。第十九条风险识别预警：建立季度轮动排查机制，由专责部门牵头，输出风险清单与处置建议，发布预警通知时明确责任部门与整改时限。第二十条合规审查嵌入业务流程：关键环节实施“三道防线”审查，包括：（一）业务部门初审：核对交易伙伴基本信息；（二）专责部门复审：审核合规性文件；（三）领导小组终审：决定重大合作事项。第二十一条风险应对分级处置：（一）一般风险：由业务部门制定整改计划，专责部门监督；（二）重大风险：启动应急预案，领导小组统筹资源处置，必要时上报公司决策层。第二十二条责任追究：对违规行为实施“双罚制”，包括：（一）行政处罚：通报批评、绩效考核扣分；（二）纪律处分：情节严重者按公司制度处理；（三）经济处罚：因违约导致损失的，追究赔偿责任。第二十三条评估改进：每年委托第三方开展专项管理有效性评估，形成《评估报告》，重点分析制度覆盖率、风险处置及时性、员工参与度等指标。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：各级领导干部应签署《专项管理责任书》，明确“一岗双责”，确保制度落实。第二十五条考核激励：将专项合规情况纳入部门绩效考核与评优标准，优秀案例纳入公司培训材料。第二十六条培训宣传：分层级开展培训，包括：（一）管理层：合规履职与风险管控培训；（二）专责人员：风险识别与处置技能培训；（三）一线员工：操作规范与案例警示教育。第二十七条信息化支撑：开发“交易伙伴管理平台”，实现以下功能：（一）自动化审查：通过规则引擎自动校验资质文件；（二）实时监控：动态跟踪交易伙伴行为异常；（三）知识库管理：沉淀风险评估案例与标准。第二十八条文化建设：通过以下措施营造合规氛围：（一）发布《交易伙伴合规手册》作为行为指南；（二）组织年度合规宣誓仪式，签署承诺书；（三）设立合规举报通道，匿名反馈违规线索。第二十九条报告制度：明确报告要求，包括：（一）风险事件报告：2小时内上报初步信息，24小时内提交完整报告；