从业人员登记制度

从业人员登记制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国劳动合同法》等相关法律法规，以及《集团母公司企业内部控制管理办法》《企业合规管理纲要》等内部规章制定，旨在规范从业人员登记管理，防控登记环节的专项风险，提升人力资源管理的合规性与科学性，保障企业运营安全与合法权益。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位全体员工，以及新入职、离职、转岗、派遣、实习生等各类从业人员的登记管理。业务场景涵盖但不限于招聘引进、合同签订、社保缴纳、职业培训、档案管理、离职交接等全流程。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）“从业人员登记管理”指企业依据法律法规及内部制度要求，对从业人员身份信息、资质证件、岗位信息、劳动关系等关键要素进行登记、审核、更新、存档的全过程管理活动。（二）“登记管理风险”指因登记信息错误、登记流程缺失、登记时效滞后等导致的法律责任风险、运营中断风险、数据安全风险等。（三）“合规登记”指从业人员登记内容与法律法规、集团制度及业务场景要求完全一致，且无虚假、遗漏、延迟等情形。（四）“动态登记”指根据从业人员状态变化（如离职、转岗、资质过期）及时更新登记信息的制度要求。第四条从业人员登记管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的原则：（一）全面覆盖原则：所有从业人员及相关登记事项均纳入管理范围，不留盲区；（二）责任到人原则：明确各级管理主体职责，确保每项登记任务落实至具体岗位；（三）风险导向原则：聚焦高风险登记环节（如劳务派遣备案、特殊工种资质登记），强化管控；（四）持续改进原则：通过定期评估与优化，提升登记管理效率与质量。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为本制度实施的第一责任人，对从业人员登记管理工作的全面成效负总责；分管人力资源、运营的领导为直接责任人，统筹具体落实。第六条设立从业人员登记管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人牵头，分管领导及人力资源、法务、财务、信息等相关部门负责人组成，主要履行以下职能：（一）统筹全公司从业人员登记管理制度的制定与修订；（二）决策重大登记管理事项，审批专项资源投入；（三）监督各层级履职情况，协调跨部门协作难题。第七条明确三类主体的职责分工：（一）人力资源部（牵头部门）：1.统筹制定和完善本制度及配套细则；2.组织开展从业人员登记专项风险排查；3.负责全公司登记信息的汇总、审核与归档；4.落实培训宣贯，提升全员登记合规意识。（二）法务部（专责部门）：1.审核登记管理流程的合法性、合规性；2.优化关联法律法规的更新对接机制；3.提供登记纠纷的合规咨询与风险处置支持。（三）各部门及下属单位（业务部门）：1.落实本单位从业人员登记的主体责任；2.按要求及时提交登记申请材料，确保信息真实准确；3.开展日常自查，防范本领域登记风险。第八条基层执行岗位（如招聘专员、人事助理）应履行以下合规操作责任：（一）严格核对登记信息来源的合法性，拒绝虚假申报；（二）通过系统或台账建立登记风险台账，及时上报异常情况；（三）签署岗位合规承诺书，明确个人在登记环节的义务。第三章专项管理重点内容与要求第九条新员工入职登记环节：必须同步核查身份证、学历证明、职业资格证书等关键材料原件，留存复印件及电子扫描件，确保信息与社保系统、工资系统数据一致。禁止使用代签、伪造材料办理登记。第十条劳务派遣人员登记管理：须在签订派遣协议后X日内完成派遣单位资质审核，核对派遣人员《劳务派遣许可证》、派遣合同等文件，并在系统中标注派遣关系，严禁虚假派遣登记。第十一条外籍人员登记管理：除常规登记外，须核查《工作许可通知》《居留许可》等证件，确保工作类居留期限与劳动合同一致，每月X日前更新签证状态，防范工作许可失效风险。第十二条特殊工种人员登记管理：对电工、焊工等需持证上岗的人员，须在系统中建立“资格有效期预警”机制，持证过期前X日自动提示复核，禁止无证上岗登记。第十三条社保与公积金登记管理：确保登记基数与员工实际工资匹配，每月X日前完成申报，跨区域流动人员须同步更新参保地信息，避免双重缴费或缴费中断。第十四条关联交易人员登记管理：对存在上下级亲属、夫妻关系等关联关系的员工，须在登记系统中标注关联关系，并在年度审计时重点核查是否存在利益输送风险。第十五条职业培训登记管理：新员工岗前培训、在岗技能提升培训等须在系统中登记培训内容、时长、考核结果，作为绩效与晋升依据，禁止虚报培训时长。第十六条人员离职登记管理：离职人员须在解除合同后X日内完成档案、系统信息清理，财务部同步核销工资社保账户，防止资金挂账风险。第十七条档案信息登记管理：纸质档案与电子档案须同步更新，重要档案（如职称评定材料）须双人核对，确保归档完整性，禁止遗失或篡改登记记录。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：人力资源部每年X月牵头评估法规政策变化（如《个人信息保护法》修订），于X季度完成制度修订，并发布更新通知。第十九条风险识别预警机制：每季度开展一次从业人员登记专项风险排查，采用“风险点-影响程度-发生概率”矩阵评估，对高风险项（如外籍人员居留过期）建立预警台账。第二十条合规审查机制：将登记合规审查嵌入关键业务节点：（一）招聘入职前必须完成登记审查，未经审查不得签发offer；（二）劳务派遣合同签订前必须完成资质与人员双重审查；（三）年度审计时必须抽查登记记录的完整性与准确性，实行“一票否决”制。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险（如登记信息错误）：由业务部门限期整改，人力资源部跟踪确认；（二）重大风险（如外籍人员非法工作）：立即冻结相关业务，法务部启动合规处置程序，按权限上报。第二十二条责任追究机制：（一）登记错误导致罚款的，由直接责任人承担X%赔偿责任，情节严重者取消评优资格；（二）连续出现同类错误的部门，部门负责人降级考核，并通报全公司。第二十三条评估改进机制：每年X月开展登记管理有效性评估，通过员工满意度抽样、业务差错率统计等方式，形成改进报告并纳入部门绩效考核。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：各层级负责人须在月度会议中强调登记管理要求，重大问题通过领导小组联席会议协调解决，确保制度执行不打折。第二十五条考核激励机制：将登记管理得分（占年度考核X%）与绩效奖金、晋升挂钩，对连续考核前X名的部门授予“登记管理示范岗”称号。第二十六条培训宣传机制：（一）管理层：每半年开展一次合规履职培训，内容涵盖登记管理法律责任；（二）一线员工：新员工入职前必须完成登记合规线上测试，满分X分以上为合格。第二十七条信息化支撑：通过HR系统实现登记信息自动校验（如身份证校验）、变更自动推送、预警自动提醒，关键操作留痕存档。第二十八条文化建设：每年X月举办“合规登记月”活动，通过案例分享、知识竞赛等形式，强化“人人都是合规员”意识。第二十九条报告制度：人力资源部每月向领导小组提交《从业人员登记管理月报》，内容包含登记总量、差错率、整改完成率等核心指标。第六