代理记账公司制度管理制度

代理记账公司制度管理制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》等国家法律法规，以及行业关于代理记账服务管理的相关准则和规范，结合公司实际情况制定。旨在规范代理记账业务流程，防控财务风险，提升服务质量和合规水平，维护公司及客户的合法权益。同时，响应集团母公司关于强化内部控制、防范专项风险的总体要求，满足公司业务发展对精细化管理的内部需求。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖代理记账业务的各个环节，包括客户信息管理、会计凭证处理、税务申报、财务报告编制、客户服务及档案管理等场景。第三条本制度涉及以下核心术语：（一）“代理记账专项管理”指公司为规范代理记账业务，通过制度、流程、技术等手段，对风险点进行识别、评估、控制、监督和改进的系统性管理活动。其外延包括业务准入、操作执行、合规审查、风险处置等全流程管理。（二）“专项风险”指代理记账业务中可能引发财务差错、税务处罚、客户投诉、法律责任等不良后果的潜在因素，如数据泄露、会计处理不当、政策理解偏差等。（三）“合规管理”指公司及员工在代理记账业务中严格遵守法律法规、行业规范及公司内部制度的行为准则与监管体系。第四条代理记账专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：管理范围覆盖所有代理记账业务场景，不留死角。（二）责任到人：明确各层级、各部门的管理职责，实现责任闭环。（三）风险导向：以风险防控为核心，优先处理高风险环节。（四）持续改进：定期评估管理效果，优化制度与流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司代理记账专项管理负总责，承担第一责任人的领导责任；分管领导承担直接责任，负责组织落实、监督考核及重大风险处置。第六条设立代理记账专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导主持，财务部、业务部、法务部及IT部等相关部门负责人组成。领导小组职责包括：统筹管理制度的制定与修订；协调跨部门重大风险处置；审批高风险业务的操作规范；监督年度管理目标的完成情况。第七条牵头部门职责如下：（一）财务部：负责代理记账业务的合规性审核，组织业务流程优化，牵头风险排查与应对。（二）业务部：负责客户服务规范，处理客户投诉，收集业务风险信息。（三）法务部：提供合规咨询，审查合同条款，监督法律风险防控。（四）IT部：负责系统工具开发与维护，保障数据安全与系统稳定。第八条专责部门职责如下：（一）财务部专责岗：负责会计凭证审核标准制定，监督税务申报合规性，组织内部审计。（二）业务部专责岗：负责客户尽职调查，管理客户档案，制定服务话术及操作手册。（三）法务部专责岗：负责合同履约监督，出具法律合规意见，处理法律纠纷。第九条业务部门及下属单位职责如下：（一）严格执行公司代理记账操作规范，落实客户分级管理要求。（二）开展日常风险自查，及时发现并上报异常情况。（三）配合领导小组开展专项检查与整改。第十条基层执行岗责任如下：（一）岗位合规承诺：签署《代理记账岗位合规承诺书》，明确自身职责与违规后果。（二）风险上报义务：对发现的业务风险、客户投诉、系统故障等及时上报，不得瞒报、漏报。第三章专项管理重点内容与要求第十一条客户信息管理：建立客户信息档案，包括身份证明、经营资质、财务状况等，确保信息真实完整。禁止泄露客户商业秘密，定期核对客户信息有效性。第十二条会计凭证处理：严格遵循会计准则，确保凭证要素齐全、科目准确、附件完整。严禁伪造、篡改原始凭证，禁止未经授权的凭证调整。第十三条税务申报管理：准确计算税额，按时完成申报，确保申报数据与财务数据一致。禁止虚开发票、骗取退税等违法行为。重点防控点包括发票管理、留抵退税申报、税收优惠政策适用等环节。第十四条财务报告编制：按照客户需求编制财务报表，确保数据准确、格式规范。禁止选择性披露关键信息，禁止未经客户授权对外提供报告。第十五条客户服务管理：规范服务响应流程，明确服务时效，妥善处理客户投诉。禁止推诿责任，禁止泄露客户隐私。第十六条内部控制管理：制定操作权限清单，实行不相容岗位分离，定期开展内部审计。禁止越权操作，禁止串通舞弊。第十七条档案管理：建立凭证、报表、合同等档案管理制度，确保纸质与电子档案安全、完整、可追溯。禁止擅自销毁、篡改档案。第十八条合规审查标准：（一）业务操作前需经专责部门审核，未经审核不得实施。（二）合同签订前需附合规性评估意见。（三）重大业务变更需重新履行审批程序。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：每年由牵头部门组织评估，根据法规变化、业务调整、风险事件等修订制度。重大修订需经领导小组审批。第二十条风险识别预警机制：每季度开展专项风险排查，采用“风险矩阵法”进行分级（一般、重要、重大），发布预警通知并明确防控措施。第二十一条合规审查机制：嵌入业务流程关键节点，包括：（一）客户签约前：审查客户资质与经营合规性。（二）凭证处理中：抽查凭证合规性，发现异常立即暂停操作。（三）税务申报后：核对申报数据与账务数据一致性。第二十二条风险应对机制：（一）一般风险：由业务部门整改，专责部门监督。（二）重大风险：启动应急预案，领导小组协调处置，必要时上报监管机构。（三）责任协同：明确风险处置中的牵头部门与配合部门，建立会商机制。第二十三条责任追究机制：（一）违规情形：包括泄露客户信息、财务差错、税务处罚等，按《员工手册》处理。（二）处罚标准：轻微违规约谈诫勉，重大违规解除劳动合同并追究连带责任。第二十四条评估改进机制：每年开展管理有效性评估，通过客户满意度、风险发生率、处罚次数等指标衡量成效，提出优化建议。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：各级领导需签署《专项管理责任书》，明确年度目标与考核指标。第二十六条考核激励机制：将合规情况纳入部门年度考核，优秀团队奖励，违规团队扣减绩效。第二十七条培训宣传机制：（一）管理层：每年组织合规履职培训，强化责任意识。（二）一线员工：每季度开展操作规范培训，考核合格后方可上岗。第二十八条信息化支撑：通过业务系统实现：（一）凭证电子化流转，自动校验合规性。（二）风险预警推送，实时监控异常操作。第二十九条文化建设：（一）编制《代理记账合规手册》，人手一册。（二）每年签署《合规承诺书》，强化意识。第三十条报告制度：（一）风险事件每月汇总上报，重大事件即时上报。