监理合同订立的程序要求和注意事项

监理合同订立的程序要求和注意事项监理合同作为建设工程领域的关键法律文件，其订立过程直接影响项目管理的规范性和各方权益的保障。监理合同的订立并非简单的签字盖章行为，而是涉及法律合规、技术匹配、商务谈判、风险防控的系统性工作。本文从法律框架、程序要求到实操要点，系统阐述监理合同订立的全流程规范。一、监理合同订立的法律框架与基本原则监理合同订立必须严格遵循《中华人民共和国民法典》合同编的基本规定，同时受《中华人民共和国建筑法》《建设工程质量管理条例》等专门法律规范调整。根据《建筑法》第三十一条规定，实行监理的建筑工程，建设单位应当委托具有相应资质条件的工程监理单位监理，并订立书面委托监理合同。这一强制性要求确立了监理合同的书面要式属性。监理合同订立应遵循四项基本原则。一是合法性原则，合同主体、内容、程序均需符合法律法规，不得违反工程建设强制性标准。二是平等自愿原则，发包人与监理人的法律地位平等，任何一方不得将自己的意志强加给对方。三是公平诚信原则，合同权利义务应均衡配置，不得利用优势地位设定显失公平的条款。四是资质匹配原则，监理人必须具备与工程规模、技术复杂程度相适应的资质等级，根据《工程监理企业资质管理规定》，甲级资质可承担所有专业工程类别建设工程项目的工程监理业务，乙级资质可承担相应专业工程类别二级以下建设工程项目的工程监理业务。二、订立前的准备工作与资格审查监理合同订立前的准备工作是防范履约风险的第一道防线，通常需要2-3周时间完成。第一步是明确监理需求范围。建设单位应组织技术、造价、法务等部门，编制《监理任务说明书》，明确工程概况、监理范围、工作内容、服务期限、质量目标等核心要素。说明书应具体界定监理工作阶段，是仅包含施工阶段监理，还是涵盖勘察、设计、保修等全过程监理。对于大型复杂项目，建议采用WBS工作分解结构，将监理服务细分为质量控制、进度控制、投资控制、安全管理、合同管理、信息管理等可量化模块。第二步是监理单位资格预审。建设单位应要求潜在监理人提供有效期内的资质证书、营业执照、近三年财务报表、类似工程业绩清单、总监理工程师及主要监理人员的资格证书和社保缴纳证明。根据《建设工程监理合同（示范文本）》使用要求，总监理工程师必须持有注册监理工程师证书，且在同一时期只能担任一项委托监理合同的项目总监理工程师工作。资格预审应建立评分表，对资质等级、业绩匹配度、人员配置、技术能力、信誉状况等维度进行量化打分，得分低于60分者应予以淘汰。第三步是招标文件编制与发售。依法必须招标的项目，招标文件应严格遵循《标准监理招标文件》编制，明确投标截止时间、开标时间、评标办法、合同条款等内容。招标文件中的监理服务期限应明确起止日期，一般从合同生效之日起至工程竣工验收合格之日止，保修阶段监理服务可另行约定。监理服务费用应明确计价方式，可采用政府指导价基础上的浮动费率，或人月单价法、总价法等方式。招标文件发售期不得少于5日，从发售之日起至投标截止之日止不得少于20日。三、合同条款拟定与谈判要点监理合同条款拟定是技术性最强的环节，建议采用住建部、工商总局联合发布的《建设工程监理合同（示范文本）》（GF-2012-0202）作为基础框架，该示范文本包含协议书、通用条件、专用条件三部分。协议书部分应明确工程名称、地点、规模、监理范围、服务期限、总监理工程师姓名、签约酬金等核心信息。通用条件具有普遍适用性，一般不宜修改。专用条件是针对项目特点对通用条件的补充和细化，是谈判的重点。专用条件谈判应重点关注八个方面。①监理工作范围和内容，应具体列出监理人需出具的报告种类和频次，如每周监理例会纪要、每月监理月报、分部工程验收报告等。②监理服务期限，应明确非监理人原因导致工期延误的，监理服务期相应顺延，且建设单位应支付附加工作酬金。③监理酬金计算与支付，应约定预付款比例（一般为合同价的10%-20%）、进度款支付节点（如按月或按季度支付）、结算方式。根据《建设工程监理与相关服务收费管理规定》，监理服务收费基准价可根据工程概算投资额分档定额计费。④总监理工程师及监理机构人员配置，应列出主要监理人员名单、专业、职称、岗位、进场时间，并约定未经建设单位同意不得更换，否则承担违约责任。⑤监理人义务，应明确监理人需审查施工组织设计、专项施工方案、工程材料、设备质量等具体工作内容。⑥建设单位义务，应明确建设单位需在约定时间内提供工程资料、协调参建各方关系、按时支付监理酬金等。⑦违约责任，应约定监理人未按合同约定履行义务导致工程质量、进度、投资失控的，应承担相应赔偿责任，赔偿额度一般不超过监理酬金总额（不含税金）。⑧争议解决方式，可约定向项目所在地人民法院提起诉讼，或提交某某仲裁委员会仲裁。谈判过程中，建设单位应组织技术、造价、法务人员组成谈判小组，对监理人提出的合理化建议予以采纳，对不合理条款坚决否决。对于监理酬金，应在市场询价基础上，结合工程复杂程度、监理服务深度、风险因素等综合确定，避免单纯追求低价导致监理服务质量下降。谈判应形成书面纪要，经双方签字确认后作为合同附件。四、审查、批准与签署程序合同草案拟定后，必须履行严格的内部审查程序。第一步是法务合规性审查。法务部门应重点审查合同主体资格、条款合法性、违约责任对等性、争议解决条款有效性等。审查应出具书面意见，对存在法律风险的条款提出修改建议。根据《民法典》第四百九十七条规定，提供格式条款一方不合理地免除或者减轻其责任、加重对方责任、限制对方主要权利的，该条款无效。因此，建设单位不得利用优势地位在合同中设置霸王条款。第二步是技术经济审查。技术部门应审查监理工作范围是否完整、人员配置是否满足工程需要、监理设施配备是否合理。造价部门应审查监理酬金计算是否准确、支付条款是否合理、是否存在漏项或重复计费。对于酬金计算，应依据《建设工程监理与相关服务收费标准》进行复核，采用费率法的，监理服务收费基准价=计费额×基准费率，浮动幅度上下不超过20%。第三步是内部审批。根据建设单位内部管理制度，合同需经部门负责人、分管领导、主要领导逐级审批。审批应留存完整的流转记录，审批人应在合同审批单上签署明确意见。对于重大项目的监理合同，建议提交单位领导班子集体决策，形成会议纪要。第四步是合同签署。审批通过后，双方应在合同文本上加盖单位公章，并由法定代表人或授权代理人签字。授权代理人签署的，应提供法定代表人签署的授权委托书。合同签署地点应明确记载，一般选择建设单位所在地或项目所在地。合同签署时间应精确到年月日，以最后一方签署日期为合同成立日期。根据《民法典》第五百零二条规定，依法成立的合同，自成立时生效，但是法律另有规定或者当事人另有约定的除外。五、全过程关键注意事项监理合同订立全过程需重点关注以下事项。一是招标过程的合规性。依法必须招标的项目，必须严格按照《招标投标法》规定的程序进行，不得化整为零规避招标、不得设置不合理条件限制或排斥潜在投标人、不得与投标人就投标价格、投标方案等实质性内容进行谈判。评标委员会应由建设单位代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标过程应全程录音录像，评标报告应由全体评标委员会成员签字确认。二是合同条款的明确性。监理合同中不得使用"大概""大约""尽可能"等模糊性词语，所有时间、数量、质量标准必须明确具体。例如，监理月报应于每月5日前提交，监理例会应每周二下午14:00召开，监理人员出勤率不得低于95%。对于监理工作成果，应明确质量标准，如监理月报应包含工程进度、质量、投资控制情况，存在问题及处理建议等内容，内容完整率应达到100%。三是风险分配的合理性。建设单位不得将本应由自身承担的风险转嫁给监理人，如政策变化风险、地质条件变化风险、第三方原因导致的工期延误风险等。对于不可抗力导致的损失，应根据《民法典》第一百八十条规定，双方各自承担自身损失，监理服务期相应顺延。四是人员稳定性的保障。总监理工程师及主要监理人员的稳定性对监理服务质量至关重要。合同中应约定监理人更换总监理工程师的，应提前14日书面通知建设单位，并征得书面同意，且更换后的人员资格不得低于原人员。未经同意擅自更换的，每更换一人次，监理人应支付合同价1%-3%的违约金。同时，建设单位也应保障监理人员的正常工作条件，不得无故要求更换监理人员。五是资料交付的完整性。合同订立时，建设单位应向监理人提供完整的工程资料，包括立项批复、规划许可证、施工图设计文件、工程地质勘察报告等，并办理资料交接手续，形成《资料移交清单》。监理人应妥善保管资料，合同终止后应如数归还。六、常见风险识别与防范措施监理合同订立过程中存在多种风险，需采取针对性防范措施。风险一是监理单位资质不符。防范措施包括：严格审查资质证书原件，通过全国建筑市场监管公共服务平台查询资质真伪和有效期；核查监理单位是否存在被责令停业整顿、降低资质等级、吊销资质证书等情形；对于异地监理单位，应核实其在项目所在地是否办理备案手续。风险二是监理人员资格不达标。防范措施包括：要求提供总监理工程师及主要监理人员的注册证书、职称证书、社保缴纳证明原件；核查总监理工程师是否有同时在两个以上项目任职的情况；对关键岗位监理人员进行面试考核，评估其专业能力。根据《注册监理工程师管理规定》，注册监理工程师每一注册有效期为3年，需确认其注册证书在有效期内。风险三是监理范围约定不清。防范措施包括：在合同附件中绘制《监理工作范围图》，明确监理工作界面；列出《监理工作清单》，详细说明每项工作的具体内容、工作标准、完成时限；对于平行发包的专业工程，应明确监理人是否承担协调管理职责。风险四是监理酬金支付争议。防范措施包括：在合同中明确监理酬金包含的具体内容，如监理人员工资、现场费用、仪器设备使用费、利润、税金等；约定支付申请的具体流程和所需资料，如监理人应提交《监理酬金支付申请表》并附监理月报；明确逾期支付的违约责任，如每逾期一日，按应付未付金额的万分之五支付违约金。风险五是合同条款与招标文件不一致。防范措施包括：合同签署前，将合同文本与招标文件、投标文件、中标通知书进行逐条比对，确保实质性条款一致；对于不一致的条款，应分析原因，属于笔误的予以更正，属于变更的应履行变更程序，并留存书面记录。风险六是阴阳合同风险。防范措施包括：坚持签署一份合同，不得就同一监理事项签订两份以上内容不一致的合同；合同签署后，应及时向建设行政主管部门办理合同备案手续；合同履行过程中，如需变更合