企业档案二合一制度

企业档案二合一制度第一章总则第一条为贯彻落实国家相关法律法规及行业监管要求，进一步规范企业内部档案管理流程，强化风险防控能力，提升档案资源利用效率，同时响应集团母公司关于统一档案管理标准的指导意见，结合本公司实际情况，特制定本制度。本制度旨在通过“档案数字化”与“档案智能化”相结合的管理模式，实现档案管理的标准化、系统化、精细化，防范因档案管理不善引发的法律风险、运营风险及合规风险，确保档案资产安全、完整、可追溯。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司运营管理全流程中涉及档案创建、收集、整理、存储、利用、销毁等环节的业务场景，包括但不限于业务合同、财务凭证、技术文档、人力资源档案、项目资料、知识产权文件等。所有涉及档案管理工作的岗位人员均应严格遵守本制度，确保档案管理符合规定要求。第三条本制度涉及以下核心术语：（一）“XX专项管理”是指通过系统性制度设计、流程管控和技术手段，对特定领域档案进行全生命周期管理的活动，包括档案的分类归档、数字化处理、安全存储及智能检索等。（二）“XX风险”是指因档案管理不当可能导致的法律诉讼、经济损失、信息泄露、责任追究等潜在危害，如档案遗失、篡改、非法访问等。（三）“XX合规”是指档案管理活动符合国家法律法规、行业规范及公司内部规章的要求，确保档案管理行为在合法合规框架内开展。第四条档案“二合一”专项管理的核心原则包括：（一）全面覆盖：档案管理范围覆盖公司所有业务领域及档案类型，不留管理盲区。（二）责任到人：明确各级管理主体及岗位人员的档案管理职责，建立责任追溯机制。（三）风险导向：以风险防控为管理重点，优先处理高风险档案事项。（四）持续改进：根据内外部环境变化及时优化档案管理制度及流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司档案“二合一”管理的第一责任人，对档案管理工作的全面有效性负总责；分管领导为直接责任人，负责具体组织、协调和监督制度的实施。第六条设立公司档案“二合一”管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导任组长，各部门负责人及下属单位代表为成员，统筹负责档案管理工作的顶层设计、重大决策及跨部门协调。领导小组下设办公室于XX部门（如办公室或信息化部门），负责日常管理事务。第七条领导小组的主要职责包括：（一）制定和完善档案“二合一”管理制度，审批重大管理事项。（二）统筹协调各部门、下属单位之间的档案管理协同工作。（三）监督档案管理制度的执行情况，定期评估管理效果。（四）决策重大风险事件的处置方案及应急预案。第八条牵头部门（XX部门）的主要职责包括：（一）负责档案“二合一”管理制度的起草、修订及解释工作。（二）组织档案管理培训，提升全员档案意识。（三）定期开展档案风险排查，监督制度执行情况。（四）推动档案数字化、智能化建设，优化管理系统功能。第九条专责部门（如财务部、法务部、人力资源部等）的主要职责包括：（一）负责本领域档案的合规性审核，确保档案内容符合业务要求。（二）优化档案管理流程，减少业务操作风险。（三）参与档案风险处置，提供专业支持。第十条业务部门及下属单位的主要职责包括：（一）落实档案“二合一”管理制度，确保本领域档案及时、准确归档。（二）开展日常档案风险防控，发现异常情况及时上报。（三）配合牵头部门及专责部门的档案管理检查工作。第十一条基层执行岗的主要职责包括：（一）严格遵守档案操作规范，确保档案记录真实、完整。（二）履行岗位合规承诺，对所接触的档案信息保密。（三）发现档案管理风险或隐患，及时向直接上级或牵头部门报告。第三章专项管理重点内容与要求第十二条档案收集与整理：所有业务活动产生的具有保存价值的文件资料，应在形成后XX日内完成收集归档，按照“一事一档”原则分类整理，确保档案逻辑清晰、要素齐全。第十三条档案数字化：纸质档案应统一扫描转化为电子版，图像质量不低于300dpi，并建立电子目录，实现快速检索。电子档案应与纸质档案同步管理，确保一致性和可追溯性。第十四条档案存储与安全：（一）纸质档案应存储在符合消防、温湿度要求的档案室，实行“双套保管”制度。（二）电子档案存储于加密服务器，设置多级访问权限，定期进行数据备份。（三）禁止擅自复制、删除或修改档案信息，变更需经审批并留痕。第十五条档案利用与借阅：（一）档案查阅需填写申请单，经直接上级或部门负责人批准后方可调阅。（二）涉密档案的利用应严格遵守保密规定，外借需报领导小组审批。（三）电子档案利用应通过系统授权访问，禁止下载或拷贝关键档案信息。第十六条档案销毁：档案销毁需严格审批，经部门负责人、牵头部门及领导小组联名签字后方可执行，销毁过程应记录并存档。第十七条档案责任追究：对擅自损毁、篡改或泄露档案的行为，视情节严重程度给予警告、降级、解职等处分，构成犯罪的依法移交司法机关处理。第十八条档案风险防控：重点防控档案遗失、信息泄露、篡改等风险，建立档案完整性校验机制，定期开展真实性核查。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：每年由牵头部门牵头，组织各部门及专责部门对制度执行情况进行评估，根据法规变化、业务调整及时修订制度，确保持续适用性。第二十条风险识别预警机制：每季度开展档案管理风险排查，对发现的问题进行分级评估，发布预警通知并限期整改，重大风险提交领导小组决策。第二十一条合规审查机制：将档案管理审查嵌入业务流程，如合同签订前需核对附件完整性、财务报销需核对凭证合规性，未经审查的档案利用行为无效。第二十二条风险应对机制：一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组成立专项小组协同处理，制定应急方案并上报集团备案。第二十三条责任追究机制：建立违规行为处罚清单，明确处罚标准，与绩效考核挂钩，对屡次违规的部门负责人进行约谈。第二十四条评估改进机制：每年委托第三方机构开展档案管理有效性评估，形成报告并制定改进计划，持续优化管理体系。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：各级领导干部应在季度会议上汇报档案管理工作进展，确保制度落实到位。第二十六条考核激励机制：将档案管理考核纳入部门及个人年度评价，优秀单位给予奖励，不合格的取消评优资格。第二十七条培训宣传机制：每年开展全员档案管理培训，管理层重点学习合规履职要求，一线员工重点掌握操作规范。第二十八条信息化支撑：建设统一的档案管理平台，实现档案电子化、流程自动化、风险实时监控，并与财务、人力资源系统对接。第二十九条文化建设：编制《档案管理合规手册》，组织全员签订承诺书，通过内刊、宣传栏等形式营造全员参与的氛围。第三十条报告制度：每月由牵头部门向领导小组提交工作简报，每半年向集团上报管理情况，内容包括风险事件、整改措施及成效。第六