公司报销流程制度

公司报销流程制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》及集团母公司关于内部控制与风险管理的相关要求，结合公司实际发展需要，为规范公司内部费用报销行为，防控财务风险，提升资金使用效益，制定本制度。制度旨在明确报销流程、职责分工、管控标准及责任追究机制，确保各项费用支出符合国家法律法规及公司内部管理规范，防范舞弊行为，维护公司利益。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。所有涉及费用报销的业务场景，包括但不限于差旅费、办公费、业务招待费、采购费等，均须遵循本制度执行。公司境外机构及分支机构发生的费用报销，应同时符合本制度规定及当地法律法规要求。第三条本制度下列术语定义如下：（一）“XX专项管理”指公司针对费用报销业务建立的全流程、全要素风险管理框架，涵盖制度建设、流程规范、风险识别、管控执行、监督评价等环节，以实现费用支出的合规、高效、透明。（二）“XX风险”指因费用报销流程不完善、职责不清、审核不严等可能导致公司资金损失、决策失误或声誉受损的潜在风险，包括虚假报销、超标准报销、重复报销等。（三）“XX合规”指公司费用报销行为严格遵守国家法律法规、行业准则及公司内部管理制度的状态，确保各项支出真实、合理、合法。第四条公司费用报销管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：报销管理覆盖所有业务场景及员工群体，确保无死角、无盲区。（二）责任到人：明确各层级、各部门在报销管理中的职责分工，实现全程可追溯。（三）风险导向：聚焦高风险环节，强化事前预防与事中控制，降低管理成本。（四）持续改进：定期评估报销管理体系有效性，优化流程，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司费用报销管理负总责，对公司费用支出的合规性、合理性承担最终责任；分管领导对公司费用报销管理工作负直接领导责任，负责组织落实制度执行、监督考核及风险防控。第六条公司设立费用报销管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，财务部、审计部、办公室等部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调费用报销管理工作，审批重大报销事项，监督评价制度执行效果，定期研究解决管理中的重大问题。第七条各部门负责人为本部门费用报销管理的第一责任人，负责组织本部门员工学习制度，监督报销行为，确保报销流程符合规定；财务部作为牵头部门，负责费用报销制度的制定与修订、流程优化、风险识别、审核监督及培训宣贯；审计部作为专责部门，负责对费用报销业务的合规性、真实性进行独立审查，提出改进建议；业务部门及下属单位作为执行主体，负责落实本领域费用报销管理要求，开展日常风险防控。第八条财务部职责包括但不限于：（一）制定、修订费用报销管理制度，细化报销标准及审批权限；（二）优化报销流程，推动报销系统建设，提升审批效率；（三）定期开展费用分析，识别异常支出，提出管控建议；（四）组织财务人员及业务骨干进行报销管理培训。第九条审计部职责包括但不限于：（一）制定费用报销审计计划，开展专项审计或抽样检查；（二）审核报销凭证的真实性、合规性，对违规行为提出处理意见；（三）评估报销管理体系的风险点，提出优化建议；（四）对重大报销事项进行事后复核，确保决策科学合理。第十条各部门及下属单位职责包括但不限于：（一）严格执行费用报销制度，确保报销行为符合标准；（二）加强内部审核，对不合理支出拒绝审批；（三）开展费用支出合理性分析，避免浪费；（四）及时反馈报销管理中的问题，配合整改。第十一条基层执行岗员工应履行以下合规操作责任：（一）认真学习费用报销制度，掌握报销标准及流程；（二）确保报销资料真实完整，不得提供虚假信息；（三）对发现的异常报销行为及时上报，不得隐瞒不报；（四）签署岗位合规承诺书，明确个人责任。第三章专项管理重点内容与要求第十二条差旅费报销管理。（一）业务操作合规标准：差旅费报销须提供真实有效的行程单、机票/火车票、住宿发票等凭证，符合公司差旅标准；国内出差每日补贴不超过X元，外地出差住宿标准不超过X元/晚。（二）禁止性行为：严禁使用虚假发票报销差旅费，严禁超标准报销，严禁将非公务活动费用纳入差旅报销。（三）重点防控点：加强出差申请审批，审核行程合理性，防止公私混用。第十三条办公费报销管理。（一）业务操作合规标准：办公用品采购须符合预算，报销时提供采购合同、发票及入库单；会议费报销须提供会议通知、参会人员签到表及费用明细。（二）禁止性行为：严禁将个人消费纳入办公费报销，严禁重复报销，严禁虚列支出。（三）重点防控点：规范采购审批流程，避免供应商利益输送。第十四条业务招待费报销管理。（一）业务操作合规标准：业务招待须符合公司规定，提供招待对象名单、发票及费用明细，招待金额不超过预算标准。（二）禁止性行为：严禁将私人宴请纳入业务招待报销，严禁超标准招待，严禁虚开发票。（三）重点防控点：严格审批招待必要性，确保招待目的明确。第十五条采购费报销管理。（一）业务操作合规标准：采购项目须符合招标或比选流程，报销时提供采购合同、发票及验收单；固定资产采购须办理入库登记。（二）禁止性行为：严禁关联交易，严禁超预算采购，严禁无合同报销。（三）重点防控点：加强供应商尽职调查，防范虚假合同风险。第十六条员工福利费报销管理。（一）业务操作合规标准：福利费发放须符合公司规定，提供发放清单及发票，福利金额不超过税法允许扣除标准。（二）禁止性行为：严禁虚列员工名单，严禁超标准发放，严禁套取福利资金。（三）重点防控点：规范福利费预算管理，防止资金挪用。第十七条报销流程管理。（一）业务操作合规标准：员工提交报销申请，部门负责人审核，财务部复核，分管领导审批，财务部支付；电子报销系统须全程留痕。（二）禁止性行为：严禁绕过审批流程，严禁多头报销，严禁篡改报销凭证。（三）重点防控点：加强审批权限控制，防止权限滥用。第十八条预算管理。（一）业务操作合规标准：报销费用须在部门年度预算范围内，超预算需额外审批；财务部定期通报预算执行情况。（二）禁止性行为：严禁超预算报销，严禁虚假预算调整。（三）重点防控点：强化预算刚性约束，防止预算突破。第十九条发票管理。（一）业务操作合规标准：报销发票须符合税法规定，电子发票须通过官方渠道查验；发票金额、内容与实际支出一致。（二）禁止性行为：严禁使用虚假发票，严禁虚开发票，严禁套开发票。（三）重点防控点：加强发票查验，防范税务风险。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制。公司每年组织一次费用报销管理制度评估，根据国家法律法规变化、行业准则调整及公司业务发展，及时修订制度；重大变更需经费用报销管理领导小组审议通过。第二十一条风险识别预警机制。财务部每季度开展费用报销风险排查，对高频问题、高风险环节进行分级评估，发布预警通知；审计部每年组织一次全面风险排查，形成风险清单。第二十二条合规审查机制。报销申请须经过部门负责人、财务部、分管领导三级审核，未经合规审查的报销申请不予办理；财务部对重点费用（如大额采购、多次招待）进行专项审查。第二十三条风险应对机制。一般风险由财务部牵头整改，重大风险由费用报销管理领导小组协调处置；风险事件须及时上报，形成闭环管理。第二十四条责任追究机制。对违规报销行为，视情节轻重给予警告、通报批评、扣减绩效、纪律处分等处理；涉嫌违法的依法移送司法机关；财务部制定违规处罚标准，与绩效考核挂钩。第二十五条评估改进机制。公司每年对费用报销管理体系进行有效性评估，形成评估报告，明确改进方向；财务部根据评估结果优化流程，提升管理效率。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障。公司主要负责人每季度听取费用报销管理工作汇报，分管领导每月召开专题会议研究解决难点问题；各部门负责人定期组织内部培训，强化责任意识。第二十七条考核激励机制。将费用报销合规情况纳入部门年度考核，考核结果与绩效奖金、评优评先挂钩；对管理优秀的部门给予奖励，对问题突出的部门进行约谈。第二十八条培训宣传机制。财务部每年组织两次费用报销制度培训，覆盖全体员工；审计部对重点岗位（如财务人员、采购人员）进行专项培训；通过内部平台发布制度解读，提升员工认知度。第二十九条信息化支撑。建设费用报销管理系统，实现流程自动化、凭证电子化、风险实时监控；系统数据与财务系统、预算系统对接，确保数据一致。第三十条文化建设。编制费用报销合规手册，明确报销标准、流程及责任；组织合规承诺活动，签订合规承诺书；设立举报电话，鼓励员工监督违规行为。第三十一条报告制度。财务部每月向费用报销管理领导小