公司采购办公用品制度

公司采购办公用品制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等国家相关法律法规，参照行业关于企业采购管理的通用准则，结合集团母公司关于内部控制与风险管理的要求，以及公司内部控制专项风险评估结果，针对公司日常运营中办公用品采购的规范化管理需求制定。制度旨在通过明确管理流程、压实各方责任、强化风险防控，实现办公用品采购的效率与合规性双提升，防范采购领域潜在的商业贿赂、利益输送、浪费损失等风险，保障公司资产安全与经营秩序稳定。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工涉及办公用品采购的各类业务场景，包括但不限于办公耗材（纸张、笔类、笔记本等）、办公设备（打印机、复印机、电脑外设等）、劳保用品（工服、安全帽等）、办公家具、办公软件及订阅服务等采购活动。任何部门或个人在办公用品采购过程中均须遵守本制度规定，确保采购行为合法合规、高效透明。第三条本制度涉及的核心术语定义如下：（一）“XX专项管理”指针对办公用品采购全过程的管理活动，涵盖需求管理、供应商管理、采购执行、验收、付款及绩效评价等环节，以制度化为手段实现风险管控与流程优化。（二）“XX风险”指在办公用品采购活动中可能引发经济损失、声誉损害或违规违纪的风险，如供应商选择不当风险、价格欺诈风险、合同履行风险、虚假验收风险等。（三）“XX合规”指办公用品采购活动严格遵守国家法律法规、行业规范及公司内部管理制度的行为，确保采购决策、流程执行、合同签订、验收支付等各环节均符合合规性要求。第四条办公用品采购专项管理的核心原则包括：（一）全面覆盖原则：确保所有采购活动均纳入制度管理范围，不留管理空白；（二）责任到人原则：明确各层级、各岗位在采购流程中的职责权限，实现责任闭环；（三）风险导向原则：聚焦高风险环节（如大额采购、供应商管理），实施差异化管控；（四）持续改进原则：通过动态评估与优化，不断提升采购管理的规范性与效率。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司办公用品采购的专项管理负总责，主持制定采购战略方向，审批重大采购决策，确保采购活动与公司整体经营目标一致。分管采购或运营的领导为专项管理的直接责任人，统筹日常管理、监督制度执行，对采购行为的合规性承担首要责任。第六条设立公司办公用品采购专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、审计部、法务部、采购部及办公室等相关部门负责人。领导小组主要履行以下职责：（一）统筹协调：统筹全公司办公用品采购管理工作，协调跨部门协作；（二）决策审批：审议年度采购计划、供应商准入标准、重大采购方案及违规处理意见；（三）监督评价：定期听取专项管理报告，监督制度执行效果，提出优化建议。第七条公司采购部为办公用品采购的牵头部门，具体职责包括：（一）制度建设：制定、修订并解释本制度，牵头组织培训宣贯；（二）供应商管理：建立合格供应商名录，定期开展供应商评估与淘汰；（三）需求统筹：汇总各部门需求，编制年度采购计划，实施集中采购；（四）风险防控：识别采购风险点，监督采购流程合规性，协助处置违规事件。第八条审计部、法务部为办公用品采购的专责监督部门，主要职责为：（一）审计部：开展采购项目专项审计，重点检查流程合规性、价格合理性、资金使用效率；（二）法务部：审核采购合同条款，提供法律合规支持，监督合同履行情况；（三）流程优化：结合审计结果，推动采购流程再造与风险点整改。第九条各部门及下属单位为办公用品采购的业务执行主体，主要职责包括：（一）需求提出：根据业务实际编制需求清单，明确采购品类、数量、用途等；（二）预算控制：遵守年度采购预算，超预算采购需履行额外审批程序；（三）验收管理：严格按标准验收货物，对质量问题及时反馈采购部协调处理；（四）日常监督：对本部门采购行为合规性负责，配合专项检查与审计。第十条各岗位员工作为办公用品采购的基层执行者，须履行以下合规责任：（一）岗位承诺：签署岗位合规承诺书，明确知晓并遵守采购制度；（二）风险报告：发现采购环节的违规行为或潜在风险，须及时向采购部或审计部报告；（三）操作规范：按流程提交需求、验收货物、办理报销，不得弄虚作假。第三章专项管理重点内容与要求第十一条需求管理。各部门须按季度编制办公用品需求清单，经部门负责人签字确认后报采购部汇总。需求清单需列明品类、数量、单价、预计使用周期及必要性说明，采购部根据库存情况及年度预算进行统筹平衡，避免重复采购与资源浪费。第十二条供应商管理。实行合格供应商名录制度，采购部定期组织供应商准入评审，评审标准包括但不限于资质合规、产品合格率、价格竞争力、服务能力及商业信誉。原则上采用招标、竞争性谈判方式确定供应商，特殊情形下经领导小组批准可采用单一来源采购。第十三条招标采购。单笔采购金额达到公司规定的XX万元标准时，须启动招标程序，通过公开招标、邀请招标或电子招标平台实施。采购部需编制招标文件，明确评审标准（如价格XX%、技术XX%、服务XX%权重组合），由法务部审核文件合规性后方可发布。第十四条价格管控。严格执行“两所两不”原则（所购物品符合使用需求、所采购价格不高于市场平均价、不接受回扣、不接受利益输送），采购部每月公示主要品类采购价格基准，各部门采购时参照基准执行，超基准XX%以上的需说明理由并报领导小组审批。第十五条合同签订。采购部与供应商签订书面采购合同，合同内容需包括品名、规格、数量、单价、总价、交货期、验收标准、违约责任等条款，并由法务部审核法律风险。合同签订后XX日内须归档至财务部备案，作为付款凭证。第十六条验收管理。各部门采购的办公用品需在到货后XX小时内完成验收，由经办人、部门负责人签字确认，对数量不符、质量不合格的须在XX日内书面反馈采购部协调退换货。验收单需随采购发票一并归档，作为财务付款依据。第十七条付款管理。财务部根据采购合同、验收单及发票审核付款申请，原则上采购金额XX万元以下的由部门负责人审批，XX万元以上的须经分管领导签字。付款需通过公司电子支付系统执行，严禁现金支付。第十八条供应商绩效评估。采购部每年对合格供应商开展综合评分，考核维度包括产品合格率、交货及时率、价格合理性、服务响应速度及合规记录，评分结果决定供应商续约或淘汰。第十九条特殊采购管控。涉及办公用品租赁、定制化设计等特殊采购，须提交专项申请说明，经领导小组审批后方可实施。租赁合同需明确租赁期限、费用标准及违约责任；定制化采购需提供设计图纸及样品确认流程。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新。采购部每年X月对照最新法律法规及行业实践评估制度适用性，收集各部门优化建议后修订发布。重大制度调整需经公司办公会审议，确保持续适应管理需求。第二十一条风险识别预警。采购部每季度开展采购领域风险排查，内容涵盖供应商是否存在异常交易、是否存在价格垄断嫌疑、是否存在合同漏洞等，形成风险清单报领导小组研判。对高风险供应商实行重点监控，必要时暂停合作。第二十二条合规审查嵌入业务。将合规审查嵌入采购流程的XX个关键节点：需求提报时审查必要性、供应商选择时审查资质合规性、合同签订时审查条款合理性、付款前审查验收单完整性。实行“未经合规审查不得实施”原则。第二十三条风险处置机制。建立分级处置预案：（一）一般风险：由采购部牵头整改，如优化合同条款、调整供应商名单；（二）重大风险：启动应急预案，成立专项调查组，必要时引入第三方介入，处置流程须在XX日内完成并上报领导小组。第二十四条责任追究。对违规行为实施“一案双查”机制，既追究直接责任人责任，也倒查管理责任。处罚标准：轻微违规通报批评，金额XX万元以上违规列入诚信黑名单，构成违法的移交司法机关。第二十五条评估改进。每半年对专项管理体系运行情况开展评估，通过问卷调查、数据统计、案例复盘等方式识别薄弱环节，形成改进报告纳入部门绩效考核。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障。公司主要负责人每年听取专项管理工作报告，分管领导每月调度进度，确保制度执行不偏离方向。设立专项管理联络员制度，各部门指定专人对接采购部工作。第二十七条考核激励机制。将办公用品采购合规情况纳入部门年度绩效考核，合规得分占部门总分XX%，与评优评先直接挂钩；个人违规行为直接影响绩效奖金及晋升资格。第二十八条培训宣传。采购部每年X月组织全员合规培训，内容涵盖制度要点、风险案例、举报渠道等，新员工入职须完成线上测试；定期发布《办公用品采购合规简报》，通报典型案例。第二十九条信息化支撑。引入电子采购系统，实现需求线上提报、供应商全生命周期管理、采购过程可追溯，通过系统自动校验价格合理性、预算匹配性等。第三十条文化建设。制作《办公用品采购合规手册》并在OA系统发布，各部门张贴合规海报，组织签署《采购合规承诺书》，营造“人人讲合规”的氛围。第三十一条报告制度。各部门须在每月X日前向采购部报送采购月报，内