维修档案管理制度简易版

一、基本原则维修档案是设备全生命周期管理的重要组成部分，是反映设备维修历史、评估设备状况、优化维修策略的关键依据。为规范维修档案管理，确保其真实性、完整性、系统性和可追溯性，特制定本制度。本制度旨在通过简化流程、明确责任，提升维修档案管理的实际效能，为日常运营与决策提供支持。二、档案构成维修档案应至少包含以下核心内容：1.基础信息：设备名称、型号规格、资产编号、所属部门、安装地点等。2.维修记录：*报修信息：报修日期、报修人、故障现象及初步判断。*派工信息：派工日期、维修负责人/团队。*维修过程：故障原因分析、采取的维修措施、更换的零部件（型号、规格、数量）、维修起止时间。*维修结果：维修后设备运行状态、验收情况（验收人、验收日期）。3.相关资料：如维修方案、技术图纸（若有）、关键零部件供应商信息等。4.费用信息：维修过程中产生的人工、材料、外协等费用明细（若适用且有管理需求）。三、管理流程（一）档案建立与收集1.设备发生故障并报修后，即启动维修档案的动态记录过程。2.维修负责人/团队在维修工作完成后，应及时、准确、完整地填写《维修记录表》（可采用标准化表格形式），确保信息真实反映维修全过程。3.维修过程中形成的各类单据（如零部件更换清单、外部服务凭证等）应作为附件，随《维修记录表》一同提交。（二）档案整理与归档1.维修工作完成并经验收合格后，由维修负责人/团队将《维修记录表》及相关附件提交至指定的档案管理人员（或部门兼职档案员）。2.档案管理人员对提交的维修档案材料进行核对，检查信息是否完整、准确。3.核对无误后，按照设备资产编号或部门分类进行统一编号、整理、装订（若为纸质），并及时归档。电子版档案应存入指定的文件夹或管理系统，并确保命名规范。（三）档案保管与防护1.纸质档案应存放在干燥、通风、避光、防火、防虫的场所，配备必要的档案柜。2.电子版档案应存储在安全可靠的服务器或存储介质中，定期进行备份，防止数据丢失或损坏。3.对涉及核心技术或敏感信息的维修档案，应采取额外的保密措施。（四）档案查阅与利用1.因工作需要查阅维修档案时，应履行必要的借阅手续，由档案管理人员登记查阅人、查阅事由、查阅日期及档案编号。2.查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。未经许可，不得擅自复制、拍摄或摘录涉密信息。3.档案借阅完毕后，应及时归还，档案管理人员进行核对后归档。4.维修档案的利用应服务于设备维护、故障分析、维修经验总结、设备更新决策等工作。（五）档案销毁与移交1.维修档案的保管期限应根据设备的使用年限及管理需求确定。对于已报废且无后续参考价值的设备，其维修档案可按规定程序进行销毁，并做好销毁记录。2.设备调拨或移交时，其维修档案应随同设备一并移交，并办理交接手续。四、职责分工1.维修人员/团队：负责如实、及时、完整地填写和提交维修过程中的各类记录及相关资料。2.档案管理人员：负责维修档案的收集、整理、归档、保管、借阅登记及日常维护工作，确保档案的安全与完整。3.各部门：配合执行本制度，指定专人负责本部门维修档案材料的初步收集与提交。4.管理部门（如设备部或行政部）：负责本制度的制定、解释、监督与修订。五、附则1.本制度适用于公司/单位内部所有设备（或指定范围设备）的维修档案管理。2.各部门可根据本制度结合实际情况，制定具体的实施细则。3.本制度自发布之日起执行，由指定管理部门负责解释和修订。通过上述简易管理制度