企业文件归档及档案管理制度表

企业文件归档及档案管理制度工具指南一、适用范围与核心目标本制度适用于各类企业（含分支机构）在运营过程中产生的各类文件材料的归档与档案管理工作，涵盖行政、人事、财务、业务、研发等全领域文件。核心目标是规范文件从形成到归档的全流程管理，保证档案的完整性、安全性、可追溯性，为企业运营决策、合规审计、历史追溯提供可靠依据。二、文件归档全流程操作步骤步骤1：文件形成与初步审核文件形成：各部门在业务开展中形成的文件（如合同、报告、会议纪要、审批单等），需按照规范格式编制，内容真实、准确、完整，明确文件形成部门、经办人及形成日期。初步审核：部门负责人对文件的规范性（如格式是否统一、内容是否完整、签字盖章是否齐全）进行审核，保证符合归档前置要求。示例：行政部组织“2024年度上半年工作总结会”，形成会议纪要后，需经行政部经理*审核签字，确认会议议题、决议事项、参会人员等信息无误后，进入下一步流程。步骤2：文件分类与编号分类标准：根据文件性质、来源及用途，采用“年度-类别-sub类别”三级分类法，具体类别包括：行政类：制度文件、会议纪要、通知公告等；人事类：劳动合同、员工档案、培训记录等；财务类：凭证、账簿、报表、审计报告等；业务类：合同、客户资料、项目方案等；研发类：技术文档、专利申请、研发报告等。编号规则：采用“字母缩写-年度-流水号”格式，例如：“XZ-2024-001”表示行政类2024年第1号文件。编号需唯一，避免重复。步骤3：整理与装订整理要求：对文件进行排序（按形成时间或逻辑顺序）、去除金属夹、修复破损页码，保证文件顺序清晰、无缺页。装订规范：采用左侧装订（或根据文件材质选择胶装、打孔装订），厚度不超过2cm；对于图纸、照片等特殊载体文件，需使用专用档案盒或文件夹单独存放，并标注对应编号。步骤4：归档移交归档时间：次年第一季度前完成上一年度文件归档，重大项目文件在项目结束后1个月内完成归档。移交流程：归档部门填写《文件归档移交清单》（含文件编号、名称、页数、保管期限、备注等信息），经部门负责人签字确认；档案管理部门核对文件清单与实物，检查数量、完整性、编号准确性，确认无误后双方签字；档案管理部门对移交文件进行登记、入库，并在档案管理系统中录入相关信息（如存放位置、电子档等）。步骤5：保管与维护存放要求：档案库房需符合“防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘”要求，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；档案柜统一编号，标签清晰，按类别分区存放。定期检查：每季度对库存档案进行抽样检查，查看是否有霉变、虫蛀、损坏等情况，发觉问题及时处理；电子档案需定期备份（本地备份+云端备份），保证数据安全。步骤6：借阅与利用借阅权限：仅限企业内部因工作需要借阅档案，借阅人需填写《档案借阅申请表》，说明借阅事由、文件名称、借阅期限，经所在部门负责人及档案管理部门负责人审批后，方可借阅。涉密档案需经总经理*审批。借阅规范：借阅期限一般不超过7天（特殊可延长至15天），借阅过程中不得涂改、抽取、勾画、损毁档案，不得复制（经批准可复印，复印件需加盖档案管理专用章）；归还时，档案管理员需检查文件完整性，确认无误后登记归还。步骤7：鉴定与销毁鉴定流程：档案管理部门每3年组织一次档案鉴定，由档案管理员、法务专员、业务部门代表组成鉴定小组，对到期档案进行价值评估，确定是否继续保存或销毁。销毁规范：对无保存价值的档案，需填写《档案销毁清单》，经总经理*审批后，由2人以上共同监销，采用粉碎或焚烧方式销毁，保证信息无法恢复；销毁后监销人签字确认，销毁清单归档保存。三、常用档案管理模板表格表1：文件归档移交清单序号文件编号文件名称页数保管期限存放位置移交部门移交人接收人移交日期备注1XZ-2024-0012024年度行政工作计划1510年A-01-01行政部**2024-03-15含附件2HR-2024-005员工劳动合同汇总表32永久B-02-03人事部**2024-03-202024年新签表2：档案分类目录表（示例：行政类）年度类别sub类别文件编号文件名称归档日期页数保管期限存放位置备注2024行政会议纪要XZ-2024-0032024年第一次总经理办公会纪要2024-01-20810年A-01-02含议案清单2024行政制度文件XZ-2024-006员工考勤管理制度（2024版）2024-02-1012永久A-01-052024年3月1日生效表3：档案借阅申请表借阅人所在部门借阅事由*市场部编制2024年度客户总结报告，需查阅2023年客户合同借阅文件清单：文件编号文件名称借阅期限YW-2023-012XX公司年度合作协议（2023版）5天审批意见：部门负责人：*档案管理员：*日期：2024-06-25四、执行过程中的关键要点合规性优先：文件归档需符合《_________档案法》及行业监管要求，特别是财务、涉密文件，需严格遵守相关法规，避免因归档不规范导致法律风险。责任到人：明确各部门负责人为本部门文件归档第一责任人，档案管理员负责统筹协调与监督，保证各环节责任落实到人。动态管理：企业发展，档案分类标准、编号规则需定期修订（一般每年更新一次），保证与业务发展匹配；电子档案管理系统需及时升级，保障功能完善。培训宣导：每半