业务会议纪要撰写与存档规范模板

业务会议纪要撰写与存档规范模板一、适用业务场景本规范适用于公司各类业务会议的纪要撰写与存档管理，包括但不限于：部门例会：周例会、月度总结会等常规工作部署会议；项目推进会：项目启动会、阶段评审会、问题协调会等；跨部门协调会：涉及多部门协作的专项任务对接会议；专题研讨会：针对业务优化、流程改进、市场策略等议题的深度讨论会议；客户/供应商沟通会：重要合作洽谈、需求对接、问题反馈等外部会议。通过规范纪要撰写与存档，保证会议信息准确传递、决议事项落地跟踪、历史会议内容可追溯，提升协作效率与管理规范性。二、会议纪要撰写与存档全流程（一）会前准备阶段明确会议核心信息提前获取会议通知，记录会议主题、时间、地点、主持人、记录人及参会人员名单；确认会议议程，梳理各议题的核心目标（如“明确Q3产品迭代优先级”“解决跨部门资源冲突”等），提前准备相关背景资料供记录参考。准备记录工具电子记录：优先使用公司统一的会议纪要模板（Word或在线协作工具），提前设置好标题、框架；辅助工具：准备录音设备（需提前告知参会人员）、便签纸（用于标记关键发言或临时决议），保证记录完整。确认参会人员状态提前与主持人沟通，确认是否有请假人员及缺席原因，便于纪要中准确标注“缺席人员及原因”。（二）会中记录阶段基础信息实时记录会议开始后，第一时间补充会议名称、具体日期（精确到年月日）、开始/结束时间（精确到分钟）、会议地点（含线上会议或会议室编号）、主持人姓名、记录人姓名；参会人员按“部门+姓名”格式记录（如“市场部*经理”“研发组主管”），缺席人员需注明“部门员工，事假/病假”。讨论内容精准抓取按“议题+讨论要点+核心观点”结构记录，避免逐字逐句记录，重点提炼：各议题的争议焦点（如“关于预算分配，A部门建议优先投入推广，B部门认为需预留研发备用金”）；关键数据、结论（如“根据Q2用户调研数据，满意度提升15%，需重点优化售后服务响应速度”）；未达成一致的问题（标注“暂未达成共识，需进一步调研”）。决议与行动项明确区分决议事项：记录经会议表决通过的决定，注明“决议：X”（如“决议：Q3推广预算暂按A部门方案执行，下月5日前复核效果”）；行动项：采用“任务+负责人+截止时间+交付物”四要素记录，例如：“任务：整理客户反馈问题清单，对接研发组制定优化方案；负责人：客服部*专员；截止时间：2023年X月X日；交付物：《客户反馈优化方案V1.0》”。动态标注会议状态若会议中途调整议程、增加临时议题或延长结束时间，需在纪要中备注说明（如“临时增加议题：新供应商资质评审，由采购部*经理补充说明”）。（三）会后整理阶段信息核对与补充会议结束后2小时内，根据记录内容整理初稿，重点核对：人名、部门、时间、数据等关键信息是否准确；决议事项与行动项是否与主持人确认一致，避免歧义；对模糊表述（如“尽快推进”“适当调整”）与参会人沟通后明确具体标准（如“尽快推进=3个工作日内启动”“适当调整=预算上浮不超过10%”）。格式规范与语言精简统一使用书面语，避免口语化表达（如“搞定”改为“完成”）、缩写或网络用语；按会议逻辑顺序排版：基础信息→议程及讨论→决议事项→行动项→附件→备注；重要内容可加粗或使用项目符号（如行动项统一编号为“1.2.3.”），提升可读性。审核与签批流程初稿完成后，提交主持人审核，重点确认决议与行动项的准确性；涉及多部门行动项的，需由相关部门负责人签字确认（如线上审批通过协作工具标注“已确认”）；最终版本由记录人、主持人双签字（电子版可使用公司签章系统），标注“纪要定稿日期”。（四）存档管理阶段存档方式与路径电子存档：存储路径：公司服务器“共享文件-行政部-会议纪要”文件夹，按“年份-月份-会议类型”分类（如“2023-08-部门例会”）；文件命名规则：“会议名称-日期-版本号”（如“Q3产品推进会-20230815-V1.0”），最终版本命名为“Q3产品推进会-20230815-定稿”；备份要求：至公司云盘，保证本地与云端双备份，保存期限不少于3年。纸质存档：打印签字版后，交行政部统一装订，按“会议类型+日期”顺序归档至文件柜；涉密会议（如战略研讨、并购谈判）需单独存放，标注“保密”，查阅需经部门负责人审批。查阅与权限管理电子存档文件设置“全员可读，仅行政部可编辑”权限，涉密文件仅限参会人员及授权人员查阅；纸质存档文件由行政部建立《会议纪要查阅登记表》，记录查阅人、查阅时间、查阅事由，保证责任可追溯。三、标准会议纪要模板结构会议基本信息会议名称例：2023年Q3销售目标分解研讨会会议日期2023年X月X日会议时间14:00-16:30（具体到分钟）会议地点公司3楼第一会议室（线上会议：腾讯会议ID）主持人销售部*经理记录人市场部*助理参会人员销售部经理、主管；市场部主管、专员；财务部*主管缺席人员及原因运营部*员工（出差，已提前提交会议纪要意见）议程及讨论内容议题1：Q3销售目标分解方案讨论要点：1.财务部汇报Q3整体目标及历史数据（略）；2.销售部提出按区域拆分目标（华东区占比40%，华南区30%）；3.市场部建议结合Q2推广效果调整华东区目标（上浮5%）。议题2：新客户开发策略讨论要点：1.运营部反馈线上获客成本同比上升20%，建议增加线下展会投入；2.销售部提议优先拓展行业TOP10客户，需制定专项激励政策。决议事项1.决议：Q3销售目标按销售部提出的区域拆分方案执行，华东区目标由市场部3个工作日内复核后最终确认；2.决议：新客户开发以“TOP10客户攻坚”为核心，销售部8月20日前出台专项激励政策草案。行动项任务描述负责人截止时间完成状态（□未开始□进行中□已完成）1复核华东区Q3销售目标，提交调整说明市场部*专员2023-08-18□未开始2制定TOP10客户专项激励政策草案销售部*主管2023-08-20□进行中3统计Q2线上获客成本明细，分析上升原因运营部*员工2023-08-25□未开始附件清单文件名称份数/格式备注1《Q3销售目标分解数据表》1份/Excel财务部提供2《2023年Q2线上获客成本分析报告》1份/PDF运营部提供（会后补充）备注|1.下次会议时间：2023年8月22日14:00，地点：3楼第一会议室；2.本次会议录音已备份，行政部存档。|四、关键注意事项信息准确性原则人名、部门、数据、时间等关键信息需与会议记录、参会人反复核对，避免因笔误导致责任不清（如行动项负责人“主管”误写为“经理”）；决议事项需明确“通过/未通过”，避免使用“原则上同意”“可能执行”等模糊表述。及时性与时效性会后24小时内完成初稿整理，2个工作日内完成审核签批并存档，保证决议与行动项快速落地；行动项截止时间需设置合理节点（如“长期任务”需明确阶段性目标），避免“尽快”“尽快”等无时间约束的表述。保密与合规要求涉及公司战略、财务数据、客户隐私等敏感信息的会议，纪要需标注“内部保密”，查阅权限仅限参会人员及授权人员；纪存档文件不得随意外传、复制，电子存档需加密，纸质存档需锁柜存放。存档规范性电子文件命名、分类路径需统一，避免使用“新建文档