企业质量内审会议记录模板与流程

企业质量内审会议记录模板与流程在现代企业管理体系中，质量内审作为确保质量管理体系持续有效运行的关键环节，其会议的规范性与记录的完整性至关重要。一份专业的质量内审会议记录不仅是会议过程的客观反映，更是后续纠正措施制定、实施与验证的重要依据。本文旨在提供一套实用的企业质量内审会议记录模板与标准化流程，以期为企业提升内审效率与效果提供参考。一、质量内审会议基本流程质量内审会议的召开通常围绕“审核发现的沟通、不符合项的确认、纠正与预防措施的探讨以及体系有效性的评价”等核心议题展开。其基本流程可分为会前准备、会议召开及会后跟进三个阶段。（一）会前准备阶段此阶段是确保会议顺利高效进行的基础。审核组组长应主导完成以下工作：1.会议通知：明确会议目的、议题、时间、地点、参会人员（包括审核组成员、受审核部门代表、管理层代表等）及所需携带的资料。通知应提前发出，以便相关人员做好准备。2.资料准备：审核组需整理好审核过程中形成的所有记录、检查表、不符合项报告（初稿）、审核发现汇总等，并确保资料的准确性与完整性。3.会议室及设备：预订适宜的会议室，准备好投影仪、白板、马克笔等必要设备。4.签到表：准备参会人员签到表。（二）会议召开阶段会议由审核组组长或其指定人员主持，应严格按照议程进行，确保所有关键议题得到充分讨论。1.会议开场（约5-10分钟）*主持人宣布会议开始，介绍参会人员，确认参会人数是否符合法定要求。*重申会议目的、议程及预计时长，强调会议纪律与发言规则。*简要回顾审核的范围、依据、方法及时间安排。2.审核情况通报（约15-30分钟）*审核组代表（通常为组长）概述审核的总体情况，包括审核的顺利程度、受审核部门的配合情况等。*简要介绍体系运行的总体印象，突出亮点与值得肯定的方面。3.审核发现沟通与确认（核心环节，时间占比最长）*审核员逐项宣读或介绍审核发现，特别是不符合项。对于不符合项，应清晰陈述事实、所违反的标准条款、审核证据等。*给予受审核部门充分的时间进行陈述、解释与确认。若对不符合项的事实或判定存在异议，应基于客观证据进行充分讨论，力求达成共识。必要时，审核组可对相关证据进行复核。*对于观察项或改进建议，也应进行沟通，听取受审核部门意见。4.不符合项原因分析与纠正措施探讨（结合审核发现进行）*针对已确认的不符合项，引导受审核部门分析其根本原因。*共同探讨初步的纠正措施方案，明确责任部门/人和预计完成时限。此环节可初步记录，但详细的纠正措施计划通常在会后由责任部门制定并提交。5.管理体系运行有效性评价与改进建议*基于审核发现，对质量管理体系的符合性、有效性及充分性进行总体评价。*提出针对体系改进的总体性建议。6.会议总结与决议（约10-15分钟）*主持人总结会议达成的共识，包括确认的不符合项数量与类型、初步的纠正方向等。*明确后续工作安排，如不符合项报告的正式签发、纠正措施计划的提交时限、验证安排等。*感谢参会人员的参与与配合。7.会议结束：主持人宣布会议结束。（三）会后跟进阶段会议结束后，审核组及相关部门需及时完成以下工作：1.会议记录整理与分发：记录人应在会议结束后尽快（通常在一个工作日内）整理出会议记录初稿，经审核组组长审核无误后，按规定分发至相关部门和人员。2.不符合项报告签发：根据会议确认的结果，正式签发不符合项报告给相关责任部门。3.纠正措施计划的制定与跟踪：责任部门根据会议精神和不符合项报告，制定详细的纠正措施计划，并按计划实施。审核组负责跟踪验证其完成情况和有效性。二、质量内审会议记录模板以下提供一个企业质量内审会议记录的通用模板，企业可根据自身规模、行业特点及管理体系要求进行适当调整。---[公司名称]质量内部审核会议记录1.会议基本信息*会议名称：[例如：20XX年度第X次质量管理体系内部审核末次会议]或[例如：关于XX部门XX过程质量审核的沟通会议]*会议编号：[例如：QMS-IA-MR-YYYYMMDD-XXX](建议编号规则：体系代号-内审-会议记录-年月日-序号)*会议日期：____年____月____日*会议时间：上午/下午____:____至____:____*会议地点：[例如：公司会议室A/线上会议平台]*主持人：[姓名][职务，例如：审核组组长/质量部经理]*记录人：[姓名][职务]*参会人员：(签到表附后或在此列出，包括姓名、部门、职务)*[姓名1]，[部门1]，[职务1](审核组/受审核部门/管理层)*[姓名2]，[部门2]，[职务2]*...*缺席人员：(如有，请注明姓名、部门及原因)*[姓名]，[部门]，[原因]2.会议议程1.会议开场与议程确认2.审核总体情况通报3.审核发现（包括不符合项、观察项）沟通与确认4.不符合项原因分析及纠正措施初步探讨5.质量管理体系运行有效性评价6.后续行动计划与安排7.会议总结与结束3.会议内容纪要*3.1会议开场与议程确认*主持人[姓名]宣布会议开始，介绍了本次会议的目的是沟通本次内部审核的发现，确认不符合项，并讨论后续改进措施。*参会人员签到情况良好/基本良好。*会议议程获得一致通过/经[某某]提议调整为[调整内容]后通过。*简要回顾了本次审核的范围为[例如：公司质量管理体系覆盖的XX过程/XX部门]，审核依据为[例如：ISO9001:2015标准、公司质量手册及相关程序文件]，审核时间为[起始日期]至[结束日期]。*3.2审核总体情况通报*审核组组长[姓名]通报：本次审核过程总体顺利，受审核部门[部门名称]等能够积极配合，提供了必要的证据。*审核发现质量管理体系在[例如：文件控制、过程控制、客户反馈处理等方面]运行基本有效，能够满足[标准/体系文件]的要求，并列举了[1-2个]值得肯定的方面，例如：[具体亮点1]、[具体亮点2]。*3.3审核发现沟通与确认*审核员[姓名]逐项介绍了审核发现：*3.3.1符合项/正面发现：(简述，或说明详见审核报告)*[例如：XX部门在XX方面执行到位，记录完整规范。]*3.3.2不符合项报告（NC）：*NC-001：*受审核部门：[部门名称]*审核过程/条款：[例如：8.5.1生产和服务提供的控制/ISO9001:20158.5.1]*不符合事实描述：[清晰、客观、准确地描述观察到的事实，避免主观臆断。例如：审核发现，XX生产线于X月X日生产的XX批次产品，其关键过程参数XX的监控记录缺失。]*不符合性质：[严重/一般]*受审核部门确认意见：[例如：确认上述事实，无异议。/经讨论，对XX细节有补充说明，但认可不符合项判定。]*(如有其他不符合项，按此格式逐条记录)*3.3.3观察项/改进建议（OBS）：*OBS-001：*受审核部门：[部门名称]*观察事实/建议内容：[例如：建议XX部门在员工培训记录方面可以进一步细化考核评估内容，以更好地验证培训效果。]*受审核部门意见：[例如：感谢建议，将考虑采纳。]*(如有其他观察项，按此格式逐条记录)*（此部分记录应详细反映讨论过程中的关键信息和达成的共识，对有争议但最终达成一致的内容也应简要说明。）*3.4不符合项原因分析及纠正措施初步探讨*针对NC-001，[受审核部门代表姓名]初步分析原因可能为：[例如：近期员工轮岗，新上岗人员对记录要求不熟悉；或监控设备故障后未及时恢复记录等。]*初步讨论的纠正措施方向：[例如：对相关人员进行再培训并考核；检查设备状态并修复；加强巡检等。]具体纠正措施计划将由[责任部门]在规定时限内提交。*（其他不符合项的原因分析和初步措施建议按此记录）*3.5质量管理体系运行有效性评价*主持人/审核组长总结：综合本次审核结果，认为公司质量管理体系整体运行[有效/基本有效/需改进]，能够[基本/较好地]满足ISO9001:2015标准及公司质量方针目标的要求。*体系在[例如：资源提供、内部沟通、持续改进机制等方面]仍有提升空间。*3.6后续行动计划与安排*不符合项报告（NC）：审核组将于____月____日前完成正式不符合项报告的签发。*纠正措施计划（CAPA）：各责任部门需在收到正式不符合项报告后____个工作日内，提交书面的纠正措施计划（包括原因分析、纠正措施、预防措施、责任人和完成时限）至审核组/质量部。*纠正措施验证：审核组将在纠正措施计划规定的完成日期后____个工作日内，对纠正措施的实施情况及有效性进行验证。*内审报告：审核组将于____月____日前完成本次内部审核报告的编制，并提交管理层。*3.7会议总结与结束*主持人感谢所有参会人员的积极参与和坦诚沟通，强调了及时完成纠正措施对于维持质量管理体系有效性的重要性。*宣布本次质量内审会议结束。4.会议决议/结论*确认本次审核共发现不符合项[数量]项，其中严重不符合项[数量]项，一般不符合项[数量]项，观察项[数量]项（详见附件/后续正式报告）。*各相关部门须按会议要求，按时完成纠正措施计划的制定与实施。5.会议结束时间：____:____6.附件：(如有)*附件1：参会人员签到表*附件2：审核发现汇总表（初稿）主持人签字：______________记录人签字：______________日期：____年____月____日---三、记录要点与注意事项1.客观性与准确性：会议记录应如实反映会议情况，对审核发现的描述、讨论的意见、达成的共识等均需准确无误，避免加入记录人的主观判断。2.完整性与逻辑性：确保会议的主要环节、关键信息均被记录，内容组织有序，逻辑清晰。3.简洁性与重点突出：在完整的基础上，力求语言简练，突出核心内容