采购物资验收及质量问题反馈表

采购物资验收及质量问题反馈工具模板适用场景与核心价值本工具适用于各类企业、项目或部门的采购物资到货验收环节，旨在规范验收流程、保证物资质量符合约定标准，并为质量问题提供标准化反馈渠道。具体场景包括：常规生产原材料、设备配件到货验收；办公用品、劳保用品等批量物资入库前核查；工程项目专用材料、设备的质量合规性检查；供应商履约质量问题的追溯与改进沟通。通过使用本工具，可实现验收流程标准化、问题反馈及时化，降低质量风险，保障采购物资满足使用需求，同时为供应商绩效评估提供依据。标准化操作流程第一步：验收准备资料核对：采购部门提前向验收部门提供《采购订单》《技术规格书》《送货清单》等资料，明确验收标准（如国标、行标、合同约定参数）、数量要求及到货时间。人员安排：验收小组由验收部门负责人（张主管）、质量专员（李工）、使用部门代表（王师傅）组成，明确分工：负责人统筹协调，专员负责技术参数检测，代表确认物资实用性。工具准备：根据物资特性准备验收工具（如卡尺、万用表、称重设备、检测软件等），保证工具在校准有效期内。第二步：现场验收实施外观与包装检查：核对物资名称、规格型号、品牌是否与《采购订单》一致；检查包装是否完好、无破损、受潮、变形，标识（如生产日期、保质期、警示标签）是否清晰。数量清点：逐一清点物资数量，与《送货清单》核对是否一致；对于以“件”“箱”“批”为单位的物资，需抽样拆箱核对，保证无短缺或错发。质量参数检测：依据《技术规格书》检测关键参数（如尺寸、重量、功能指标、成分含量等）；对需第三方检测的物资（如特种设备、原材料），联系资质机构出具检测报告。文件核查：检查供应商提供的《合格证》《检验报告》《进口报关单》等文件是否齐全、有效，与物资信息是否匹配。第三步：问题记录与分级问题记录：若验收合格，在“验收结果”栏标注“合格”，各方签字确认后入库；若发觉问题，详细记录问题描述（如“零件A尺寸偏差0.5mm，超出标准±0.2mm”“包装破损导致3台设备划伤”），并拍照/录像留存（标注日期、物资编号）。问题分级：严重问题：影响安全、生产或导致物资无法使用（如设备核心部件故障、材料有毒有害）；一般问题：不影响主要功能但存在瑕疵（如外观划痕、附件缺失）；轻微问题：可修复或对使用影响极小（如标签模糊、说明书版本不符）。第四步：问题反馈与处理反馈发起：验收小组填写《质量问题反馈表》，明确问题等级、问题描述、责任方（供应商/物流方/内部验收），提交至采购部门（赵经理）。责任判定：采购部门在2个工作日内组织供应商、验收小组召开问题分析会，判定问题原因（如生产缺陷、运输不当、验收疏忽），形成《责任判定记录》。处理方案：严重问题：要求供应商24小时内提供退/换货方案，同步启动备用物资采购流程；一般问题：协商供应商限期整改（如3天内补发附件），整改后重新验收；轻微问题：可由内部维修部门处理，记录备案并扣减供应商相应绩效分。第五步：结果确认与归档验收闭环：问题处理完成后，验收小组重新检测，确认合格后在《验收反馈表》标注“处理完成”，各方签字确认。资料归档：将《采购订单》《验收反馈表》《问题照片》《责任判定记录》《处理报告》等资料整理归档，保存期限不少于3年，作为供应商考核、后续采购决策依据。验收反馈表模板基本信息采购单号ZFCG-2023-XXXX供应商名称XX有限公司物资名称/规格型号电动工具/XX-100型采购数量/实际到货数量50台/50台到货日期2023年XX月XX日验收日期/地点2023年XX月XX日/仓库A区验收小组成员负责人：张主管；专员：李工；代表：王师傅验收项目验收标准验收结果（合格/不合格）不合格项详细描述图片/视频编号外观包装无破损、标识清晰合格//规格型号与采购订单一致不合格部分设备铭牌标注为“XX-80型”，与合同“XX-100型”不符2023XX-001数量清点50台，无短缺合格//功能测试（空载转速）8000±500r/min不合格3台设备实测转速7200r/min，低于标准下限2023XX-002质量证明文件提供合格证、检测报告不合格缺少2023年第三季度第三方检测报告/问题反馈与处理问题描述3台设备转速不达标，1台设备规格型号错误，缺少检测报告问题等级一般问题（转速不达标）、严重问题（规格型号错误）责任部门/供应商XX有限公司（供应商）处理要求1.4小时内更换规格型号错误的设备；2.3天内提供检测报告，并对转速不达标设备返修反馈人/时间李工/2023年XX月XX日14:00处理结果1.16:00更换合格设备；2.次日10:00提交检测报告，返修设备于XX月XX日验收合格确认人/时间张主管/2023年XX月XX日17:00签字确认验收部门签字_______________（张主管）供应商代表签字_______________（供应商代表）采购部门签字_______________（赵经理）日期2023年XX月XX日关键注意事项与风险规避验收及时性：物资到货后需在24小时内完成验收，避免因延误导致问题难以追溯（如变质、损坏）。证据留存：对不合格项必须留存清晰照片/视频，标注物资编号、验收日期，保证可追溯；检测报告、文件需加盖供应商公章或骑缝章。问题描述准确性：避免使用“大概”“可能”等模糊词汇，需量化问题（如“偏差0.5mm”而非“尺寸不符”），明确责任方。沟通时效：问题反馈后，采购部门需在1个工作日内联系供应商，避免拖延导致生产