公司档案管理规范及归档流程

公司档案管理规范及归档流程在现代企业管理体系中，档案作为记录企业发展历程、承载核心信息、支撑决策制定的关键载体，其规范化管理与高效利用已成为衡量企业治理水平的重要标志。健全的档案管理不仅能够保障企业信息资产的安全与完整，更能为业务延续、合规审计、历史追溯提供坚实依据。为确保公司档案管理工作的有序开展，特制定本规范及相应归档流程，旨在明确管理责任，统一操作标准，提升档案管理的系统性与实用价值。一、档案管理基本原则档案管理工作应始终遵循以下核心原则，以确保其在企业运营中发挥应有作用：真实性原则：档案内容必须真实反映企业各项活动的原始面貌，严禁任何形式的篡改、伪造或隐瞒。归档材料需为办理完毕的正式文件，其内容、签章、日期等关键要素应齐全无误。完整性原则：档案管理应覆盖文件从形成、流转到归档、销毁（或永久保存）的全生命周期。确保每份档案的来龙去脉清晰，相关文件材料收集齐全，避免重要信息的缺失或断裂。安全性原则：档案安全是管理工作的重中之重，包括实体安全与信息安全。需建立严格的保管制度，采取防火、防潮、防虫、防盗、防泄密等措施，对于电子档案，还需加强数据备份与网络安全防护。可利用性原则：档案管理的最终目的在于利用。应建立便捷的检索体系，确保在需要时能够迅速、准确地提供所需档案信息，同时平衡利用效率与保密要求，明确不同层级人员的档案查阅权限。二、档案的分类与界定科学合理的档案分类是实现规范化管理的基础，有助于提高档案整理、检索与利用的效率。公司档案可根据其内容性质、形成部门及管理需求进行多级分类。主要档案类别：1.行政管理类：包括公司设立与变更的相关文件、法人治理结构文件（如公司章程、股东会/董事会/监事会决议）、内部管理制度、工作计划与总结、会议纪要、人事任免、薪酬福利、行政后勤（如固定资产、办公用品管理）等方面的文件材料。2.经营业务类：涵盖公司主营业务活动中形成的各类文件，如市场调研与分析报告、营销策划与推广方案、销售合同、客户资料、服务记录、采购合同、供应商信息、生产计划与记录（如适用）、项目立项与执行过程中的相关文件等。3.财务会计类：按照国家财经法规及公司财务制度，包括会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务申报与缴纳资料、资金管理文件、成本核算资料等。此类档案具有严格的法定保存期限。4.人力资源类：记录员工从入职到离职全周期的信息，如招聘资料、录用通知、劳动合同、员工档案（含个人简历、学历学位证明、奖惩记录等）、培训记录、绩效考核、社保公积金缴纳凭证、离职证明等。5.法律合规类：包括各类合同协议（除已归入业务或财务类的专项合同外）、法律意见书、诉讼仲裁材料、知识产权证明（专利、商标、著作权等）、合规检查与报告、资质认证文件、政府部门批文等。6.技术研发类：针对研发型企业，此类档案尤为重要，包括研发项目计划、技术方案、设计图纸、实验记录、技术报告、专利申请文件、成果鉴定材料、技术文档等。7.声像与实物类：包括公司重要活动的照片、录音录像资料、荣誉奖牌、奖杯、具有纪念意义的实物等，此类档案需辅以文字说明其背景信息。档案界定：凡在公司各项经营管理活动中直接形成的，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属于公司档案范畴，均应按照本规范进行管理。临时性、事务性的通知、便条、非正式草稿等，若无长期保存价值，可不予归档，但需按规定程序处理。三、档案的整理规范档案的整理是将零散的文件材料系统化、条理化的过程，是档案利用的前提。整理工作应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机衔接。文件材料的收集：各部门应指定专人负责本部门日常工作中形成的文件材料的及时收集。收集范围应全面，包括外来文件（如上级单位、客户、合作伙伴发来的重要函件、通知）和内部文件（如本部门起草、印发的各类文件、记录）。收集工作应定期进行，避免遗漏。文件材料的鉴定：对收集到的文件材料进行价值鉴定，区分其归档范围与保管期限。保管期限通常分为永久、长期、短期（或按国家相关规定执行）。鉴定工作需由部门负责人或熟悉业务的人员参与，确保准确判断文件的保存价值。文件材料的排序与编目：*排序：同一事由的文件，通常按形成时间顺序或重要程度排列。正文与附件、正本与定稿、请示与批复等应组合在一起。*编目：包括编写卷内文件目录和案卷目录。卷内文件目录应列明序号、文件名、形成日期、页号等信息。案卷封面应注明案卷标题、起止日期、保管期限、案卷号、形成部门等要素。装订与装盒：归档文件应去除易锈蚀的金属物，对破损文件进行修复。纸张尺寸统一采用A4规格，小于A4的应粘贴衬纸，大于A4的应折叠整齐。装订方式应牢固、整齐，便于翻阅。装订成册的档案应装入规范的档案盒，并在盒脊注明相关检索信息。四、归档流程归档是文件材料脱离流转状态，进入档案管理体系的关键环节，应遵循规定的程序，确保归档工作的及时性与规范性。归档责任：各部门是本部门文件材料归档的责任主体，部门负责人对归档工作负总责，各岗位人员应将其工作中形成的应归档文件及时移交本部门档案管理员（或指定人员）。归档时间：*日常性事务文件，如会议纪要、通知等，应在办理完毕后一周内整理归档。*项目性文件，应在项目完成（或阶段性完成）后一个月内进行整理归档。*年度性文件，如年度计划、总结、财务决算等，应在次年第一季度内完成归档。*会计档案的归档时间，按照财政部、国家档案局的相关规定执行。归档要求：1.材料齐全：确保归档文件材料的完整，特别是关键环节的文件和具有凭证作用的原始材料。2.手续完备：归档时需填写《档案移交清单》，列明移交档案的名称、份数、页数、保管期限等，经移交人、接收人双方签字确认，一式两份，双方各执一份备查。3.符合整理规范：移交的档案应已按照本规范第三章的要求完成分类、排序、编目、装订等整理工作。归档接收与审核：公司档案管理部门（或综合管理部门指定专人）负责接收各部门移交的档案。接收时应对档案的完整性、规范性进行审核，对不符合要求的，应退回移交部门进行补充或整改。审核无误后，办理正式接收手续，并将档案入库管理。五、档案的保管与利用档案的保管是维护档案安全、延长档案寿命的重要手段；档案的利用是实现档案价值的最终途径。两者相辅相成，共同构成档案管理的核心内容。档案保管：*库房要求：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设施。*日常管理：建立档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得入内。档案管理人员应定期对档案进行清点核对，检查档案保管状况，发现问题及时处理。对电子档案，应定期进行数据备份和迁移，确保数据安全。*保密管理：严格执行保密制度，对涉密档案应单独存放，明确保密级别和查阅权限，防止泄密事件发生。档案利用：*利用原则：档案利用应遵循“为公司发展服务”的原则，在满足保密要求的前提下，为公司各项工作提供支持。*查阅权限：根据档案的密级和内容重要程度，设定不同的查阅权限。一般情况下，本部门人员可查阅本部门形成的非涉密档案；跨部门查阅或查阅涉密档案，需经相关领导批准。*查阅程序：查阅档案需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅人等信息，按权限审批后，方可到档案管理部门查阅。查阅时应遵守档案管理规定，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。*复制与带出：确因工作需要复制档案材料的，需经档案管理部门负责人批准。档案原则上不得带出档案库房，确需带出的，须经公司分管领导批准，并限期归还。*利用登记：档案管理部门应对档案的查阅、复制、借出、归还等情况进行详细登记，以备查考。六、档案的鉴定与销毁档案具有一定的生命周期，对于已超过保管期限且无继续保存价值的档案，应按照规定程序进行鉴定与销毁，以优化档案管理资源，提高管理效率。档案鉴定：成立由档案管理部门、相关业务部门及公司分管领导组成的档案鉴定小组，定期（一般每三至五年）对已到保管期限的档案进行价值复核鉴定。鉴定小组需对档案的历史价值、现实价值进行评估，确定其是否继续保存或予以销毁。销毁程序：1.对经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，列明待销毁档案的名称、份数、起止日期、案卷号、原保管期限等内容。2.《档案销毁清册》须经档案鉴定小组负责人审核，报公司分管领导或总经理批准。3.档案销毁应有两人以上监销，监销人需在销毁前对档案进行最后核对，确认无误后，在指定地点进行销毁，并在《档案销毁清册》上签字，注明销毁日期和销毁方式。严禁个人私自销毁档案材料。4.《档案销毁清册》作为永久档案保存。七、责任与保障档案管理是一项系统性、长期性的基础工作，需要公司各部门的共同参与和大力支持，明确责任，提供必要保障，确保本规范的有效实施。组织保障：公司应明确档案管理的分管领导，设立或指定专门的档案管理部门（如综合管理部、行政部等），并配备专职或兼职档案管理人员。各部门应指定专人负责本部门的档案工作。制度保障：本规范是公司档案管理的基本制度，各部门可根据本规范结合自身业务特点制定相应的实施细则。公司应将档案管理工作纳入常态化管理，定期对档案管理制度的执行情况进行检查与评估。人员保障：档案管理人员应具备良好的政治素质和业务能力，熟悉档案管理专业知识和相关法律法规。公司应定期组织档案管理人员参加专业培训，提升其业务水平。各部门档案员也应接受必要的档案管理知识培训。责任追究：对于在档案收集、整理、归档、保管、利用等环节中，因工作失职、渎职或违反本规范规定，造成档案丢失、损毁、泄密或其他不良后果的，