化工公司外协加工管理细则

化工公司外协加工管理细则第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本细则依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国环境保护法》《危险化学品安全管理条例》《安全生产许可证条例》等国家法律法规，参照ISO45001职业健康安全管理体系、ISO14001环境管理体系、ISO9001质量管理体系及联合国《关于化学品管理的圣保罗声明》等行业标准与国际公约，结合公司《企业内部控制基本规范》及《跨国经营风险管理指引》，旨在规范化工公司外协加工业务全流程管理，实现价值创造、风险防控与效率提升的核心目标。

1.1.2制定目的

针对外协加工中存在的供应商管理缺位、合同履约风险、安全生产责任界定模糊、环境污染隐患及数字化转型滞后等管理痛点，本细则通过制度化管理，明确组织架构与职责分工，细化业务流程与权限审批，强化执行监督与考核改进，平衡管控强度与运营效率，适配国际化经营与数字化转型需求。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本细则覆盖公司所有化工产品外协加工业务，包括但不限于原料采购加工、中间体制造、成品组装、技术服务及设备维护等，涉及业务领域涵盖生产、采购、技术、安全、环保、财务及法务等部门。

1.2.2适用对象

1.2.2.1正式员工：包括但不限于业务发起人、部门负责人、审批人员、执行人员及监督人员；

1.2.2.2外包单位：包括但不限于供应商、承包商、技术服务商等合作单位；

1.2.2.3关联人员：包括但不限于第三方监理机构、政府监管人员等。

1.2.3例外适用场景

1.2.3.1金额低于公司规定标准（如采购金额低于人民币10万元）且风险等级较低的业务；

1.2.3.2紧急状态下的临时性外协加工（需附风险评估报告及总经理特别审批）；

1.2.3.3法律法规另有规定的特殊场景。

例外场景需经总经理办公会审批，审批权限由财务部、法务部及业务发起部门共同承担。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：所有外协加工活动必须符合国家法律法规、行业标准及国际公约要求；

1.3.2权责对等原则：明确各层级、各部门及岗位的权责边界，确保权责匹配；

1.3.3风险导向原则：重点管控高风险环节，实施差异化管理；

1.3.4效率优先原则：优化流程设计，减少不必要的审批节点，提高业务执行效率；

1.3.5持续改进原则：基于内外部监督、考核及业务变化动态优化制度；

1.3.6平等自愿原则：合同签订遵循平等自愿、公平诚信原则，确保条款合法合规。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本细则为公司专项管理制度，处于基础性制度与部门规章之间，需与《企业内部控制基本规范》《财务管理办法》《绩效考核管理办法》等关联制度衔接。

1.4.2制度衔接

1.4.2.1财务衔接：外协加工成本纳入《财务管理办法》核算，付款流程需经财务部、审计部双重审核；

1.4.2.2内控衔接：嵌入《企业内部控制基本规范》中合同管理、采购管理及风险管理环节，内控部负责监督执行；

1.4.2.3绩效衔接：外协加工履约率、合规性等指标纳入《绩效考核管理办法》，由人力资源部统筹考核；

1.4.3冲突处理

如本细则与其他制度存在冲突，以本细则为准，特殊情况由董事会办公室协调解决。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司外协加工管理遵循“董事会决策-总经理统筹-部门执行-监督机构核查”的层级架构。董事会负责重大外协加工决策（如金额超过人民币500万元或涉及核心技术的项目），总经理办公会审议金额低于500万元但高于人民币100万元的业务，部门及岗位按制度执行。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会：审议年度外协加工战略规划及重大投资类外协项目；

2.2.2董事会：审批金额超过人民币500万元的外协加工项目，制定外协加工风险偏好及审批权限；

2.2.3总经理办公会：审批金额介于人民币100万元至500万元之间的外协加工项目，决策临时性重大外协需求。

2.3执行机构与职责

2.3.1业务发起部门（生产部、采购部等）：负责外协需求提出，提供技术参数及质量标准；

2.3.2采购部：主导供应商筛选、评估及合同谈判；

2.3.3法务部：审核合同条款，提供法律支持；

2.3.4安全环保部：负责供应商安全生产及环保资质核查；

2.3.5财务部：执行付款审批及成本核算；

2.3.6项目管理办公室（PMO）：统筹执行阶段跨部门协调。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：监督制度执行，核查关键内控环节（如合同审批、供应商准入、履约验收）；

2.4.2审计部：实施年度专项审计，重点关注高风险供应商及重大合同；

2.4.3合规部：监督外协加工活动符合国际公约及行业规范。

2.5协调与联动机制

2.5.1跨部门协调：建立月度外协加工业务协调会，由PMO牵头，相关部门参与；

2.5.2信息共享：通过ERP系统共享供应商资质、合同履约数据等信息；

2.5.3争议解决：重大争议提交总经理办公会裁决，涉外争议适配属地法律。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标

1.合规率≥98%；

2.履约率≥98%；

3.重大安全环保事故发生率为0；

4.合同平均审批时效≤3个工作日。

3.1.2核心KPI

1.合同签订准确率（100%）；

2.供应商资质符合率（100%）；

3.履约验收合格率（≥95%）；

4.风险事件预警率（≥90%）。

3.2专业标准与规范

3.2.1供应商准入标准（高风险控制点）

1.供应商需具备ISO9001、ISO14001、ISO45001认证；

2.化工行业供应商需取得安全生产许可证；

3.环保资质需符合《危险化学品安全管理条例》要求。

3.2.2合同管理标准（中风险控制点）

1.合同条款需包含质量标准、环保要求、安全责任、违约处罚等；

2.重大合同需经法务部前置审核。

3.2.3履约验收标准（高风险控制点）

1.验收标准需明确量化指标，如产品纯度、杂质含量等；

2.验收需由业务发起部门、质量部及供应商共同实施。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

1.风险矩阵法：对供应商按“业务规模+风险等级”分类管理；

2.全生命周期管理：覆盖供应商筛选-评估-使用-淘汰全过程；

3.PDCA循环：持续优化外协加工流程。

3.3.2管理工具

1.ERP系统：管理合同、成本、付款等数据；

2.OA系统：实现电子审批及痕迹留存；

3.CRM系统：跟踪供应商绩效及风险事件。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1发起阶段：业务发起部门提供外协需求，明确技术参数、质量标准及预算；

4.1.2供应商管理：采购部实施供应商筛选、评估及资质核查；

4.1.3合同审批：法务部审核合同条款，各部门按权限审批；

4.1.4执行阶段：供应商按合同要求加工，业务部门实施过程监控；

4.1.5履约验收：质量部联合业务部门验收产品，确认合格后方可入库；

4.1.6支付结算：财务部审核付款申请，按合同约定执行支付；

4.1.7归档管理：档案管理部将合同、验收报告等资料电子化存档。

4.2子流程说明

4.2.1供应商评估子流程（高风险控制点）：

1.采购部发布招标公告，筛选20家以上候选供应商；

2.安全环保部核查资质，法务部评估合同风险；

3.业务部门组织技术验证，综合评分最高者当选。

4.2.2履约验收子流程（高风险控制点）：

1.验收前3个工作日，业务部门提供验收标准及抽样方案；

2.验收时需第三方检测机构参与（如适用）；

3.验收不合格需供应商48小时内整改，整改后重新验收。

4.3流程关键控制点

4.3.1供应商准入控制（高风险）：需经安全环保部、法务部双重核查；

4.3.2合同审批控制（中风险）：金额超过人民币50万元的合同需经总经理审批；

4.3.3履约验收控制（高风险）：需业务部门、质量部及供应商三方签字确认。

4.4流程优化机制

4.4.1优化发起条件：流程效率低于行业平均水平或内控部监督发现问题；

4.4.2优化评估：由PMO组织跨部门评估，提出改进方案；

4.4.3优化审批：总经理办公会审议，重大优化需董事会批准；

4.4.4年度复盘：每年12月由PMO牵头，各部门参与复盘。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1业务类型：原料采购加工、技术服务、设备维护等；

5.1.2金额/等级：金额≥人民币100万元为重大，低于为常规；

5.1.3岗位层级：部门负责人、总经理、董事会；

5.1.4权限分配：

1.常规业务：部门负责人审批（≤人民币20万元）；

2.重大业务：部门负责人+分管副总审批（≤人民币200万元）；

3.特别重大业务：分管副总+总经理审批（≤人民币500万元）；

4.超额业务：总经理+董事会审批。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级：按金额/等级划分审批层级，禁止越权审批；

5.2.2审批时效：常规业务≤3个工作日，重大业务≤5个工作日；

5.2.3异常处理：紧急情况需加急审批，审批记录需附风险评估报告。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件：总经理授权副总经理审批特定金额范围内的业务；

5.3.2授权范围：授权需明确业务类型、金额上限及期限；

5.3.3代理机制：临时代理需经授权人书面批准，最长不超过15个工作日。

5.4异常审批流程

5.4.1紧急审批：金额≥人民币200万元的紧急业务需附应急预案；

5.4.2补批流程：越权审批需在2个工作日内补办审批手续；

5.4.3追溯机制：内控部核查审批合规性，违规者追究责任。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范：需按制度及岗位说明书执行，禁止擅自变更流程；

6.1.2表单填报：需完整填写表单要素，电子表单需由经办人、审批人双签；

6.1.3痕迹留存：电子审批需系统自动留存，纸质文件需扫描存档。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督：内控部每月抽查10%以上业务，核查执行情况；

6.2.2专项监督：针对高风险供应商或重大合同实施专项监督；

6.2.3突击检查：审计部每季度随机检查30%以上业务。

6.3检查与审计

6.3.1检查内容：合同审批、供应商管理、履约验收等环节；

6.3.2检查频次：日常检查每月≥1次，专项审计每年≥1次；

6.3.3检查结果：形成《外协加工检查报告》，明确整改要求。

6.4执行情况报告

6.4.1报告周期：月度、季度、年度报告；

6.4.2报告内容：合同数量、金额、履约率、风险事件、改进建议；

6.4.3报告应用：作为绩效考核及决策依据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标：

1.合同审批时效（权重20%）；

2.履约率（权重30%）；

3.合规率（权重30%）；

4.风险事件（权重20%）。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期：月度、季度、年度考核；

7.2.2评估方法：数据统计、现场核查、供应商满意度调查。

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类：一般（≤7个工作日）、重大（≤30个工作日）、紧急；

7.3.2整改流程：发现-立项-整改-复核-销号；

7.3.3责任追究：整改不力者按《绩效考核管理办法》处理。

7.4持续改进流程

7.4.1改进发起：基于考核、审计、业务变化；

7.4.2改进评估：PMO组织跨部门评估可行性；

7.4.3改进审批：重大改进需总经理办公会审议。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：

1.提出优化建议被采纳，产生显著效益；

2.防范重大风险事件；

3.供应商管理成效突出。

8.1.2奖励程序：部门提名-人力资源部审核-总经理审批-公示-发放。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规：违反操作规范但未造成损失；

8.2.2较重违规：违反审批流程但未导致重大损失；

8.2.3严重违规：导致重大安全环保事故或重大经济损失。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准：

1.一般违规：通报批评；

2.较重违规：罚款5000-10000元；

3.严重违规：解除劳动合同。

8.3.2处罚程序：调查取证-告知-审批-执行-申诉。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件：收到处罚通知3个工作日内；

8.4.2复议流程：人力资源部受理-审计部复核-总经理决定。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1预案制定：针对重大安全环保事故、供应商违约等制定专项预案；

9.1.2应急组织：成立应急小组，明确职责分工；

9.1.3响应流程：启动预案-控制现场-上报-处置-复盘。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景：自然灾害、政策突变等不可抗力；

9.2.2处理流程：评估影响-审批-执行-报告。

9.3危机公关与善后

9.3.1责任主体：法务部牵头，公关部配合；

9.3.2发布流程：制定口径-发布-监测-评估。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本细则由董事会办公室负责解释，解释意见作为执行补充。

10.2相关制度索引

1.《企业内部控制基本规范》（文号：企内控字〔2020〕1号）；

2.