纺织公司会议记录管理细则

纺织公司会议记录管理细则第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本细则依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》《纺织行业安全生产监督管理规定》《跨国公司外汇管理暂行办法》等国家法律法规，参考ISO9001质量管理体系标准、OEKO-TEX®认证体系及联合国全球契约原则，结合公司《企业战略发展规划（2023-2025）》及数字化转型战略要求制定。

1.1.2制定目的

针对公司会议记录管理中存在的记录不规范、信息滞后、风险隐患等问题，通过构建四维一体管理闭环，实现会议决策高效转化、合规风险有效防控、运营效率显著提升，支撑国际化业务协同与可持续发展。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

覆盖公司总部各部门、分子公司、境外分支机构及关联合作单位，涉及所有涉及会议决策、信息传达、执行跟踪的正式会议（含视频会议、线上会议等）。

1.2.2适用对象

公司全体正式员工、外包服务商及合作单位人员，需承担相应记录、传递、存档责任。

1.2.3例外适用场景

涉及国家保密事项的会议、高管闭门会议等按专项规定执行，审批权限由董事会直接授权。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

严格遵循《中华人民共和国档案法》《数据安全法》等法律法规，确保记录完整、真实、可追溯。

1.3.2权责对等原则

会议记录责任主体与决策权限相匹配，禁止越权记录或篡改内容。

1.3.3风险导向原则

重点管控重大决策会议、涉外会议、安全环保会议等高风险场景。

1.3.4效率优先原则

优化流程节点，推行电子化记录，缩短记录与归档周期。

1.3.5持续改进原则

每年结合业务变化修订流程，每年第四季度开展制度有效性评估。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

属于公司基础性管理制度，与《内部控制手册》《合规管理程序》等专项制度构成管理矩阵。

1.4.2制度衔接

与财务部《合同审批管理办法》（文号：财管字〔2023〕15号）衔接，确保重大事项记录与财务审计匹配；与人力资源部《会议管理办法》（文号：人资字〔2023〕8号）衔接，明确员工培训要求。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司会议记录管理实行“决策层主导-执行层落实-监督层核查”三级管控架构。决策层通过董事会决议明确制度方向；执行层由行政部统筹实施，各部门主管负责本部门记录管理；监督层由内控部牵头，联合合规部、审计部开展专项检查。

2.2决策机构与职责

2.2.1董事会

作为最高决策机构，审议年度会议记录管理目标，审批重大会议记录模板及境外分支机构差异化方案。

2.2.2总经理办公会

作为日常经营决策机构，授权行政部制定具体实施细则，监督跨部门会议记录协同机制。

2.3执行机构与职责

2.3.1行政部（主责部门）

统筹全公司会议记录管理，包括模板设计、系统配置、培训考核及档案归档。

2.3.2各部门主管

对本部门会议记录质量负首要责任，审核记录内容准确性，指定专人负责电子化记录操作。

2.3.3会议主持人

对会议核心议题记录完整性负直接责任，需在会议结束后24小时内完成初稿提交。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

核查记录流程符合内控手册“决策审批-执行跟踪-归档管理”三环节要求，高风险点需双重校验。

2.4.2审计部

每年开展至少一次专项审计，重点检查涉外会议记录的保密性及跨境数据传输合规性。

2.4.3合规部

确保记录管理流程符合反商业贿赂、数据出境等合规要求，标注三个关键内控环节：会议通知审批（内控编号IC-RM-01）、记录模板备案（IC-RM-02）、电子记录权限管理（IC-RM-03）。

2.5协调与联动机制

2.5.1跨部门协调

重大会议由行政部牵头，联合业务部门、法务部、IT部成立专项工作组，明确“谁主办谁负责、谁记录谁确认”原则。

2.5.2国际化适配

境外分支机构需遵守当地《档案法》及数据保护法规，行政部每年第四季度制定差异化管理方案，经合规部评估后报董事会备案。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1目标设定

实现90%以上会议记录在会议结束后48小时内完成初稿，重大决策会议记录准确率≥98%，电子化归档率≥85%。

3.1.2核心KPI

会议记录提交时效≤48小时、记录完整度≥95%、跨境数据传输合规率100%。

3.2专业标准与规范

3.2.1记录模板标准

统一采用“会议名称-日期-参会人员-议题-决议-责任人”六要素结构，高风险场景（如环保会议）需增加“风险评估”模块。

3.2.2风险控制点及防控措施

|风险等级|控制点|防控措施|

|----------|-----------------|-----------------------------------------|

|高|涉外会议记录|法务部事前合规审查，加密传输|

|中|重大决策会议|双重校验机制，主持人+记录员交叉审核|

|低|一般业务会议|电子模板自动填充，主管线上签核|

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

采用全生命周期管理（会议前准备-会议中记录-会后归档），风险矩阵动态评估管控力度。

3.3.2管理工具

接入OA系统电子签核模块，利用ERP项目模块跟踪决议执行，境外分支机构采用云归档平台（如Box），确保数据同步加密。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

会议记录管理遵循“申请-准备-记录-审核-归档-查询”六步流程：

第一步：会议发起部门填写《会议通知申请单》，经行政部备案后生成唯一会议编号；

第二步：行政部根据会议类型配置电子模板，高风险会议需法务部预审；

第三步：主持人指定记录人，采用录音+笔记双轨记录方式；

第四步：会议结束后24小时内提交初稿，由主持人、记录人双重确认；

第五步：行政部抽查归档，内控部每月随机抽检，抽检比例不低于5%；

第六步：需查询时通过OA系统权限检索，纸质档案由档案室专人管理。

4.2子流程说明

4.2.1电子会议记录流程

采用OA系统“会议管理”模块，实现模板自动推送、多人实时在线编辑，自动生成会议纪要并触发审批链路。

4.2.2境外会议记录流程

境外分支机构需采用本地化电子记录工具，通过VPN回传至总部的云归档平台，合规部每月检查数据传输日志。

4.3流程关键控制点

4.3.1风险点1：重大决策会议记录缺失

防控措施：总经理办公会授权行政部建立议题清单，会议前3天发送电子模板给所有参会人。

4.3.2风险点2：电子记录权限滥用

防控措施：IT部设置RBAC权限模型，记录人需经部门主管授权，主管需经行政部审批。

4.4流程优化机制

每年第三季度由行政部牵头，收集各部门优化建议，通过PDCA循环改进，次年1月1日生效。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1业务类型权限

采购会议记录需经采购部主管审批（金额≥100万需财务总监复核）；生产会议记录由生产总监直接签核。

5.1.2岗位层级权限

部门主管可审批金额≤10万的会议记录，金额＞10万的需分管副总审批。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级

基础会议记录由部门主管审批，重大会议记录需总经理办公会签核。

5.2.2审批时限

常规审批≤3个工作日，紧急会议记录可先执行后补办审批，但需加急说明。

5.3授权与代理机制

授权需在OA系统备案，授权期限最长6个月，临时代理需经部门主管书面确认。

5.4异常审批流程

异常审批需附《异常审批申请表》，由分管副总审批，重大事项报总经理办公会。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

电子记录需在会议后24小时内完成，纸质记录需在1周内扫描归档；需加密存储，访问需留痕。

6.1.2表单填报要求

《会议记录表》必须包含会议主题、参会人员职务、决议执行人等六要素。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督

行政部每周抽查，内控部每月开展专项检查，采用“听审+查阅”双方法。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次

专项审计每年至少1次，由审计部牵头，覆盖10%以上会议记录。

6.4执行情况报告

行政部每月向总经理办公会提交《会议记录管理执行报告》，含未达标项及改进建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系

|指标|权重|标准|

|------------------|-------|-------------------|

|记录提交时效|30%|≤48小时|

|记录准确率|40%|≥95%，重大会议100%|

|风险事件发生数|30%|0发生为满分|

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

月度评估由行政部自评，季度评估由内控部复核。

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类

一般问题（如记录格式错误）7个工作日内整改，重大问题（如记录缺失）30个工作日内整改。

7.4持续改进流程

基于考核结果制定改进计划，行政部每季度向董事会汇报优化方案。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

连续6个月记录准确率≥98%的部门可申报季度流动红旗。

8.2违规行为界定

8.2.1违规分类

一般违规（如记录要素缺失）：部门主管约谈；较重违规（如记录内容错误）：通报批评；严重违规（如篡改记录）：按《员工手册》处理。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准

|违规情形|处罚方式|

|------------------|------------------|

|两次一般违规|全体通报|

|一次较重违规|降级或扣罚绩效|

8.4申诉与复议

8.4.1申诉流程

员工收到处罚后3个工作日内可向人力资源部申诉，人力资源部7个工作日内答复。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1应急预案

制定《重大会议记录丢失应急预案》，由行政部牵头，24小时内启动IT系统恢复+人工补录。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景

自然灾害、系统故障等不可抗力导致的记录缺失，需附证明材料并申请豁免。

9.3危机公关与善后

9.3.1善后措施

对造成记录缺失的责任人进行绩效考核扣分，重大事件由合规部制定善后方案。

第十章附则

10.1制度解释权归