家具公司销售合同优化制度（规则）

家具公司销售合同优化制度第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国合同法》《企业内部控制基本规范》等国家法律法规，参照《联合国国际货物销售合同公约》（CISG）、《国际贸易术语解释通则》（Incoterms）等国际公约，结合家具行业特性及公司国际化经营战略制定。针对当前销售合同管理中存在的流程不规范、风险识别不足、审批效率低下、数字化支撑不足等问题，核心目标在于规范销售合同全生命周期管理，实现风险有效防控、运营效率提升及价值创造最大化。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司所有销售合同业务，覆盖销售部、法务部、财务部、仓储物流部等相关部门及全体员工（含外包团队、合作单位等关联人员）。适用场景包括但不限于家具产品出口、国内经销商合作、工程项目定制等业务类型。例外场景包括金额低于人民币1万元的零星采购合同，此类合同可由业务部门直接签署并报备。涉及重大金额或涉外合同的审批需经总经理办公会特别授权。

1.3核心原则

本制度遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：严格遵守国家及目标市场法律法规，确保合同条款合法有效；

（2）权责对等原则：明确各岗位职责与权限，确保权力运行受监督；

（3）风险导向原则：重点关注金额≥500万元或涉外合同的风险管控；

（4）效率优先原则：优化审批流程，缩短合同签署周期至≤3个工作日；

（5）持续改进原则：每年结合业务变化及审计结果修订制度；

（6）平等自愿原则：合同条款需体现公平诚信，尊重交易对手权益。

1.4制度地位与衔接

本制度为专项性管理制度，处于公司制度体系第三层级，与《企业内部控制手册》《财务报销制度》《国际业务合规指南》等制度衔接。若存在冲突，以本制度为准，并需法务部出具书面说明。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司销售合同管理实行“董事会-总经理-业务部门”三级管控架构。董事会负责重大合同（金额≥2000万元或影响股权结构）的最终审批；总经理办公会审议金额≥500万元或涉外合同的签署方案；业务部门负责合同日常管理与执行。内控部、审计部、合规部承担监督职责，嵌入合同管理全流程。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：审议金额≥5000万元或影响公司战略的合同；

（2）董事会：批准金额≥2000万元或涉外合同；

（3）总经理办公会：决策金额≥500万元或涉及重大资源的合同；

议事规则需形成会议纪要，存档于法务部。

2.3执行机构与职责

（1）销售部：负责合同草案拟定，主责岗位为合同专员；

（2）法务部：审核合同法律风险，主责岗位为律师；

（3）财务部：确认合同金额与付款条件，主责岗位为应收会计；

（4）仓储物流部：协调交货条款，主责岗位为物流经理；

跨部门协同需通过“合同审批会”机制，牵头人为销售总监。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：嵌入“合同审批时效”“履约保证金收取”等三个关键内控环节，核查标准为《企业内部控制配套指引》；

（2）审计部：每年开展专项审计，重点审计金额≥1000万元的合同执行情况；

（3）合规部：监控目标市场合规风险，如欧盟GDPR数据条款适用性；

监督结果需纳入部门绩效考核。

2.5协调与联动机制

建立“每周合同协调会”机制，由销售总监主持，法务、财务、物流参与。涉外合同需增设“属地法律顾问咨询”环节，通过OA系统同步流转意见。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）合同签订及时率≥95%；

（2）合同审批时效≤3个工作日；

（3）合同违约率≤2%；

（4）涉外合同法律纠纷发生率≤0.5%；

（5）核心指标统计口径由财务部统一制定。

3.2专业标准与规范

（1）质量标准：定制类合同需附《产品技术规格书》，风险等级为高；

（2）合规标准：出口合同需符合CISG第11条电子合同规则，风险等级为高；

（3）技术标准：实木类合同需明确环保认证（如FSC认证），风险等级为中；

（4）风险点防控措施：

-高风险点（金额≥1000万元）：需经双人复核，法务部出具法律意见书；

-中风险点（金额100-1000万元）：需附客户信用报告；

-低风险点（金额＜100万元）：需业务部门负责人签字。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用全生命周期管理（合同拟定-签署-履行-归档），嵌入PDCA循环；

（2）管理工具：通过ERP系统管理合同台账，CRM系统监控履约进度，OA系统实现电子签章。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

（1）合同拟定：销售部收集客户需求，3日内完成草案初稿；

（2）内部审核：法务部、财务部各2日内反馈意见，销售部5日内完成修订；

（3）审批授权：按金额/风险分级授权，总经理助理复核审批路径；

（4）签署归档：第三方签署需公证处盖章，公司留存扫描件与原件，电子合同归档于文档管理系统。

4.2子流程说明

（1）涉外合同审批子流程：需增加“目标市场合规审查”环节，由合规部主导，耗时7个工作日；

（2）紧急合同审批子流程：金额＜100万元可通过OA直签，但需3日内补办审批单，风险等级为中。

4.3流程关键控制点

（1）风险控制点1（金额≥2000万元）：需经独立第三方评估，由董事会审批；

（2）风险控制点2（定制类合同）：需附《产品交付验收标准》，由仓储部复核；

（3）风险控制点3（电子合同）：需符合《电子签名法》第4条要件，由IT部验证签名有效性。

4.4流程优化机制

每年10月启动全流程复盘，由内控部牵头，结合ERP系统数据优化审批节点。例如，2023年将“财务部审核”环节由2日缩短为1日。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

（1）金额≤100万元：销售部经理授权；

（2）100万元＜金额＜500万元：销售总监审批；

（3）金额≥500万元：总经理办公会审议；

（4）涉外合同：需经商务部备案，金额≥2000万元需股东会批准。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：金额＜50万元无审批；50-200万元销售总监审批；200-1000万元总经理审批；

（2）审批时限：常规审批≤3日，加急审批≤1日；

（3）越权限制：禁止越级审批，审批路径需通过OA系统自动校验。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，有效期≤1年，临时代理需提供授权委托书及身份证复印件，法务部审核。

5.4异常审批流程

（1）紧急审批：需提交《紧急合同申请表》，法务部评估风险等级，总经理特批；

（2）补批流程：合同签署后3日内发现审批缺失，需附《补批说明》，法务部重新审核。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）表单要求：使用标准《销售合同模板》，关键条款需客户签字；

（2）痕迹留存：电子合同需留存电子签章日志，纸质合同扫描归档于文档系统；

（3）执行判定：3日内未完成审批或签署即视为执行不到位。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每周抽查ERP系统审批记录，核查标准为《合同审批时效控制矩阵》；

（2）专项监督：每年4月开展合同合规专项检查，覆盖金额≥200万元的合同；

（3）突击检查：审计部可随时抽查合同台账，重点核查金额≥1000万元的合同。

6.3检查与审计

（1）检查频次：日常检查每月≥10份，专项审计每年≥5项；

（2）审计内容：合同履行情况、审批合规性、违约处理等；

（3）审计结果：形成《合同管理审计报告》，明确整改项与责任部门。

6.4执行情况报告

按季度编制《合同管理执行报告》，内容含：

（1）合同数量与金额统计；

（2）审批超时案例分析；

（3）风险事件及整改情况。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）考核指标：合同审批及时率（40%）、履约率（30%）、风险事件（30%）；

（2）评分标准：由法务部制定，与销售部、总经理绩效挂钩。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：季度考核，年度总评；

（2）评估方法：数据统计+访谈，重点关注金额≥500万元的合同。

7.3问题整改机制

（1）整改流程：内控部下发《整改通知单》，责任部门7日内提交方案，仓储部复核；

（2）分类处理：一般问题≤7日整改，重大问题≤30日整改，逾期按《违规处罚标准》处理。

7.4持续改进流程

基于考核结果，法务部每年9月提出制度优化建议，经总经理办公会审议后执行。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：提前完成重大合同（奖励金额1万元）、发现重大风险（奖励金额2万元）；

（2）奖励程序：部门推荐→法务部审核→总经理审批→财务部发放。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：合同条款遗漏，处罚金额≤500元；

（2）较重违规：审批超时，处罚金额500-2000元；

（3）严重违规：涉外合同违法，处罚金额≥1万元并追责。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚方式：经济处罚+降级，严重违规移送司法机关；

（2）程序要求：调查取证→告知→处罚决定→申诉期3日。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚决定后3日内；

（2）复议流程：合规部受理→2日内组织听证→出具复议决定。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）重大违约预案：法务部72小时内启动《合同违约应急响应方案》；

（2）信用风险预案：财务部每月更新《客户信用风险清单》，对D类客户暂停合作。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：金额≤10万元的采购合同；

（2）处理要求：业务部门填写《例外审批单》，主管级以上审批。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：市场部牵头，法务部支持；

（2）跨境适配：欧盟合同需聘请当地律师出具《合规说明》，存档于法务部。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由法务部负责解释，解释意见以书面形式存档。

10.2相关制度索引

（1）《企业内部控制手册》第5章；

（2）《财务报销制度》第3.2条；

（3）《国际业务合规指南》第2.1条。

10.3修订与