化工公司档案管理管控办法

化工公司档案管理管控办法第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案工作条例》《中华人民共和国安全生产法》《危险化学品安全管理条例》《ISO9001质量管理体系标准》《ISO14001环境管理体系标准》《ISO45001职业健康安全管理体系标准》及《联合国关于危险货物运输的建议书规则》（UNOrangeBook）、《全球化学品统一分类和标签制度》（GHS）等相关国家法律法规、行业标准、国际公约，结合公司发展战略及数字化转型需求制定。

1.1.2制定目的

针对化工行业档案管理存在的分类混乱、保密风险高、跨境调阅困难、数字化程度不足等痛点，本制度旨在通过规范管理流程、强化风险防控、提升运营效率，实现档案资源的有效利用与价值创造，支撑企业合规经营与国际化发展。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度覆盖公司所有业务领域，包括但不限于研发、生产、采购、销售、安全环保、合规等环节形成的档案，以及涉及境外子公司、关联方、合作单位等跨境档案管理事项。

1.2.2适用对象

公司全体正式员工、外包服务人员及合作单位相关人员；档案管理责任部门（档案室/部）、业务归口部门（研发部、生产部、法务部等）、信息系统管理部门及所有档案信息使用人员。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

确保档案管理活动符合国家法律法规及行业规范，满足安全生产、环境保护、知识产权等合规要求。

1.3.2权责对等原则

明确各级机构及岗位的档案管理职责，实现权限分配与责任承担的统一。

1.3.3风险导向原则

聚焦高风险环节（如危险品档案、涉密档案、跨境档案），实施差异化管控。

1.3.4效率优先原则

1.3.5持续改进原则

建立动态评估机制，根据业务变化与技术发展优化制度。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本制度为公司基础性专项管理制度，与《公司内部控制基本规范》《公司合规管理实施办法》等制度构成三级管控体系。

1.4.2制度衔接

与《财务档案管理办法》衔接，确保生产、采购等环节档案与财务数据一致；与《合同管理办法》衔接，实现合同档案全生命周期管理；与《信息系统管理办法》衔接，保障档案数字化安全。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司档案管理实行“董事会-董事会档案管理委员会-总经理-档案管理部-业务部门”五级架构。董事会档案管理委员会负责重大事项决策；总经理统筹管理；档案管理部作为执行机构，统筹档案分类、存储与调阅；业务部门为归口单位，负责档案的形成与初步整理。

2.2决策机构与职责

2.2.1董事会

审批年度档案管理预算、重大档案处置方案及跨境档案管理制度。

2.2.2董事会档案管理委员会

由董事会秘书牵头，成员包括法务部、合规部、档案管理部负责人，负责制定档案管理战略，监督制度执行。

2.3执行机构与职责

2.3.1档案管理部

主责：档案标准化建设、数字化迁移、安全存储与合规监督；配合：内控部开展档案内控测试。

2.3.2业务部门

主责：档案原始形成与分类，配合：档案管理部开展培训与流程优化。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

风险点：档案分类准确性（中风险）；措施：季度抽查业务部门档案归档比例。

2.4.2审计部

风险点：重大档案缺失（高风险）；措施：年度专项审计。

2.4.3合规部

风险点：跨境档案调阅合规性（中风险）；措施：与档案管理部联合审核境外档案调取申请。

2.5协调与联动机制

建立“月度档案工作例会”，由档案管理部牵头，业务部门派员参加；境外业务增设“属地档案合规协调小组”，由驻外机构负责人牵头，对接当地数据保护法规。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

目标：档案完整率≥99%、调阅及时率≥95%；KPI：危险品档案电子化率100%、跨境档案调阅周期≤5个工作日。

3.2专业标准与规范

3.2.1档案分类标准

按业务类型分：研发档案（高）、生产档案（中）、采购档案（中）、销售档案（低）、安全环保档案（高）；按风险等级分：一级（危险品、专利）、二级（合规报告）、三级（普通记录）。

3.2.2高风险控制点及措施

|风险点|控制措施|

|----------------|------------------------------------------------------------------|

|危险品档案泄露|1.电子档案加密存储；2.纸质档案锁柜保管；3.跨境调阅需双方法务审核|

|涉密档案遗失|1.实施双重鉴字；2.境外档案需当地律师见证|

3.3管理方法与工具

采用“全生命周期管理”方法，工具包括：

-ERP系统：管理生产、采购档案；

-OA系统：管理合同、审批档案；

-档案管理系统：实现电子档案的统一存储与检索。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

“归档-存储-调阅-处置”闭环流程：归档环节由业务部门发起，档案管理部审核分类；存储环节实施“冷热分层存储”；调阅环节需履行审批；处置环节经评估后销毁或归档至长期库。

4.2子流程说明

4.2.1危险品档案子流程

归档时需附《危险品鉴定报告》，存储时需独立分区，调阅时需双人陪同。

4.3流程关键控制点

4.3.1归档审核点

业务部门提交档案清单后，档案管理部需在2个工作日内完成分类审核。

4.3.2调阅审批点

一般档案需部门主管审批，涉外档案需法务部复核。

4.4流程优化机制

每年6月由档案管理部牵头，对全流程进行实地核查，优化标准不低于3项。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“业务类型+金额等级+岗位层级”分配权限：研发档案（金额>100万/技术秘密）需总监级审批；生产档案（金额>50万/涉及环保）需部门总经理审批。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级

一级档案：总经理审批；二级档案：部门负责人审批；三级档案：主管级审批。

5.2.2时限要求

常规审批≤3个工作日，紧急审批需附《特殊情况说明》，审批人可延长1次。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，授权期限最长6个月，临时代理需直属上级书面授权。

5.4异常审批流程

异常审批需附《风险评估报告》，经合规部审核后提交总经理办公会。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

电子档案需双备份（本地+异地）；纸质档案需符合《档案保护技术标准》（GB/T1889-2008）。

6.1.2痕迹留存

所有操作需在档案管理系统中记录IP地址、时间及操作人，纸质档案调阅需登记《调阅登记簿》。

6.2监督机制设计

6.2.1三位一体监督

日常检查由档案管理部每月开展；专项检查由内控部联合合规部每半年开展；突击检查由审计部不定期实施。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次

专项审计每年至少一次；日常检查每月不少于3次。

6.4执行情况报告

每月5日前由档案管理部向总经理办公会提交《档案管理执行报告》，含数据统计、风险事项、改进建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

考核指标包括：档案完整率（30%）、调阅及时率（20%）、合规达标率（50%），与部门绩效挂钩。

7.2评估周期与方法

季度评估，方法包括：系统数据统计、现场抽检、用户满意度调查。

7.3问题整改机制

建立“5日整改制”：一般问题需7日内整改，重大问题需30日内整改，由档案管理部跟踪销号。

7.4持续改进流程

基于考核结果，每年修订《档案管理标准目录》，优化不低于2项流程。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

奖励情形包括：档案管理创新、重大风险防控；程序：个人提交申请，部门推荐，档案管理部审核，总经理审批。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规

档案分类错误；

8.2.2较重违规

未按规定存储危险品档案；

8.2.3严重违规

涉密档案泄露。

8.3处罚标准与程序

处罚标准对应违规等级：一般违规通报批评；较重违规罚款1000-5000元；严重违规解除劳动合同。程序：调查取证→告知→审批→执行。

8.4申诉与复议

申诉需在收到处罚通知后3日内提交，由合规部复核，结果5日内反馈。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

针对档案火灾制定《数字化档案应急方案》，包括数据恢复流程、责任分工及资源清单。

9.2例外情况处理

例外场景包括：自然灾害、系统故障；需附《例外处理申请》，经总经理审批。

9.3危机公关与善后

境外档案泄露需启动《危机公关预案》，由法务部协调属地律师，信息发布需经董事会批准。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由档案管理部负责解释。

10.2相关制度索引

-《公司内部控制基本规范》（内控字〔2023〕1号）

-《公司合同管理办法》（法务字〔2023〕2号）

10.3修订