某家具公司电脑报废处理方案（规则）

某家具公司电脑报废处理方案第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国电子废弃物管理法》《废弃电器电子产品回收处理管理条例》等国家法律法规，参照欧盟《报废电子电气设备指令》（WEEE）等国际公约，结合《企业内部控制基本规范》及行业数字化转型趋势制定。针对公司电脑等IT资产报废过程中存在的流程混乱、资产流失、合规风险等问题，旨在规范电脑报废处置行为，实现资源价值最大化、环境损害最小化及管理效率最优化。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司所有部门及全体正式员工，涵盖由公司统一采购、配置的电脑设备（含台式机、笔记本电脑、显示器等）的全生命周期报废管理。外包服务商及合作单位涉及电脑报废行为的，须纳入本制度管理范围。例外场景包括：个人自备电脑、租赁设备等非公司统一配置资产的报废，需经总经理审批备案。重大资产报废（单价超过10万元人民币）须提交董事会审议。

1.3核心原则

（1）合规性原则：遵循国家及属地法律法规，确保报废处置全程合法；

（2）权责对等原则：明确各级审批主体及责任主体，确保权力与责任匹配；

（3）风险导向原则：聚焦资产流失、环境污染、数据泄露等高风险环节；

（4）效率优先原则：优化审批流程，压缩处置周期，保障业务连续性；

（5）持续改进原则：建立动态评估机制，优化制度与流程。

1.4制度地位与衔接

本制度为专项管理制度，属于公司基础制度体系二级文件。与《固定资产管理办法》《信息安全管理制度》《采购管理办法》等制度形成协同，冲突时以本制度为准，具体衔接条款见附则制度索引。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司电脑报废管理实行“三级授权、两级监督”架构。决策层（董事会）负责重大事项审批；执行层（总经理办/资产管理部）统筹全流程；监督层（内控部/审计部）实施独立监督。各环节责任主体通过OA系统固化流程节点，确保权责清晰。

2.2决策机构与职责

董事会负责审议年度报废预算、重大资产报废方案及应急预案；总经理办公会审批单价超5万元的电脑报废申请。决策机构需建立电子化会议决策存档制度，确保可追溯性。

2.3执行机构与职责

（1）资产管理部（主责）：负责报废申请受理、资产技术鉴定、处置供应商管理；

（2）IT部（配合）：提供设备残值评估技术支持；

（3）财务部（配合）：办理资产核销及残值上缴。

2.4监督机构与职责

（1）内控部（主责）：监督审批流程合规性，嵌入“资产核销前完整性核对”“处置供应商资质验证”等内控环节；

（2）审计部（配合）：每年开展专项审计，核查处置价格合理性。

2.5协调与联动机制

建立跨部门“报废管理联席会”，每月例会通报问题。涉外业务需协调法务部审核属地合规性，确保符合欧盟RoHS指令等国际标准。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）合规率≥100%；

（2）资产核销及时率≥98%；

（3）残值回收率≥85%；

（4）数据销毁准确率100%。

3.2专业标准与规范

（1）报废触发标准：设备使用年限≥5年或技术性能无法满足业务需求；

（2）高风险控制点及防控措施：

-高风险点1（数据泄露）：强制执行NISTSP800-88标准的物理销毁；

-高风险点2（资产流失）：建立报废资产二维码全生命周期跟踪系统。

3.3管理方法与工具

采用全生命周期管理方法，应用ERP系统自动触发报废预警，OA系统实现电子化审批流转。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

（1）发起：IT部提交报废申请，附带设备使用报告；

（2）审核：资产管理部审核技术状态，财务部核销预算；

（3）执行：授权供应商实施拆解、数据销毁、残值回收；

（4）归档：财务部完成账务处理，存档电子凭证。

各环节均需在OA系统留痕，审批时限≤3个工作日。

4.2子流程说明

（1）数据销毁子流程：需经IT部双重验证，销毁报告附在ERP附件中；

（2）残值处置子流程：通过比选平台选择供应商，处置价格不得低于评估值的90%。

4.3流程关键控制点

（1）控制点1（资产状态核实）：IT部需提供设备运行记录佐证；

（2）控制点2（供应商管理）：建立黑名单制度，定期复评供应商资质。

4.4流程优化机制

每年6月30日前由资产管理部牵头复盘，重点评估处置成本与合规性，优化方案需经内控部审核。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按金额分级授权：5万元以下由部门负责人审批，5-10万元需分管副总核准，10万元以上提交董事会审议。

5.2审批权限标准

（1）常规审批：逐级审批，特殊紧急事项可越级但需说明理由；

（2）查询权限：财务部仅可查询账务信息，IT部可查询技术数据。

5.3授权与代理机制

授权需书面形式备案，授权期限不超过1年。临时代理需经直接上级书面批准。

5.4异常审批流程

紧急处置需加急通道，但须附风险评估报告，审批权限提升一级。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）表单规范：统一使用OA系统电子表单，纸质单据按档案管理要求存档；

（2）痕迹留存：电子审批流与供应商上门签收单需双备份归档。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每月抽查10%审批记录；

（2）专项监督：审计部每季度对处置供应商进行现场核查。

6.3检查与审计

（1）专项审计：每年4月前完成上年度报废处置审计；

（2）整改要求：重大问题纳入绩效考核，整改期≤30天。

6.4执行情况报告

每月5日前由资产管理部向总经理办提交报告，含处置数量、残值金额、合规问题等。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）关键指标：报废预算达成率、处置成本控制率；

（2）合规指标：数据销毁准确率、供应商违规处罚次数。

7.2评估周期与方法

季度考核与年度审计相结合，考核结果与部门绩效挂钩。

7.3问题整改机制

建立闭环整改台账，重大问题由总经理办牵头督办。

7.4持续改进流程

基于审计、业务变化每月更新制度附件，重大修订需经内控部评估。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：残值回收率超目标5%等；

（2）奖励程序：部门推荐→人力资源部审核→总经理批准。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：流程超期未超过3天；

（2）严重违规：数据销毁不合格导致诉讼。

8.3处罚标准与程序

对应违规行为设置警告、罚款、降级等处罚，处罚程序需经员工申辩。

8.4申诉与复议

员工对处罚可向人力资源部申诉，复议结果由总经理办作出。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

制定数据泄露应急预案，明确IT部（技术处置）、法务部（合规应对）职责。

9.2例外情况处理

特殊场景需经总经理书面批准，但需附风险评估报告。

9.3危机公关与善后

境外业务需遵循当地《电子垃圾处理法》，指定专人负责属地合规协调。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由资产管理部负责解释。

10.2相关制度索引

（1）《固定资产管理办法》（文号：企财字〔2020〕8号）；

（2）《信息安全管理制度》（文号：企安字〔2021〕5号）。

10.3修订与废止