2026年共享办公空间运营公司重大决策法律审核管理制度

2026年共享办公空间运营公司重大决策法律审核管理制度第一章总则第一条为规范公司重大决策的法律审核工作，防范决策法律风险，保障公司经营管理活动合法合规，维护公司及股东、入驻客户的合法权益，依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国劳动合同法》《优化营商环境条例》等相关法律法规及公司章程，结合共享办公空间运营（含站点扩张、客户服务、合同管理、资产处置等）的业务特点，制定本制度。第二条本制度所称“重大决策法律审核”，是指公司在作出涉及经营发展、资产处置、权益变动、合规管理等重大决策前，由法务部门对决策事项的合法性、合规性、风险性进行审查，并出具书面法律审核意见的活动。第三条本制度适用于公司董事会、总经理办公会及各部门作出的所有重大决策事项，涵盖战略规划、经营管理、资产处置、合同签约、制度修订等类别；公司全资/控股子公司、各共享办公空间站点的重大决策，须参照本制度执行。第四条重大决策法律审核遵循“事前审核、全面覆盖、独立客观、权责统一、风险可控”的原则，所有重大决策未经法律审核或审核未通过的，不得提交决策会议审议，不得组织实施。第五条公司法务部是重大决策法律审核的归口管理部门，设专职法务审核人员不少于1名，负责制定法律审核流程、开展审核工作、出具审核意见、跟踪整改落实；各决策发起部门须指定专人对接法律审核工作，负责提交完整审核材料、配合补充说明、落实审核意见。第六条法律审核工作实行“谁发起、谁提交，谁审核、谁负责”的责任制，决策发起部门对提交材料的真实性、完整性负责，法务部对审核意见的专业性、准确性负责，决策审批人对最终决策的合法性承担领导责任。第二章法律审核范围第七条公司下列重大决策事项，必须纳入法律审核范围，未经审核不得实施：（一）战略规划类：公司整体发展战略制定/调整、共享办公空间站点扩张/关停、品牌加盟/授权合作、跨区域经营布局等；（二）经营管理类：入驻客户收费标准调整、会员体系规则修订、公共配套服务（如会议室、打印区）定价机制变更、大客户（年付费超一定金额）合作模式确定等；（三）合同签约类：场地租赁合同（单份合同金额超一定标准）、设备采购/维保合同（批量采购金额超一定标准）、合作方框架协议、应急物资采购合同等；（四）资产处置类：公司车辆/办公设备购置/报废、共享办公场地装修改造（金额超一定标准）、闲置资产出租/出售、保证金收取/退还规则制定等；（五）制度修订类：公司章程修改、安全生产/应急处置/车辆管理等核心管理制度制定/修订、员工薪酬福利/劳动用工规则调整等；（六）风险处置类：重大客户投诉/纠纷处理、行政处罚应对、诉讼/仲裁案件处理、知识产权（如品牌LOGO）保护/维权等；（七）其他类：对外担保、捐赠赞助、关联交易、投融资意向洽谈等可能影响公司权益的事项。第八条紧急决策事项（如突发应急事件处置、重大安全隐患整改）可启动简化审核流程，但须在决策实施后3个工作日内补充完成法律审核备案，确保决策行为合法合规。第三章审核机构与职责第九条法务部法律审核职责：（一）制定并完善重大决策法律审核流程、标准，明确各类决策的审核要点；（二）受理决策发起部门的审核申请，审查提交的材料，必要时开展尽职调查；（三）识别决策事项中的法律风险，分析风险等级，提出规避、降低风险的具体建议；（四）出具书面《法律审核意见书》，明确审核结论（通过、修改后通过、不予通过）及理由；（五）跟踪审核意见的落实情况，对决策实施过程中的法律风险进行动态监控；（六）建立法律审核档案，记录审核事项、材料、意见、落实情况等，存档期限不少于5年。第十条决策发起部门职责：（一）在决策事项启动前，向法务部提交《法律审核申请表》及相关材料（如决策方案、合同草案、背景说明等）；（二）如实说明决策事项的背景、目的、预期效果及潜在风险，配合法务部补充审核所需材料；（三）根据法务部出具的审核意见，修改完善决策方案或合同文本；（四）决策实施后，向法务部反馈实施情况，及时报告新出现的法律风险。第十一条决策审批人职责：审阅法务部出具的《法律审核意见书》，结合业务需求与法律风险，作出最终决策；对未采纳审核意见的决策事项，须书面说明理由并承担相应责任。第四章法律审核流程第十二条普通审核流程：（一）申请提交：决策发起部门填写《法律审核申请表》，附决策方案、相关背景材料、合同草案（如有）等，提交至法务部；（二）材料受理：法务部收到申请后1个工作日内审核材料完整性，材料不全的一次性告知需补充的内容，材料齐全的正式受理；（三）法律审核：法务部在受理后3个工作日内完成审核（复杂事项可延长至5个工作日），重点审查决策事项的主体资格、权限、内容、程序的合法性；（四）出具意见：审核完成后，法务部出具《法律审核意见书》，明确审核结论、风险提示及修改建议，反馈至决策发起部门；（五）意见落实：决策发起部门根据审核意见修改完善决策方案，修改完成后再次提交法务部复核，复核通过后方可提交决策会议审议；（六）决策实施：决策审议通过后，决策发起部门按审核后的方案实施，法务部跟踪实施过程中的法律风险。第十三条紧急审核流程：（一）申请启动：决策发起部门以书面/口头形式向总经理申请启动紧急审核，说明紧急事由及决策必要性；（二）快速审核：法务部在接到通知后1个工作日内完成初步审核，通过电话/微信等方式出具口头审核意见；（三）决策实施：决策审批人结合口头审核意见作出决策，发起部门立即组织实施；（四）补充备案：决策实施后3个工作日内，发起部门补充提交书面审核材料，法务部出具正式《法律审核意见书》并归档。第五章法律审核标准第十四条合法性审核标准：（一）决策主体合法：作出决策的部门/人员具备相应权限，符合公司章程及公司授权管理规定；（二）决策内容合法：决策事项不违反法律法规强制性规定，不损害国家利益、社会公共利益及公司/客户合法权益；（三）决策程序合法：决策制定、审议、实施的流程符合公司章程及公司内部管理制度要求。第十五条合规性审核标准：（一）符合公司内部管理制度（如车辆管理、应急处置制度）的相关规定；（二）符合行业监管要求（如共享办公场地消防、安全管理规范）；（三）符合公序良俗，不损害公司品牌形象。第十六条风险可控性审核标准：（一）识别决策事项可能引发的法律风险（如合同纠纷、行政处罚、诉讼风险），评估风险等级（低、中、高）；（二）针对中、高等级风险，提出具体的规避措施（如增加合同违约条款、完善免责声明）；（三）确保决策实施后的法律风险处于公司可承受范围内。第六章审核意见的使用与反馈第十七条审核结论分为三类，决策发起部门及审批人按以下要求处理：（一）“通过”：决策事项合法合规、风险可控，可按方案提交审议或组织实施；（二）“修改后通过”：决策事项存在轻微法律风险，按审核意见修改完善后，可提交审议或实施；（三）“不予通过”：决策事项违反法律法规强制性规定，或存在重大法律风险且无法规避，不得提交审议或实施。第十八条决策发起部门对审核意见有异议的，可向总经理申请复核，总经理组织法务部、业务部门召开复核会议，形成最终审核结论。第十九条决策实施过程中，如出现新的法律风险或审核意见未落实的情况，法务部有权暂停决策实施，待风险消除或意见落实后，方可继续实施。第七章监督与责任追究第二十条公司审计部每季度对重大决策法律审核情况进行监督检查，重点核查审核流程执行、审核意见落实、档案管理等情况，形成监督报告报总经理。第二十一条有下列情形之一的，追究决策发起部门负责人及直接责任人的责任：（一）重大决策事项未提交法律审核擅自实施的；（二）提交审核材料不真实、不完整，导致审核意见错误的；（三）未按法务部审核意见修改完善决策方案，引发法律风险的；（四）紧急决策实施后未按要求补充审核备案的。第二十二条法务部审核人员有下列情形之一的，追究其责任：（一）未按规定流程开展审核工作，或无故拖延审核时限的；（二）审核意见错误或遗漏重大法律风险，导致公司遭受损失的；（三）泄露审核事项中的公司商业秘密的；（四）与决策发起部门串通，出具虚假审核意见的。第二十三条责任追究方式包括批评教育、经济处罚、岗位调整、解除劳动合同等；造成公司经济损失的，依法追究赔偿责任；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。第八章附则第二十四条本制度未尽事宜，参照国家相关