2026年古籍修复公司发票管理制度

2026年古籍修复公司发票管理制度第一章总则第一条为规范公司发票的领购、开具、取得、保管、核销全流程管理，防范发票管理风险，确保发票使用符合国家税收法律法规及公司财务管理要求，结合古籍修复行业“项目化开票、专项资金发票管控、文物修复服务发票规范”的特点，依据《中华人民共和国发票管理办法》《增值税专用发票使用规定》《企业所得税税前扣除凭证管理办法》等相关法规，制定本制度。第二条本制度所指发票涵盖增值税专用发票、增值税普通发票、电子发票、定额发票等各类法定涉税凭证，适用于公司所有经营活动中的发票开具、收取、报销及管理工作，涉及财务部、业务部、修复工坊、行政部等所有相关部门及人员。第三条发票管理遵循“合法合规、全程管控、票款一致、溯源可查”的核心原则，发票的开具需与实际经营业务相符，发票的取得需确保真实、完整、有效，所有发票管理环节均需形成书面记录，确保每一张发票的流转均可追溯。第四条财务部税务专员为发票管理的归口责任人，负责发票的领购、保管、核销，指导各部门规范开具和取得发票，审核发票合规性；财务部负责人对发票管理工作负监督责任，定期检查发票使用和保管情况；各部门负责人为本部门发票取得、报销的第一责任人，确保本部门业务对应的发票真实合规。第五条发票管理实行分级审核制度：金额较大的古籍修复项目发票（含专用发票）由财务部负责人审核后开具/报销；普通业务发票由税务专员审核后开具/报销；所有发票的作废、红冲均需经财务部负责人审批，严禁未经审批擅自处理发票。第二章发票领购与保管规范第六条发票领购管理：（1）税务专员根据公司经营需求，凭税务登记证件、发票领购簿等资料向主管税务机关申领发票，领购前需核对上期发票使用情况，确保无违规使用记录；（2）领购发票时需现场核对发票种类、数量、号码，确认无缺联、缺号、破损等问题，签字确认后方可领回；（3）领购发票后需在当日内录入发票管理台账，详细记录发票代码、发票号码、领购日期、领购数量等信息，做到账实相符。第七条发票保管要求：（1）发票需存放于财务部专用保险柜中，保险柜钥匙由税务专员专人保管，密码由财务部负责人掌握，实行“双人双控”管理；（2）空白发票与发票专用章分开保管，发票专用章由出纳专人保管，严禁空白发票与印章由同一人保管；（3）电子发票需存储于专用加密硬盘中，定期备份，设置访问权限，防止电子发票数据丢失或篡改；（4）每日下班前税务专员需盘点空白发票数量，核对台账记录，发现缺失、损毁立即上报财务部负责人并追查原因。第八条发票移交管理：（1）税务专员岗位调整或离职时，需办理发票移交手续，移交内容包括空白发票、已开具发票存根、发票管理台账、电子发票数据等，移交清单需经交接双方、监交人（财务部负责人）签字确认；（2）临时委托他人代领或保管发票时，需出具书面委托函，明确委托范围和责任，委托结束后立即收回发票及相关资料，注销委托函。第三章发票开具规范第九条发票开具基本要求：（1）开具发票需以真实的经营业务为依据，内容需与古籍修复项目合同、实际服务内容一致，不得开具与实际经营业务不符的发票；（2）发票项目名称需规范：古籍修复服务需注明“古籍修复服务费”，并根据项目类型标注细分项（如善本修复、纸张脱酸、装订修复等）；销售修复材料需注明具体材料名称（如古籍修复专用纸、糨糊等）；（3）发票填写需完整准确：购买方信息（名称、税号、地址、电话、开户行及账号）、销售方信息、货物或应税劳务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等需逐项填写，字迹清晰、不得涂改。第十条专用发票开具要求：（1）仅向一般纳税人客户开具增值税专用发票，开具前需核实客户一般纳税人资质证明，留存复印件归档；（2）珍贵古籍修复项目专用发票需单独开具，备注栏注明项目名称、项目编号，确保发票与项目一一对应；（3）专用发票开具后需在规定时限内交付客户，交付时要求客户签字确认，留存交付记录，防止发票丢失。第十一条发票作废与红冲：（1）发票开具当日发现错误的，可在税控系统中作废发票，收回全部联次（含电子发票），加盖“作废”章，与存根联一并保管；（2）跨月发现发票开具错误或发生销售退回、服务终止的，需按规定开具红字发票，开具前需收回原发票全部联次（电子发票需确认客户未抵扣），经财务部负责人审批后，向税务机关申请红字发票信息表，凭信息表开具红字发票；（3）作废、红冲发票需单独装订保管，在台账中注明作废/红冲原因、原发票号码、红字发票号码等信息，留存备查。第四章发票取得与审核规范第十二条发票取得要求：（1）各部门发生经营支出（如采购修复材料、支付专家费用、租赁场地等）时，需向收款方索取合规发票，优先取得增值税专用发票（符合抵扣条件的）；（2）取得的发票需在业务发生后30日内提交财务部审核，逾期未提交的需书面说明原因，经部门负责人审批后方可延期；（3）禁止取得虚假发票、作废发票、大头小尾发票，禁止通过非正规渠道购买发票，一经发现立即退回并追究相关人员责任。第十三条发票审核标准：（1）形式审核：审核发票票面信息是否完整，印章是否清晰（加盖发票专用章），发票代码、号码是否有效，发票字迹是否清晰、有无涂改痕迹；（2）实质审核：审核发票内容是否与业务合同、付款凭证一致，品名、数量、金额是否匹配，税率是否适用正确；（3）特殊发票审核：采购古籍修复专用材料的发票需审核材料规格、型号是否与采购单一致；支付外部专家修复费用的发票需审核专家身份信息、服务内容是否与项目一致；（4）电子发票需审核查重记录，确保无重复报销情况，留存电子发票原件及查验截图。第十四条不合规发票处理：（1）审核发现发票信息错误、印章缺失、内容不符等问题的，要求收款方重新开具，原发票退回并注明“作废”；（2）发现疑似虚假发票的，通过税务机关发票查验平台核验，确认虚假的立即停止报销，上报财务部负责人，情节严重的移交税务机关处理；（3）无法取得合规发票的支出，需提供其他合法有效凭证（如收款凭证、内部凭证等），经公司管理层审批后方可入账，不得擅自以不合规发票入账。第五章发票报销与归档规范第十五条发票报销流程：（1）经办人整理发票及相关凭证（合同、付款申请单、验收单等），填写费用报销单，经部门负责人签字确认后提交财务部；（2）税务专员审核发票合规性，核对报销金额与发票金额一致后，提交财务部负责人审批；（3）审批通过后，出纳按规定支付款项，会计将发票作为记账凭证附件入账；（4）涉及古籍修复项目的发票报销，需附项目成本核算单，确保发票与项目成本匹配。第十六条发票归档管理：（1）已开具发票的存根联、记账联需按发票号码顺序装订，每月归档一次，标注归档期间、发票起止号码，由税务专员保管；（2）已报销的发票作为记账凭证附件，随会计凭证一并装订，按会计档案管理规定保管，保管期限不少于10年；（3）电子发票需打印纸质版归档，同时保存电子版源文件，纸质版与电子版一一对应，标注电子发票存储路径；（4）发票归档后需建立检索目录，方便查阅，查阅发票需填写查阅申请单，经财务部负责人审批后方可查阅，严禁私自查阅、复制发票。第十七条发票核销管理：（1）税务专员按税务机关要求，定期核销已使用完毕的发票存根，核销前需核对发票开具金额、税额与纳税申报数据一致；（2）核销时需携带发票存根、发票管理台账、纳税申报表等资料，按税务机关流程办理核销手续；（3）核销完成后将核销凭证归档，更新发票管理台账，注明核销日期、核销结果。第六章监督检查与责任追究第十八条监督检查机制：（1）财务部负责人每月对发票管理情况进行一次全面检查，重点核查空白发票保管、发票开具合规性、发票报销审核等情况，形成检查记录；（2）每季度配合公司内部审计开展发票专项检查，排查发票管理漏洞，提出整改要求；（3）接受税务机关的发票检查，如实提供发票管理资料，配合核查发票使用情况。第十九条责任追究原则：（1）实事求是原则：根据发票管理违规行为的性质、后果，客观认定责任主体和责任大小；（2）分级追责原则：轻微违规（如台账记录不完整、发票保管不规范）给予口头警告、限期整改；一般违规（如开具信息错误发票、取得不合规发票）给予书面警告、经济处罚；重大违规（如虚开发票、丢失空白发票造成损失）给予降薪、调岗、撤职，涉嫌违法的移交司法机关处理；（3）连带责任原则：部门负责人对本部门发票违规行为承担连带管理责任，财务部负责人对发票管理整体违规行为承担监督责任。第二十条违规行为处理：（1）未按规定保管发票导致丢失、损毁的，由责任人承担补办费用及相关罚款，扣除当月绩效奖金；（2）开具与实际业务不符发票的，责令立即整改，责任人承担税务处罚风险，扣除季度绩效奖金；（3）取得虚假发票报销的，追回报销款项，给予责任人经济处罚，情节严重的解除劳动合同；（4）泄露发票管理信息、篡改电子发票数据的，按公司保密制度追究责任，造成经济损失的依法索赔。第七章附则第二十一条培训要求：财务部每年组织不少于2次发票管理制度培训，内容包括发票开具、取得、保管规范，最新税收政策对发票管理的要求等，确保相关人员熟知发票管理规定。第二十二条制度更新：财务部每年结合国家发票管理法规调整、公司经营模式变化，对本制度进行评估修订，修订内容经公司管理层审批后发布实施。第二十三条特殊情