2026年古籍修复公司古籍出库与归还管理办法

2026年古籍修复公司古籍出库与归还管理办法第一章总则第一条制定目的与依据为规范本公司古籍出库、归还全流程管理，防范古籍在流转过程中出现损毁、丢失、污损等风险，保障古籍文物安全，维护公司古籍管理秩序，根据《文物保护法》《馆藏文物管理办法》等相关法律法规，结合本公司古籍修复、研究、展示等业务实际，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司所有馆藏古籍（含珍贵古籍、普通古籍、待修复古籍、修复完成古籍）因修复、研究、展示、鉴定、移交等原因发生的出库、借用、归还、核销等管理活动。公司库房管理员、古籍修复人员、研究人员、业务对接人员及涉及古籍流转的所有人员均须严格遵守本办法规定。第三条管理原则古籍出库与归还管理遵循以下原则：（一）安全第一原则：将古籍文物安全放在首位，所有操作均以保护古籍完整性、降低损害风险为核心；（二）审批前置原则：任何古籍出库行为均需完成审批流程，无审批手续严禁出库；（三）全程追溯原则：建立完整的古籍流转台账，记录出库、使用、归还全流程信息，确保每册古籍去向可查、责任可追；（四）专人负责原则：古籍出库、归还由指定的库房管理员和使用责任人对接，严禁无关人员接触古籍；（五）限时归还原则：明确古籍出库使用期限，到期必须归还，确需延期的需重新审批；（六）状态核验原则：出库、归还时均需核验古籍品相状态，形成书面记录，避免责任不清。第四条职责分工公司古籍保护部为古籍出库与归还管理的归口部门，各相关部门职责如下：（一）古籍保护部负责人：统筹古籍出库归还管理工作，审批重要古籍出库、超期借用等事项，监督本办法执行情况；（二）库房管理员：专职负责古籍出库登记、品相核验、台账记录、归还验收、入库归位等工作，严格把控出库归还流程；（三）古籍修复部门负责人：审核修复类古籍出库申请，指定修复责任人，监督修复过程中的古籍保护；（四）使用责任人（修复/研究/展示人员）：负责出库古籍的全程保管，严格按规定使用古籍，确保古籍完好，按期归还；（五）业务对接专员：负责外部单位借用古籍的沟通对接，核验外部单位资质，跟进借用及归还进度；（六）质量管理专员：定期抽查古籍出库归还台账，核查古籍品相状态，发现问题及时整改。第二章古籍出库管理第五条出库类型及适用场景古籍出库分为以下类型，各类型适用场景明确：（一）修复出库：适用于需进入修复车间进行脱酸、补纸、装帧等修复作业的古籍；（二）研究出库：适用于公司内部研究人员为开展古籍版本考证、内容整理等工作借用的古籍；（三）展示出库：适用于公司内部展厅陈列、合规文化交流活动展示等临时展出的古籍；（四）鉴定出库：适用于邀请外部专家对古籍等级、品相、修复方案进行鉴定评估的古籍；（五）移交出库：适用于按规定移交至其他合规收藏单位、完成捐赠的古籍；（六）应急出库：适用于因库房环境异常、自然灾害等紧急情况需转移至安全区域的古籍。第六条出库审批流程（一）常规出库审批：修复出库、研究出库、展示出库需填写《古籍出库申请表》，注明古籍编号、名称、数量、出库原因、使用期限、使用地点、使用责任人等信息，经使用部门负责人审核、古籍保护部负责人审批后方可办理出库；（二）特殊出库审批：珍贵古籍（三级及以上）出库、外部单位借用出库、出库期限超过30天的，需经古籍保护部负责人审核后，报公司管理层审批；应急出库可先口头报备，24小时内补全审批手续；（三）审批要求：审批人需核实出库理由的合理性、使用期限的必要性，对不符合规定的申请予以驳回，并说明理由。第七条出库品相核验与登记（一）品相核验：库房管理员接到审批通过的出库申请后，与使用责任人共同到库房核验拟出库古籍，重点检查古籍的破损位置、污渍痕迹、页码完整性、装帧状态等，对品相状态进行详细描述，形成《古籍品相核验单》，双方签字确认；（二）出库登记：库房管理员在《古籍出库台账》中记录古籍编号、名称、出库日期、使用责任人、使用地点、预计归还日期、品相状态、审批人等信息，同时为出库古籍配备专用保护函套/箱，粘贴防拆标识；（三）特殊处理：对于破损严重、易损的珍贵古籍，出库前需由修复专员进行临时加固处理，配备缓冲防护材料，明确告知使用责任人注意事项；（四）禁止出库情形：古籍品相极差、出库后存在重大损毁风险且无有效保护措施的，无明确使用责任人的，审批手续不全的，一律禁止出库。第八条出库交接要求（一）内部交接：修复出库、研究出库的古籍由库房管理员与使用责任人在库房交接区当面清点数量、核验品相，确认无误后双方在《古籍出库交接单》签字，使用责任人需当场检查保护函套/箱的完整性；（二）外部交接：外部单位借用、鉴定出库的古籍，由库房管理员、业务对接专员、外部单位接收人三方共同交接，核验古籍状态，留存接收人身份证明、单位资质复印件，签订《古籍借用安全协议》；（三）应急交接：应急出库时，库房管理员需优先转移珍贵古籍，快速记录古籍基本信息，交接时由2名以上工作人员见证，事后补充完整交接记录。第三章古籍使用期间管理第九条使用规范要求使用责任人在古籍出库期间需遵守以下规范：（一）使用环境：修复古籍需在符合温湿度要求（温度20-24℃、湿度55-65%RH）的修复工位使用，研究/鉴定古籍需在无阳光直射、无水源、无腐蚀性气体的专用研究室使用，展示古籍需在恒温恒湿展柜中陈列，严禁在不符合保护要求的环境使用；（二）操作规范：翻阅古籍时使用专用竹制书签，严禁直接用手触碰古籍纸张，严禁折叠、涂改、勾画古籍，严禁在古籍周边饮食、吸烟，修复古籍需按既定修复方案操作，严禁擅自更改修复工艺；（三）保管要求：非使用时段，古籍需存放于专用保险柜/锁闭柜中，钥匙由使用责任人专人保管，严禁将古籍随意放置、转交无关人员；（四）记录要求：修复出库古籍需每日记录修复进度及古籍状态，研究/鉴定出库古籍需记录使用时长、查阅内容，展示出库古籍需每日记录展示环境及品相状态。第十条出库延期管理（一）延期申请：使用责任人确需延长古籍出库期限的，需在到期前3个工作日填写《古籍出库延期申请表》，注明延期原因、延期时长，经使用部门负责人审核、古籍保护部负责人审批（珍贵古籍需报管理层）后方可延期，单次延期不超过15天，累计延期不超过2次；（二）未批延期处理：未按规定申请延期或延期申请未获批的，使用责任人需按期归还，逾期未归的，库房管理员需当日提醒，超过3日未归的，上报古籍保护部负责人处理。第四章古籍归还管理第十一条归还验收流程（一）归还申请：使用责任人完成使用后，需提前1个工作日告知库房管理员准备验收，携带《古籍出库交接单》《品相核验单》及古籍到库房交接区办理归还；（二）品相验收：库房管理员与使用责任人共同核验古籍品相，对比出库时的《品相核验单》，检查是否出现新的破损、污损、页码缺失等情况，对验收结果详细记录；（三）验收结果处理：验收合格的，库房管理员在台账中记录归还日期，双方签字确认，完成归还流程；验收不合格的，需立即上报古籍保护部负责人，查明原因，明确责任，形成《古籍品相异常处理记录》，视情况要求责任人采取修复、赔偿等措施。第十二条入库归位要求（一）清洁处理：验收合格的古籍，由库房管理员进行除尘、除菌等清洁处理（珍贵古籍需由专业修复人员操作），确认无污渍、虫害风险后再入库；（二）归位存放：根据古籍编号、类别，将古籍放回原存放位置，核对库位台账，确保账实相符；修复完成的古籍需更新古籍档案中的品相信息，标注修复内容及效果；（三）特殊古籍处理：展示出库、鉴定出库的古籍归还后，需静置观察3-5天，监测品相状态，无异常后再正式归位；移交出库的古籍完成交接后，注销库房台账，留存移交凭证归档。第十三条逾期归还处理（一）逾期提醒：古籍超出归还期限1日内，库房管理员需向使用责任人发出《逾期归还提醒函》，督促尽快归还；（二）逾期追责：逾期超过3日的，古籍保护部负责人约谈使用责任人，查明逾期原因，情节较轻的给予警告，情节较重的（影响修复进度、存在古籍风险的）给予通报批评，扣减绩效；（三）失联处理：使用责任人失联、拒不归还古籍的，立即上报公司管理层，必要时采取法律手段追回，追究相关人员责任。第五章外部借用管理第十四条外部借用资质审核（一）资质要求：外部单位申请借用古籍的，需为具备文物保护资质的文博单位、科研院校、合规文化机构，严禁向无资质单位或个人出借古籍；（二）审核流程：业务对接专员核验外部单位的营业执照/事业单位法人证书、文物保护相关资质证明、借用函件（注明借用用途、期限、保护措施），经古籍保护部负责人审核、公司管理层审批后方可受理；（三）限制条款：珍贵古籍原则上不对外借用，确需借用的需报上级文物主管部门备案，借用期限最长不超过15天，且仅允许在借用单位的文物保护专用场所使用。第十五条外部借用安全协议与外部单位签订《古籍借用安全协议》，明确以下内容：（一）借用方需指定专人负责古籍保管，遵守本公司古籍使用规范；（二）借用方需承担古籍运输、使用期间的全部安全责任，如发生损毁、丢失需按评估价值赔偿；（三）借用方严禁将古籍转借、复制、拍摄核心内容（经审批的除外）；（四）明确归还期限、验收标准、违约责任等，协议经双方盖章、法定代表人签字后生效。第六章监督检查与责任追究第十六条监督检查（一）日常检查：库房管理员每日核对出库古籍台账，每周核查在库古籍数量，每月盘点出库未归古籍；（二）专项检查：古籍保护部每季度开展古籍出库归还专项检查，内容包括审批流程完整性、台账记录准确性、古籍品相状态、归还及时性等；（三）年度审核：每年12月对全年古籍出库归还情况进行全面审核，形成审核报告，提出改进措施，纳入部门绩效考核。第十七条责任追究凡有下列情形之一的，视情节轻重对相关责任人进行处理：（一）未按审批流程擅自办理古籍出库，或为不符合条件的申请审批出库的，给予责任人警告处分，并处以300-800元罚款；（二）出库/归还时未核验品相、未记录台账，导致责任不清的，给予责任人警告处分，责令限期整改；（三）使用责任人违规操作导致古籍轻微污损、破损的，给予记过处分，承担修复费用，扣减绩效；（四）逾期归还古籍且未说明合理理由，或擅自转借出库古籍的，给予记过至降职处分，情节严重的调离岗位；（五）因保管不善导致古籍丢失、严重损毁的，给予撤职处分，赔偿相应损失，情节严重的移交相关部门处理；（六）向无资质单位/个人出借古籍，或泄露古籍核心信息的，解除劳动合同