2026年古籍修复公司古籍数字化前保管管理办法

2026年古籍修复公司古籍数字化前保管管理办法第一章总则第一条制定目的为规范古籍修复公司（以下简称“公司”）古籍数字化前的保管工作，防范古籍在数字化处理前出现霉变、虫蛀、破损、遗失等风险，保障古籍文物的完整性与安全性，结合古籍材质特性（如纸质、绢质、装帧形式）及数字化前预处理要求，依据《中华人民共和国文物保护法》《古籍保护条例》等法律法规，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司接收的所有待数字化处理的古籍（含纸质古籍、绢本古籍、碑帖拓片、手写稿本等），涵盖古籍从接收入库到移交数字化处理环节前的全流程保管工作，公司库房管理员、古籍修复师、数字化业务对接人等相关人员均需严格遵守。第三条保管原则（一）分级保管原则。根据古籍文物等级（一级、二级、三级、一般文物）、破损程度、材质特性制定差异化保管标准，一级古籍需单独存放并配备恒温恒湿管控措施。（二）环境可控原则。数字化前古籍存放环境需满足温湿度、光照、通风等核心指标要求，杜绝有害气体、粉尘、虫害等对古籍的损害。（三）全程溯源原则。建立古籍数字化前保管全流程台账，记录古籍接收、入库、巡检、调拨等环节信息，做到“一物一码、一环节一记录”。（四）最小干预原则。数字化前仅开展必要的除尘、防霉等基础防护处理，严禁对古籍进行裁切、装订修改等不可逆操作，最大程度保留古籍原始状态。（五）责任闭环原则。明确古籍接收、保管、巡检、移交各环节责任人，形成“接收有人核、保管有人管、异常有人报、移交有人签”的责任闭环。第四条管理职责分工（一）库房管理员：作为古籍数字化前保管的第一责任人，负责古籍接收核验、入库登记、存放环境管控、日常巡检，填写保管台账，发现异常及时上报；（二）古籍修复师：负责数字化前古籍的基础防护处理（除尘、防霉、临时加固），评估古籍保存状态，提出针对性保管建议，禁止对古籍进行非必要修复操作；（三）数字化业务部：负责提报古籍数字化处理计划，对接库房管理员办理古籍移交手续，跟踪数字化前古籍保管状态，确保按计划完成移交；（四）安保部：负责古籍存放区域的安防管控，核验出入人员身份，监督监控设备运行状态，防范古籍被盗、丢失风险；（五）技术部：负责古籍存放区域温湿度、通风、除虫等设备的维护保养，定期校准环境监测仪器，确保保管环境符合标准；（六）管理层：负责审批古籍保管环境改造、特殊古籍保管方案，决策保管过程中的重大异常问题（如古籍霉变、虫蛀应急处置）。第二章古籍接收与入库管理第五条古籍接收核验公司接收待数字化古籍时，需按以下要求完成核验：（一）资料核验：核对委托方提供的古籍清单、文物等级证明、破损情况说明等资料，确认古籍名称、卷册数量、装帧形式、年代、保存现状等信息与实物一致；（二）实物核验：由库房管理员、古籍修复师双人现场核验古籍，记录古籍破损位置（如书口开裂、纸张脱页、墨迹晕染）、霉变区域、虫蛀情况，拍摄古籍全貌及细节照片作为保管档案附件；（三）异常处理：核验发现古籍与资料不符、存在重大破损未标注等情况的，需立即与委托方沟通，形成《古籍接收异常记录单》，经双方签字确认后再办理入库；（四）接收确认：核验无误后，填写《古籍数字化前接收确认单》，注明接收日期、核验人、古籍基本信息，由接收人、委托方对接人、库房负责人三方签字确认。第六条古籍入库登记（一）编号赋码：为每批入库古籍编制唯一保管编号，编号规则为“年份+文物等级+古籍类型+顺序号”，并将编号贴于古籍存放容器（锦盒、樟木箱）外侧，避免直接粘贴于古籍本体；（二）台账登记：填写《古籍数字化前保管台账》，详细记录保管编号、古籍名称、卷册数、文物等级、接收日期、存放位置、保管责任人、基础防护处理情况等信息，同步录入电子台账并加密存储；（三）存放分配：根据古籍等级、材质分配存放区域，一级古籍存放于独立文物柜，绢本古籍与纸质古籍分区存放，受潮风险较高的古籍优先存放于通风防潮区域；（四）入库复核：库房主管每日对当日入库古籍进行复核，核对台账信息与实物、存放位置的一致性，复核率100%，发现错误立即更正并记录。第三章存放环境与防护管理第七条存放环境标准（一）温湿度要求：纸质古籍存放环境温度控制在18℃-22℃，相对湿度控制在50%-60%；绢本古籍温度控制在16℃-20℃，相对湿度控制在45%-55%，每日记录温湿度数据，偏差超过±2℃/±5%时需及时调整；（二）光照要求：古籍存放区域避免自然光直射，采用无紫外线冷光源照明，照明强度不超过50勒克斯，非巡检时段关闭照明设备；（三）通风要求：每日定时通风2次，每次30分钟，通风时避免外界粉尘、有害气体进入库房，雾霾、沙尘天气暂停通风；（四）其他要求：库房内禁止存放易燃易爆、腐蚀性物品，地面铺设防尘防滑垫，配备活性炭吸附装置，定期清理库房粉尘，保持环境清洁。第八条基础防护处理数字化前古籍仅开展以下必要防护处理，严禁过度操作：（一）除尘处理：使用软毛刷、无静电除尘布轻柔去除古籍表面粉尘，破损严重的古籍采用真空低负压除尘设备，避免纸张脱落；（二）防霉处理：对有霉变风险的古籍，放置天然樟木、艾草等防虫防霉材料，禁止使用化学防霉剂直接接触古籍；（三）临时加固：对书口开裂、脱页的古籍，使用无酸胶带、宣纸临时固定，加固材料需标注“数字化前临时加固”，便于后续拆除；（四）容器防护：古籍存放于定制无酸纸函套、樟木箱或锦盒中，避免直接接触金属、塑料等易产生化学反应的材质。第九条虫害与霉变防控（一）日常防控：库房内放置防虫诱饵（非化学药剂），每月更换一次，库房周边定期清理杂草、积水，杜绝虫害滋生环境；（二）定期检查：古籍修复师每月对入库古籍进行一次虫害、霉变专项检查，重点检查古籍书脊、卷底等易滋生虫害的部位，记录检查结果；（三）应急处置：发现古籍出现虫蛀、霉变迹象时，立即将古籍隔离存放，由古籍修复师采用物理除虫（低温冷冻）、自然风干等方式处理，禁止使用杀虫剂、防霉剂直接喷洒古籍，处置过程需全程记录并上报管理层。第四章日常保管与巡检管理第十条人员出入管控（一）准入权限：仅库房管理员、古籍修复师、库房主管可进入古籍存放区域，数字化业务部人员需进入的，需填写《库房临时出入申请单》，经管理层审批后由库房管理员全程陪同；（二）出入登记：进入古籍存放区域人员需实名登记，注明出入时间、事由、接触古籍编号，离开时由库房管理员确认古籍存放状态无误后签字；（三）操作规范：进入库房人员需穿戴无尘手套、鞋套，禁止携带水杯、食物、尖锐物品，禁止在库房内使用摄影、录音设备（经审批的档案记录除外）。第十一条日常巡检要求（一）每日巡检：库房管理员每日上午9点、下午4点各开展一次巡检，检查温湿度设备运行、古籍存放容器密封性、库房安防设施，填写《古籍保管每日巡检记录》；（二）每周巡检：库房主管每周开展一次全面巡检，随机抽查20%的古籍存放状态，核对保管台账与实物，检查基础防护处理效果，形成《古籍保管周巡检报告》；（三）月度巡检：技术部联合古籍修复师每月对古籍存放环境、防护设备进行一次专项巡检，校准温湿度仪器，检查防虫防霉材料有效性，提出环境优化建议。第十二条古籍调拨与移位（一）调拨审批：数字化前古籍因检测、防护处理需移位的，需填写《古籍调拨申请单》，注明调拨原因、目的地、调拨人、预计归还时间，经库房主管审批；一级古籍调拨需经管理层审批；（二）移位操作：调拨移位时由库房管理员、古籍修复师双人操作，使用专用古籍搬运箱，避免古籍弯折、碰撞，全程轻拿轻放，移位过程不少于2人在场；（三）归位确认：古籍调拨完成后需立即归位，归位后由库房管理员核对古籍编号、存放位置、状态，填写《古籍调拨归位确认单》，确保古籍无损坏、遗失。第五章移交数字化处理管理第十三条移交前准备（一）状态复核：移交前由库房管理员、古籍修复师、数字化业务对接人三方复核古籍状态，核对保管台账记录的破损、防护处理情况与实物一致，拍摄移交前照片；（二）资料移交：将古籍保管台账、接收核验记录、防护处理记录等资料整理成册，移交数字化业务部，明确数字化过程中的保护要求（如禁止拆解装帧、控制扫描压力）；（三）交接确认：填写《古籍数字化前移交确认单》，注明移交日期、古籍编号、状态、交接双方签字，一式两份，库房与数字化业务部各留存一份。第十四条移交后追溯（一）台账更新：移交完成后，库房管理员即时更新《古籍数字化前保管台账》，标注“已移交数字化处理”，记录移交时间、接收部门、对接人；（二）状态跟踪：库房管理员每周与数字化业务部对接，了解古籍数字化处理进度及状态，发现异常及时介入处理；（三）归还接收：数字化处理完成后，古籍归还库房的，按本办法第五章要求重新办理接收、入库手续，确保古籍状态与移交前一致。第六章监督考核与责任追究第十五条监督检查（一）内部监督：管理层每季度开展古籍数字化前保管专项检查，核查台账完整性、环境管控有效性、防护处理规范性，形成检查报告；（二）外部监督：配合文物保护部门、委托方开展古籍保管情况检查，如实提供保管记录、环境监测数据，接受专业指导；（三）整改落实：对检查发现的问题（如温湿度超标、台账填写不规范），下达《整改通知书》，明确整改责任人、完成时限，库房主管跟踪整改效果。第十六条考核机制（一）考核指标：将古籍保管完好率（100%）、台账准确率（≥99%）、环境管控达标率（≥98%）、异常处置及时性（24小时内）纳入库房管理员绩效考核，核心指标权重不低于40%；（二）奖惩规则：对保管工作无差错、古籍状态完好的库房管理员，按季度发放绩效奖励；对未按规定保管导致古籍轻微破损的，扣减月度绩效，取消年度评优资格。第十七条责任追究违反本办法规定，有下列行为之一的，公司将视情节轻重追究相关责任人责任：（一）未按规定核验入库古籍，导致古籍信息登记错误、数量不符的，追究库房管理员责任，给予警告处分，扣除月度绩效奖金；（二）未落实温湿度、光照等环境管控要求，导致古籍出现霉变、纸张老化加速的，追究库房管理员、技术部责任人责任，给予记过处分；（三）擅自对古籍进行裁切、化学处理等不可逆操作的，追究古籍修复师责任，通报批评并调离岗位，造成古籍损坏的需承担赔偿责任；（四）未履行出入管控职责，导致无关人员进入古籍存放区域的，追究库房管理员责任，扣除季度绩效奖金；（五）保管台账填写不规范、擅自涂改或销毁保管记录的，追究库房管理员责任，限期整改并扣除绩效奖金；（六）因保管不当导致古籍遗失、重大破损的，追究库房管理员、库房主管管理责任