2026年古籍修复公司人力资源档案管理制度

2026年古籍修复公司人力资源档案管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司人力资源档案全流程管理，保障员工信息安全、档案资料完整、使用合规，明确档案管理权责与操作标准，依据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国档案法》《个人信息保护法》及公司人力资源管理核心要求，结合古籍修复行业“专业资质特殊、技能档案重要、保密要求严格”的管理特性，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司全体在册员工（含正式员工、试用期员工、劳务派遣人员）的人力资源档案管理，涵盖的档案类型包括：员工基础信息档案、专业资质档案、技能培训档案、绩效考核档案、保密协议档案等；涉及的管理环节包括：档案收集、整理、建档、存储、借阅、更新、销毁；涉及的人员包括：人力资源部档案管理员、各部门负责人、档案使用及借阅人员；所有档案管理活动均遵循“真实完整、安全保密、合规使用、全程可溯”的原则。第三条核心管理原则（一）真实准确原则：档案所记载的员工信息、资质证明、考核结果等内容需与实际情况一致，档案管理员需对归档材料的真实性进行核验，杜绝虚假材料入档；（二）安全保密原则：员工档案涉及的个人隐私、薪酬信息、保密协议等内容需严格保密，档案存储、借阅需设置权限管控，禁止泄露、篡改、倒卖员工档案信息；（三）完整规范原则：档案材料需覆盖员工入职到离职的全生命周期，按统一标准分类整理、编号归档，无关键材料缺失、无归档顺序混乱等问题；（四）合规使用原则：档案借阅、调取需履行审批流程，仅可用于员工管理、薪酬核算、资质审核等合法合规场景，禁止超范围使用档案信息；（五）动态更新原则：员工的资质变动、技能提升、岗位调整、考核结果等信息需在5个工作日内更新至档案，确保档案信息与员工实际状态同步。第四条管理职责划分（一）人力资源部：作为档案管理主责部门，负责档案的收集、整理、建档、存储、更新，制定档案管理操作细则，开展档案管理员技能培训，监督档案管理合规性；（二）档案管理员：负责日常档案录入、归档、借阅登记、保密管控，定期盘点档案数量，检查档案存储状态，及时处理档案破损、丢失等异常情况；（三）各部门负责人：配合人力资源部收集本部门员工的资质证明、培训记录、考核结果等材料，审核本部门员工档案借阅申请的合理性；（四）法务合规部：负责审核档案管理流程的合规性，确保档案收集、使用、销毁符合《个人信息保护法》等法律法规要求，处理档案相关法律纠纷；（五）行政安保部：负责档案存储区域的物理安全管控，配备防火、防潮、防盗设施，定期检查档案库房的环境条件，保障档案实体安全。第二章档案收集与整理规范第五条档案收集范围与要求（一）基础信息类：收集员工身份证复印件、学历学位证书、入职登记表、劳动合同、离职证明（入职前）等材料，所有复印件需由员工签字确认与原件一致；（二）专业资质类：针对古籍修复师、文物保护专员等岗位，收集文物保护从业资质证书、古籍修复技能等级证书、专业培训结业证书等，证书需核验有效期并留存更新记录；（三）培训考核类：收集员工岗前培训记录、技能提升培训签到表、考核成绩单、培训效果评估表，以及年度/季度绩效考核表、奖惩记录等；（四）保密协议类：收集员工签署的保密协议、竞业限制协议（如有），明确协议有效期、保密范围（如古籍修复核心工艺、客户信息）等关键条款；（五）异动类：收集员工岗位调整审批表、薪酬调整记录、晋升/降级文件、离职申请及审批表等，确保员工职业变动轨迹完整可查。第六条档案整理与分类（一）分类规则：按“员工编号-档案类型-年份”进行分类，员工编号采用“部门代码+入职年份+序号”规则生成（如“修复部-2026-008”），档案类型分为基础类（J）、资质类（Z）、培训考核类（K）、保密类（B）、异动类（Y）；（二）整理要求：档案材料需按时间顺序排列，使用无酸档案袋封装，袋面标注员工姓名、编号、档案类型、归档日期，纸质材料需去除金属装订物，防止锈蚀损坏档案；（三）核验确认：档案整理完成后，由档案管理员与复核人共同核对材料数量、完整性，核对无误后双方签字确认，形成《档案整理核验单》存档。第七条电子档案转换规范（一）扫描要求：纸质档案需扫描为PDF格式电子文件，扫描分辨率不低于300dpi，确保文字清晰、无模糊、无歪斜，彩色材料（如资质证书）需采用彩色扫描；（二）命名规则：电子档案命名与纸质档案编号一致，如“修复部-2026-008-Z-2026”（代表修复部2026年入职008号员工2026年资质类档案）；（三）加密存储：电子档案需存储至公司专用加密服务器，设置访问权限（档案管理员可读写、部门负责人仅可查看本部门员工基础档案），定期备份至离线存储设备。第三章档案存储与借阅规范第八条档案存储管理（一）物理存储：纸质档案存放于专用档案库房，库房温度控制在15-25℃，湿度控制在45%-60%，配备除湿机、灭火器、防虫药剂（无腐蚀性），档案柜需加锁并由档案管理员专人保管钥匙；（二）分区存放：按部门、档案密级分区存放，核心密级档案（如保密协议、珍贵古籍修复师资质）单独存放于加密档案柜，普通档案与核心档案隔离；（三）定期检查：档案管理员每月检查一次纸质档案存储状态，查看是否有霉变、虫蛀、破损情况，每季度检查一次电子档案备份完整性，形成《档案存储检查记录表》。第九条档案借阅管理（一）借阅申请：借阅档案需填写《档案借阅申请表》，注明借阅事由、档案名称、借阅期限、使用范围，经部门负责人审核、人力资源部负责人审批后方可借阅；（二）借阅限制：核心密级档案仅可在档案库房查阅，禁止带出；普通档案借阅期限不超过7个工作日，确需延长的需重新提交审批申请；（三）借阅登记：档案管理员需记录借阅人、借阅时间、档案编号、归还时间，借阅人需签字确认，归还时需核对档案完整性，如有破损、缺失需立即上报并记录；（四）外部查阅：因审计、合规检查等外部原因需查阅档案的，需经公司总经理审批，由档案管理员全程陪同查阅，禁止外部人员复制、拍摄档案内容。第十条档案更新与维护（一）信息更新：员工入职后信息变动（如联系方式、学历提升、资质续期），需在变动后5个工作日内将相关材料提交人力资源部，档案管理员核实后更新至档案；（二）档案维护：每年年底对所有档案进行一次全面梳理，清理过期无效材料（如已失效的资质证书复印件，需留存失效记录），补充缺失的年度考核、培训记录；（三）状态标注：对离职员工档案标注“离职封存”，单独存放，封存期限按《劳动合同法》要求执行，封存期间禁止随意调取，确需使用的需履行特殊审批流程。第四章档案销毁与异常处理第十一条档案销毁规范（一）销毁范围：仅可销毁超过法定保存期限的离职员工档案，且需确认无未了结的劳动纠纷、保密协议纠纷等事项；在职员工档案禁止销毁；（二）销毁审批：销毁档案需填写《档案销毁审批表》，列明销毁档案清单、销毁原因、保存期限，经人力资源部、法务合规部、总经理逐级审批；（三）销毁执行：档案销毁需由两名及以上工作人员共同执行，采用碎纸机粉碎或专业机构销毁方式，禁止随意丢弃，销毁后需填写《档案销毁记录表》，参与人员签字确认。第十二条异常情况处理（一）档案丢失：发现档案丢失后，档案管理员需立即上报人力资源部负责人，核查丢失原因、丢失档案类型，对涉及员工隐私、核心资质的档案，需采取补救措施（如重新收集资质证明、签署补充保密协议），并追究相关责任人责任；（二）信息泄露：发现档案信息泄露（如员工薪酬、保密协议内容外泄），需立即停止相关人员的档案操作权限，核查泄露渠道，由法务合规部评估法律风险，对责任人按公司规定处理，必要时报警；（三）档案篡改：发现档案内容被篡改（如考核结果、资质证书造假），需立即封存档案，核实篡改人员及原因，恢复档案原始内容，对篡改者给予相应处分，涉嫌违法的移交司法机关。第五章监督考核与责任追究第十三条监督检查机制（一）日常检查：人力资源部负责人每周抽查档案整理、存储、借阅记录，核对电子档案与纸质档案的一致性，检查借阅审批流程的完整性；（二）季度核查：公司审计部门每季度对档案管理情况进行专项核查，重点检查档案保密措施、合规使用情况、销毁流程规范性，抽检比例不低于30%；（三）年度审计：每年开展一次人力资源档案管理全面审计，形成审计报告，针对档案管理漏洞提出整改要求，跟踪整改完成情况。第十四条考核管理（一）考核指标：将档案完整率（要求100%）、信息更新及时性（要求5个工作日内）、借阅审批合规率（要求100%）、保密管控达标率（要求100%）纳入档案管理员绩效考核；（二）奖惩机制：考核优秀的档案管理员给予绩效奖励、评优优先等激励；考核不达标者给予技能培训、绩效扣罚等处理；（三）技能提升：每半年组织一次档案管理员专项培训，内容包括《个人信息保护法》、档案整理规范、电子档案加密技术、古籍修复行业资质管理要求等。第十五条责任追究（一）轻微违规：档案整理不规范、信息更新延迟但未造成后果、借阅登记不完整的，对责任人给予口头警告、限期整改，并处以岗位技能复训；（二）一般违规：未履行审批流程借阅档案、泄露员工非核心信息、档案存储环境不达标导致轻微破损的，对责任人给予通报批评、绩效扣罚（不超过当月绩效的10%），部门主管承担连带管理责任；（三）重大违规：篡改档案内容、泄露员工核心保密信息、因管理失职导致档案丢失的，对责任人给予经济赔偿（按损失金额核定）、岗位降级，情节严重的调离岗位；（四）严重违规：倒卖员工档案信息、故意销毁有效档案、因档案管理不当引发重大法律纠纷的，对责任人给予解除劳动合同，涉嫌违法的移交司法机关处理。第六章附则第十六条制度培训人力资源部需将本制度纳入档案管理员岗前培训及全体员工年度培训内容，每年至少开展2次专项培训，重点讲解档案收集规范、保密要求、借阅流程，确保相关人员熟练掌握。第十七条制度修订本制度根据《个人信息保护法》《档案法》更新、公司人力资源管理需求变化、行业监管要求调整适时修订，修订方案由人力资源部联合法务合规部拟定，征求相关部门意见后，报总经理办公会审批后执行