2026年古籍修复公司数字资源访问权限管理制度

2026年古籍修复公司数字资源访问权限管理制度第一章总则1.1制定目的为规范公司古籍数字资源（含古籍扫描件、高清影像、文本转录文件、修复方案电子版、客户委托资料等）的访问权限管理，保障数字资源的安全性、保密性和合规性，防止资源泄露、篡改或滥用，结合古籍修复行业数字资源特性（涉密等级高、知识产权属性强、访问场景多样）及公司实际运营情况，依据《中华人民共和国数据安全法》《个人信息保护法》《网络安全法》等相关法律法规，制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司所有古籍数字资源的访问申请、权限分配、使用监控、权限回收等全流程管理，覆盖公司内部所有员工、外部合作方、临时访问人员，涉及数字资源存储服务器、云平台、终端设备等所有访问载体，涵盖数字化技术部、修复技艺部、项目对接部、行政部、安保部等所有相关部门。1.3管理原则（1）最小权限原则：仅为员工分配完成岗位职责所需的最小访问权限，禁止超范围授权；（2）分级授权原则：根据数字资源涉密等级、使用场景划分权限等级，不同等级资源对应不同授权流程；（3）实名绑定原则：所有访问行为绑定实名账号，禁止共用账号、匿名访问；（4）全程追溯原则：记录所有访问行为，包括访问时间、地点、操作内容、终端信息，做到可查可追溯；（5）动态调整原则：根据员工岗位变动、项目进度及时调整访问权限，避免权限闲置或过期；（6）保密合规原则：所有权限管理行为符合数据安全、知识产权保护相关法律法规，杜绝违规授权。1.4管理职责数字化技术部是数字资源访问权限的归口管理部门，负责权限系统维护、账号创建、权限分配与回收、访问日志监控；修复技艺部负责审核核心修复类数字资源的访问申请，确认访问必要性；行政部负责员工入职、调岗、离职时的权限同步调整，建立权限管理台账；安保部负责访问日志审计，排查异常访问行为，处理权限违规事件；法务部负责审核外部合作方的权限授权协议，保障资源使用合规；公司管理层负责审批高等级数字资源的访问申请、权限管理制度修订；全体员工需遵守权限使用规定，妥善保管个人账号密码，严禁转借、泄露账号信息。第二章数字资源分级与权限分类2.1数字资源分级（1）一级资源（核心绝密级）：珍贵古籍高清扫描件、未公开的修复核心技术文档、客户专属保密委托资料，此类资源仅限核心修复师、公司管理层访问；（2）二级资源（机密级）：常规古籍数字化成果、已完成交付的客户资料、内部修复方案，此类资源仅限项目相关部门员工访问；（3）三级资源（秘密级）：公开可展示的古籍影像资料、行业通用修复规范、对外宣传素材，此类资源可授权给所有内部员工访问；（4）四级资源（公开级）：公司官网展示的古籍科普资料、非涉密的行业资讯，此类资源可有限度对外部合作方开放。2.2权限分类与定义（1）浏览权限：仅可查看数字资源内容，无下载、复制、修改权限；（2）下载权限：可查看并下载数字资源，无修改、删除权限，下载文件自动添加水印；（3）编辑权限：可查看、下载、修改数字资源，仅限修复技艺部相关人员针对未交付成果使用；（4）管理权限：可分配、调整其他人员的访问权限，仅限数字化技术部权限管理员、公司管理层使用；（5）临时访问权限：针对项目需求或外部合作设置的短期权限，有明确使用期限和访问范围限制。2.3权限等级对应规则（1）一级资源仅开放浏览权限，且需双人复核授权，访问操作全程监控；（2）二级资源可开放浏览、下载权限，编辑权限需单独审批；（3）三级资源默认开放浏览权限，下载权限需部门负责人审批；（4）四级资源可根据需求开放浏览权限，对外授权需法务部审核；（5）管理权限仅限指定人员持有，且需定期更换操作密码，每季度进行权限复核。第三章权限申请与审批流程3.1内部员工权限申请（1）员工入职后，由行政部统一创建实名访问账号，默认开通三级资源浏览权限，填写《数字资源基础权限开通申请表》，经部门负责人审核、数字化技术部备案后生效；（2）员工因工作需要申请更高等级权限的，填写《数字资源权限升级申请表》，注明申请资源等级、权限类型、使用场景、预计使用期限，经所在部门负责人审核后，按资源等级报对应审批人审批：一级资源报总经理审批，二级资源报部门分管领导审批，三级资源报数字化技术部负责人审批；（3）审批通过后，数字化技术部在1个工作日内完成权限配置，告知申请人权限生效时间及使用要求。3.2外部合作方权限申请（1）外部合作方（如文博机构、科研单位）需访问公司数字资源的，由项目对接部提交《外部合作方权限申请单》，附合作协议、资源使用范围说明、保密承诺书等材料；（2）申请单经项目对接部负责人、法务部、数字化技术部会签后，报管理层审批，仅可授权四级资源浏览权限，确需访问更高等级资源的，需签订专项保密协议；（3）数字化技术部为外部合作方创建临时账号，绑定指定IP地址或设备，设置权限有效期，到期自动回收，同时记录所有访问行为。3.3临时权限申请（1）员工因临时项目需要访问特定资源的，可申请临时权限，填写《临时权限申请表》，注明使用期限（最长不超过15个工作日）、访问资源范围，经部门负责人审批后提交数字化技术部；（2）临时权限开通后，数字化技术部设置到期自动回收提醒，到期前若需延续，需重新提交申请并审批；（3）临时访问完成后，员工需填写《临时权限使用回执单》，说明资源使用情况，经部门负责人确认后归档。第四章权限使用与监控4.1账号与密码管理（1）所有访问账号绑定员工实名信息及工号，密码需符合复杂度要求（不少于8位，包含大小写字母、数字、特殊符号），每90天强制更换一次；（2）员工需妥善保管个人账号密码，严禁转借、共享，密码泄露需立即通知数字化技术部冻结账号并重置；（3）员工离职、调岗时，行政部需在1个工作日内通知数字化技术部调整或回收其权限，离职员工账号需立即注销，相关访问记录存档备查。4.2访问行为规范（1）员工仅可在公司授权的终端设备（办公电脑、专用终端）访问数字资源，禁止使用私人设备、公共网络访问一级、二级资源；（2）访问核心资源时需通过双重认证（账号密码+动态验证码），操作过程禁止截屏、录屏，下载的资源文件仅限工作使用，禁止外传；（3）禁止超权限访问、下载数字资源，禁止修改、删除资源文件，禁止将资源用于非工作用途，禁止向外部人员泄露资源内容。4.3访问日志监控（1）数字化技术部建立访问日志系统，记录所有访问行为，包括访问人、访问时间、访问资源、操作内容、终端IP、设备信息等，日志保存期限不少于3年；（2）安保部每周对访问日志进行审计，重点核查一级、二级资源的访问记录，排查异常行为（如非工作时间访问、高频次下载、跨IP访问等）；（3）发现异常访问行为时，立即冻结相关账号，通知责任人核查，涉嫌违规的移交安保部处理，同时上报管理层。第五章权限回收与变更5.1权限常规回收（1）临时权限到期后，数字化技术部系统自动回收，如需继续使用需重新申请；（2）外部合作方权限在合作期满后自动回收，确需延续的需重新签订协议并审批；（3）数字化技术部每季度对所有权限进行复核，清理闲置权限（连续30天未使用的权限），复核结果报行政部存档。5.2权限变更流程（1）员工岗位变动的，由行政部填写《权限变更申请表》，注明原权限、变更后权限、变更原因，经新老部门负责人审核后，提交数字化技术部调整权限；（2）数字资源等级调整的，由修复技艺部提出申请，经管理层审批后，数字化技术部同步调整对应权限配置；（3）权限变更完成后，数字化技术部需通知相关人员，更新权限管理台账，并留存变更记录。5.3紧急权限冻结（1）发现账号被盗用、权限违规使用、资源泄露风险时，数字化技术部可紧急冻结相关账号权限，无需审批，冻结后立即通知责任人及安保部；（2）紧急冻结后需在24小时内排查原因，填写《权限紧急冻结记录表》，说明冻结原因、排查结果、处理措施，报管理层备案；（3）风险解除后，经审批可恢复权限，无法解除风险的永久注销账号。第六章违规处理与责任追究6.1违规行为界定（1）未经审批超权限访问、下载、修改数字资源；（2）转借、共享个人账号密码，或泄露账号信息导致资源访问失控；（3）使用私人设备、公共网络访问核心数字资源；（4）截屏、录屏、外传数字资源内容，造成资源泄露；（5）伪造权限申请材料，骗取高等级资源访问权限；（6）权限到期后未及时归还，或违规延续权限使用期限；（7）发现权限异常未及时上报，导致资源损坏、泄露；（8）外部合作方超范围使用授权资源，或泄露资源内容。6.2违规处理措施（1）轻微违规（未造成资源泄露、损坏）：给予口头警告、书面警告，责令限期整改，扣除当月绩效奖金的5%-10%，冻结相关权限7-15天；（2）一般违规（造成轻微资源泄露或客户投诉）：给予记过处分，扣除当月绩效奖金的30%-50%，取消年度评优资格，调离核心工作岗位；（3）严重违规（造成核心资源泄露、重大经济损失或法律风险）：给予降职、解除劳动合同处分，扣除全部未发放奖金，依法追究赔偿责任；（4）涉嫌违法的违规行为（如倒卖数字资源、侵犯知识产权）：移交司法机关追究法律责任；（5）外部合作方违规的，立即终止合作，收回所有权限，按协议追究违约责任，情节严重的通过法律途径维权。6.3考核与改进数字资源权限管理工作纳入数字化技术部、安保部年度考核，考核指标包括：权限配置准确率（目标≥100%）、异常访问处置及时率（目标≥100%）、权限复核完成率（目标≥100%）；各部门权限使用合规性纳入部门绩效考核，与评优、晋升挂钩；数字化技术部每半年开展一次权限管理培训，总结违规案例，优化权限管控流程，持续提升管理水平。第七章附则7.1本制度未尽