2026年古籍修复公司外部审计配合管理制度

2026年古籍修复公司外部审计配合管理制度第一章总则第一条为规范公司外部审计配合工作流程，保障审计工作高效、有序开展，确保审计结果真实反映公司经营管理状况，结合古籍修复行业特性（涉及文物修复项目核算、专项经费使用、文物保护合规性核查等）及公司实际运营情况，依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国审计法》《文物保护法》等相关法律法规，制定本制度。第二条本制度适用于公司接受各类外部审计的全流程配合管理，包括财务审计、专项审计（如文物修复专项经费审计、质量合规审计）、税务审计、行业监管审计等，公司财务部、审计配合办公室（挂靠财务部）、修复中心、质量管理部、运营部、行政后勤部等相关部门及全体员工均需严格遵守本制度规定。第三条外部审计配合遵循“积极配合、真实准确、合规保密、高效协作”的基本原则，坚持“统一协调、分级负责、全程留痕、闭环管理”的工作思路，确保审计资料完整提供、审计问询如实答复、审计问题及时整改，维护公司合法合规经营形象。第四条公司审计配合办公室为外部审计配合工作的牵头部门，负责审计对接统筹、资料收集整理、审计进度跟踪、整改事项督办；财务部负责提供财务凭证、会计账簿、财务报表等财务类审计资料，解答财务相关问询；修复中心负责提供古籍修复项目档案、工艺执行记录、材料采购使用台账等业务类资料；行政后勤部负责审计现场保障、资料复印归档等后勤支持；各部门负责人为本部门审计配合工作第一责任人，确保本部门相关资料及时、准确提供。第二章审计前期准备管理第五条审计通知接收与报备通知接收：审计配合办公室接到外部审计机构或监管部门的审计通知后，需在1个工作日内完成《外部审计通知单》登记，明确审计类型、审计期间、审计范围、审计时间安排、对接人员等核心信息；层级报备：一般财务审计需向公司财务负责人及总经理报备，专项审计（如文物修复经费审计）需同步向公司管理层会议报备，确保公司决策层及时掌握审计安排；对接确认：审计配合办公室在报备完成后，与审计机构确认对接细节，包括现场审计办公场地、资料提交方式、问询访谈安排等，提前做好基础协调工作。第六条资料梳理与准备资料清单制定：审计配合办公室根据审计通知要求，结合古籍修复行业审计特点，制定《审计资料清单》，区分财务类（如项目经费收支凭证、税务申报资料）、业务类（如修复项目合同、古籍修复质量验收报告）、管理类（如公司制度文件、人员岗位职责）资料，明确资料提供部门、整理责任人、完成时限；资料整理要求：各部门按清单要求整理资料，确保资料完整、真实、有效，涉及古籍修复项目的资料需标注项目编号、修复类型、经费来源等关键信息，财务资料需按会计期间、科目类别分类整理，所有资料需留存电子备份；资料审核：审计配合办公室对各部门提交的资料进行初审，核对资料完整性、规范性，对缺失或不符合要求的资料，要求相关部门在1个工作日内补充完善，确保审计进场前资料准备到位。第七条人员与场地准备配合人员确定：审计配合办公室根据审计范围，确定各环节对接人员，包括财务对接人、业务对接人、质量合规对接人等，对接人员需熟悉本领域工作内容，具备良好的沟通能力；岗前交底：审计进场前，审计配合办公室组织对接人员开展岗前交底，讲解审计配合纪律、资料提供原则、问询答复要求，重点强调古籍修复项目相关数据的准确性和保密性；场地保障：行政后勤部提前准备审计专用办公场地，配备必要的办公设备（电脑、打印机、复印机），确保审计人员现场工作顺利开展，同时做好场地保密管理，禁止无关人员进入。第三章审计现场配合管理第八条资料提供与交接交接规范：审计现场需按《审计资料交接单》办理资料交接手续，明确资料名称、份数、页数、交接时间、交接双方签字，交接单一式两份，审计配合办公室与审计机构各留存一份；按需提供：审计过程中审计机构临时要求补充的资料，审计配合办公室需第一时间通知相关部门，相关部门需在2个工作日内完成整理并提交，确因客观原因无法及时提供的，需向审计机构说明情况并承诺提供时限；资料回收：审计机构借阅的纸质资料需标注借阅期限，到期后审计配合办公室及时提醒回收，确保公司资料不丢失、不泄露。第九条问询与访谈配合问询答复原则：对接人员答复审计问询时，需坚持“实事求是、准确清晰、有据可查”的原则，针对古籍修复工艺、质量标准、经费使用等专业问题，需结合行业规范和公司实际情况答复，不得主观臆断、隐瞒信息；访谈安排：审计机构提出人员访谈要求的，审计配合办公室统一协调访谈时间、地点，提前通知被访谈人员做好准备，被访谈人员需按时到场，如实回答访谈问题，重要访谈需安排专人记录；疑难问题处理：对接人员遇到无法当场答复的问题，需记录问题要点，向部门负责人及审计配合办公室汇报，在确认准确答案后，于1个工作日内回复审计机构，不得拖延或敷衍。第十条现场核查配合场地核查配合：审计机构需现场核查古籍修复车间、材料库房、古籍仓储区等场地的，修复中心及行政后勤部需安排专人陪同，讲解场地管理规范、文物保护措施、材料采购使用流程等，配合完成现场取证；数据核对配合：审计机构核对财务数据与业务数据一致性的，财务部与修复中心需协同配合，针对古籍修复项目经费核算、成本归集等重点数据，提供详细的核算依据和说明；合规性核查配合：针对文物保护合规性、质量标准执行情况等核查内容，质量管理部需提供相关验收报告、巡检记录，配合审计机构完成合规性验证。第十一条沟通协调管理日常沟通：审计配合办公室每日与审计机构沟通审计进度，了解审计发现的初步问题，及时向公司管理层汇报，确保公司掌握审计动态；争议协调：针对审计机构提出的异议或争议问题，审计配合办公室组织相关部门核实情况，收集佐证材料，与审计机构进行专业、理性的沟通，解释公司业务逻辑和行业特性，争取审计机构理解；保密管理：所有参与审计配合的人员需严格遵守保密规定，不得泄露审计内容、公司经营数据、古籍修复项目敏感信息，不得向无关人员透露审计进展和审计发现的问题。第四章审计后期整改与复盘管理第十二条审计意见接收与梳理意见接收：审计配合办公室收到审计机构出具的初步审计意见或审计报告（初稿）后，需在1个工作日内上报公司管理层，并分发至相关部门；问题梳理：审计配合办公室组织相关部门梳理审计发现的问题，区分财务核算问题、业务管理问题、合规性问题、制度执行问题等，明确问题涉及的部门、整改责任人和整改方向；意见反馈：针对审计初步意见中与事实不符或存在争议的内容，审计配合办公室组织相关部门收集证据，在规定时限内向审计机构提交书面反馈意见，说明情况并提供佐证材料。第十三条整改方案制定与执行整改方案制定：相关部门针对审计发现的问题，结合古籍修复行业管理要求，制定《审计整改方案》，明确整改措施、整改时限、责任人、验收标准，整改方案需经审计配合办公室审核、公司管理层批准后实施；整改执行要求：整改责任人需严格按方案推进整改工作，财务类问题需调整账务、完善凭证，业务类问题需优化流程、补充记录，制度类问题需修订完善管理制度，整改过程中需做好记录，留存整改凭证；整改进度跟踪：审计配合办公室每周跟踪整改进度，对整改滞后的部门进行督促，确保整改工作按时完成，重大问题整改需向公司管理层每周汇报进展。第十四条整改验收与资料报备内部验收：整改完成后，审计配合办公室组织相关部门开展内部验收，核查整改措施是否落实到位、整改效果是否符合要求，验收合格后形成《审计整改验收报告》；外部报备：按审计机构或监管部门要求，及时提交整改报告及佐证材料，配合完成整改复核，确保审计问题闭环解决；资料归档：审计配合办公室将审计通知、资料清单、交接记录、审计报告、整改方案、验收报告等所有审计相关资料整理归档，档案保存期限不低于10年，以备后续核查。第十五条复盘总结与管理优化复盘会议：审计整改完成后1个月内，审计配合办公室组织各部门召开审计配合复盘会议，总结本次审计配合工作的经验和不足，分析审计发现问题的根源；管理优化：针对复盘发现的管理漏洞，相关部门制定优化措施，如完善财务核算制度、细化古籍修复项目台账管理、强化内部监督检查等，从源头防范同类问题再次发生；培训提升：结合审计发现的共性问题，组织相关人员开展专项培训，提升员工合规意识、财务素养和业务管理水平，持续优化公司内部管理体系。第五章监督考核与责任追究第十六条监督检查日常监督：审计配合办公室对各部门审计配合工作的及时性、资料提供的准确性进行日常监督，发现问题及时提醒纠正；专项检查：公司管理层每年度开展外部审计配合工作专项检查，核查制度执行情况、资料管理情况、整改落实情况，确保本制度有效落地；长效管理：将外部审计配合工作纳入公司常态化管理，定期梳理审计风险点，完善前置管控措施，降低审计问题发生概率。第十七条考核与奖惩考核标准：将审计配合工作纳入各部门及相关人员的年度绩效考核，考核指标包括资料提供及时性、答复准确性、整改完成率、审计问题发生率等；奖励机制：对审计配合工作表现优秀、整改成效显著的部门和个人，给予绩效加分或专项奖励；责任追究：对未按要求配合审计工作，导致资料提供不及时、不准确，或隐瞒重要信息、推诿扯皮的，扣罚相关责任人绩效奖金5%-10%；对因配合不力导致审计结果失实、公司遭受处罚或声誉损失的，扣罚责任人绩效奖金20%-50%，情节严重的调整岗位或解除劳动合同；对整改不到位、虚假整改的，追究整改责任人及部门负责人责任。第六章附则第十八条本制度由公司审计配合办公室牵头解释，财务部、修复中心、质量管理部等相关部门配合执行。第十九条本制度配套的《外部审计通知单》《审计资料清单》《审计整改方案模板》等表单作为本制度的附件，与本制度具有