2026年古籍修复公司物资采购管理制度

2026年古籍修复公司物资采购管理制度第一章总则第一条为规范公司古籍修复全流程物资采购管理工作，保障修复物资的质量与供应稳定性，优化采购成本，防范采购风险，结合古籍修复物资“专用性强、质量要求高、品类繁杂”的特点，依据《中华人民共和国政府采购法》《企业采购管理规范》等相关法律法规及公司成本管控、质量管理要求，制定本制度。第二条本制度所指采购物资涵盖古籍修复全流程所需各类物料：修复核心类（特种宣纸、绫绢、天然矿物颜料、传统浆糊原料、防虫防腐药剂等）、数字化配套类（高精度扫描耗材、专用存储介质、设备配件等）、办公辅助类（通用文具、低值易耗品等）；适用于公司总部及各修复工坊所有物资的采购计划制定、供应商选择、采购执行、验收入库等全环节管理。第三条物资采购遵循“质量优先、性价比适配、按需采购、合规透明”的核心原则，既要满足古籍修复对物资的专业质量要求，又要控制采购成本，杜绝盲目采购、违规采购、利益输送等问题，确保采购环节全程可追溯、可核查。第四条公司行政部是物资采购的归口管理部门，负责采购计划审核、供应商管理、采购合同签订、采购过程监督；财务部负责采购预算审核、采购资金支付、采购成本核算；各修复工坊为采购需求提报主体，负责根据业务需求提报精准的物资采购申请；质量专员负责采购物资的质量验收，确保物资符合古籍修复使用标准。第五条物资采购实行分级管理：一级物资（特种宣纸、天然矿物颜料、核心数字化耗材等）实行集中采购、双人复核；二级物资（常规修复用纸、通用浆糊、办公文具等）实行批量采购、专人审核；三级物资（应急补充的低值易耗品）实行简化流程采购、事后备案，所有级别物资采购均需纳入采购台账管理。第二章采购计划管理第六条采购需求提报规范：（1）需求提报主体：各修复工坊根据月度/季度修复项目计划、物资消耗分析数据、库存余量，于每月20日前提报下月采购需求，填写《物资采购需求单》，注明物资名称、规格型号、数量、质量标准、使用时间、预估单价等信息；（2）需求审核：工坊负责人对提报需求的真实性、合理性进行初审，重点核实专用物资的规格参数是否匹配修复工艺要求，避免提报无效需求；（3）需求汇总：行政部每月25日前汇总各工坊采购需求，结合公司年度采购预算、物资消耗规律，形成《月度采购需求汇总表》。第七条采购计划编制要求：（1）编制依据：以物资消耗分析报告、库存盘点数据、修复项目计划为核心依据，一级物资需额外参考近三年采购价格走势、供应商供货周期；（2）计划内容：明确采购物资的品类、数量、采购方式、预算金额、完成时限、责任人，对珍贵修复物资需单独列明采购标准与验收要求；（3）计划审批：月度采购计划经行政部负责人审核、分管副总审批后执行，年度采购计划需报总经理审批，涉及大额采购（单次采购金额超既定标准）的需提交公司管理层会议审议。第八条计划调整与应急采购：（1）计划调整：因修复项目变更、物资质量问题、市场供应变化等原因需调整采购计划的，由需求提报部门填写《采购计划调整申请表》，说明调整原因、调整内容，按原审批流程审核后执行；（2）应急采购：遇突发修复项目、物资紧急短缺等情况可启动应急采购，由工坊负责人提出申请，行政部负责人审批后先行采购，采购完成后3个工作日内补充完善采购手续，应急采购仅限三级物资及部分二级物资，一级物资禁止无计划应急采购。第三章供应商管理第九条供应商准入标准：（1）资质要求：供应商需具备合法的营业执照、相关物资生产/经营资质，供应修复核心类物资的供应商需额外提供产品质量检测报告、行业相关认证证书；（2）能力要求：具备稳定的供货能力，能够满足古籍修复物资的定制化需求（如特种宣纸的尺寸、纹理定制），有完善的售后服务体系；（3）信用要求：近三年内无重大质量投诉、无违法违规经营记录，通过企业信用信息公示系统核查信用状况，确保无不良信用记录。第十条供应商遴选流程：（1）初选：行政部通过市场调研、行业推荐等方式筛选不少于3家符合准入标准的供应商，收集供应商资质文件、产品样本、报价单等资料；（2）评估：组建由行政部、财务部、修复技术人员组成的评估小组，从产品质量、报价合理性、供货周期、售后服务等维度进行综合评估，对修复核心类物资需进行样品试用评估；（3）入库：评估合格的供应商纳入《合格供应商名录》，明确供应物资品类、合作等级，建立供应商档案，记录基本信息、评估结果、合作记录等。第十一条供应商动态管理：（1）定期评估：每半年对合作供应商进行一次综合评估，评估指标包括供货质量合格率、交货及时率、价格稳定性、售后服务响应速度等，评估结果分为优秀、合格、不合格三个等级；（2）等级调整：优秀供应商可增加合作品类、优先采购，合格供应商维持现有合作状态，不合格供应商暂停合作并限期整改，整改后仍不合格的移出《合格供应商名录》；（3）档案更新：及时更新供应商档案，记录合作过程中的质量问题、价格调整、服务反馈等信息，确保供应商信息准确完整。第四章采购执行规范第十二条采购方式选择：（1）公开询价：单次采购金额达到既定标准的二级、一级物资，向不少于3家合格供应商询价，对比报价、质量承诺、供货周期等，择优选取；（2）定点采购：对常用的二级、三级物资，与合格供应商签订定点采购协议，约定采购价格、供货周期、质量标准，按月/季度结算；（3）单一来源采购：仅适用于有特殊技术要求、市场上仅有少数供应商能供应的修复核心类物资，需填写《单一来源采购申请表》，说明理由并经总经理审批后执行。第十三条采购合同管理：（1）合同签订：采购金额达到既定标准的需签订正式采购合同，合同内容需明确物资名称、规格型号、数量、单价、总价、质量标准、交货时间、验收方式、付款方式、违约责任等，核心类物资需额外约定质量质保期、退换货条款；（2）合同审核：采购合同需经行政部、财务部审核，重点核查价格合理性、付款条款合规性、质量标准明确性，大额合同需经法务人员审核；（3）合同存档：签订后的合同原件由行政部归档保存，复印件交财务部备案，电子合同存储至加密服务器，保存期限不少于合同履行完毕后3年。第十四条采购验收规范：（1）到货验收：物资到货后，行政部联合质量专员、需求部门进行验收，核对物资数量、规格型号是否与采购合同一致，检查外包装是否完好；（2）质量验收：对修复核心类物资需进行抽样检测，如宣纸的厚度、拉力、色泽检测，颜料的成分检测等，检测结果需符合采购约定的质量标准，不合格物资需当场标注并通知供应商；（3）验收记录：验收合格的填写《物资验收单》，注明验收时间、验收人员、验收结果，不合格的填写《不合格物资处理单》，明确退换货、索赔等处理方式，验收记录作为付款、入库的依据。第十五条付款管理：（1）付款依据：财务部凭采购合同、《物资验收单》、合法有效的发票办理付款手续，无完整手续的一律不予付款；（2）付款方式：根据采购合同约定的付款方式执行，优先采用货到验收合格后付款，对长期合作的优秀供应商可适当放宽付款条件，但需经总经理审批；（3）付款审核：付款申请需经行政部负责人、财务部负责人审核，大额付款需报总经理审批，确保付款金额、付款时间与合同约定一致。第五章采购监督与责任追究第十六条采购监督机制：（1）内部监督：财务部每月对采购单据、合同、验收记录、付款凭证进行核查，重点核查采购价格合理性、流程合规性；行政部每季度开展采购专项自查，形成自查报告；（2）全程留痕：采购全流程的需求提报、计划审批、供应商遴选、合同签订、验收付款等环节均需留存书面或电子记录，确保可追溯；（3）异议反馈：设立采购异议反馈渠道，员工发现采购过程中的违规行为可向行政部或管理层反馈，反馈信息严格保密。第十七条考核机制：（1）考核对象：采购管理人员、需求提报人员、验收人员；（2）考核指标：包括采购计划完成率、物资质量合格率、采购成本控制率、供应商满意度等；（3）考核应用：考核优秀的给予绩效加分或采购专项奖励，考核不合格的需参加采购管理培训，连续两次考核不合格的调整岗位。第十八条责任追究：（1）轻微违规：采购需求提报不实、验收记录不完整、采购单据归档不及时的，给予口头警告，责令限期整改；（2）较重违规：未按规定遴选供应商、采购合同条款不规范导致公司损失、验收把关不严接收不合格物资的，给予书面警告，扣除当月绩效奖金的5%-10%，相关负责人连带追责；（3）严重违规：与供应商串通谋取私利、虚报采购价格、收受商业贿赂、采购假冒伪劣物资影响古籍修复工作的，给予降薪、调岗处理，要求赔偿经济损失，涉嫌违法的移交司法机关处理。第六章附则第十九条培训保障：行政部每年组织不少于1次采购管理专项培训，内容包括采购法律法规、古籍修复物资专业知识、供应商管理技巧等，提升采购人员的专业能力与合规意识。第二十条档案管理：采购全流程形成的各类单据、合同、评估报告、验收记录等资料，由行政部按年度分类归档，纸质资料保存期限不少于5年，电子资料永久保存。第二十一条特殊物资