行政运营操作手册模板

行政日常运营操作手册模板一、办公用品申领与发放管理适用场景适用于公司各部门及员工因日常工作需要申领办公用品（如纸张、笔、文件夹、墨盒等）的全流程管理，保证物资合理配置、规范使用及库存可控。操作步骤1.申领发起申领人根据部门实际需求，登录公司OA系统“办公用品管理”模块，或填写《办公用品申领单》（需注明申领物品名称、规格、数量、用途及申领部门）。若为紧急申领（如临时会议急需物资），需在申领单“备注”栏标注“紧急”，并通过即时通讯工具同步告知行政专员。2.部门审批申领单提交至部门负责人（如*经理）处审批，负责人需核对申领物品的必要性与合理性，避免浪费。审批通过后，系统自动流转至行政部；若驳回，申领人需根据反馈调整后重新提交。3.行政审核与库存核对行政专员（如*专员）收到审批通过的申领单后，1个工作日内核对库存台账：若库存充足，直接进入发放流程；若库存不足，第一时间联系供应商采购，并告知申领人预计到货时间（常规物品采购周期不超过3个工作日）。4.物资发放与登记申领人凭审批通过的申领单至行政库房领取物资，需与行政专员共同核对物品名称、数量及规格，确认无误后签字。行政专员在《办公用品库存台账》中实时更新出库记录（包括发放日期、物品信息、申领人、发放人），保证账实一致。5.库存预警与补充行政专员每周检查库存，当常用物品（如A4纸、签字笔）库存低于安全阈值（如50份/支）时，启动采购流程，保证库存充足。表单模板表1：办公用品申领单申领日期申领部门申领人联系方式物品名称规格单位申领数量部门审批意见：审批人：日期：行政审核意见：审核人：日期：发放记录：发放人：领取人签字：日期：关键提示申领需按“按需申领、杜绝浪费”原则，严禁一次性超额申领；办公用品仅限办公使用，严禁私用或转赠；库存台账需每月与实物盘点一次，保证数据准确。二、会议室预订与使用规范适用场景适用于公司内部各部门、外部合作单位及员工使用公司会议室（如大会议室、培训室、洽谈室等）的预订、安排及日常管理，保障资源高效利用。操作步骤1.预约申请预订人通过会议室预订系统（如企业/钉钉会议室模块）或联系行政前台（如*前台）提交预订需求，需注明：会议室名称、使用日期、时间段（精确至半小时）、参会人数、会议主题及设备需求（如投影仪、麦克风、白板笔等）。2.冲突审核与确认行政前台收到预订需求后，1个工作小时内核对会议室使用日程：若无冲突，确认预订并回复预订人；若存在冲突，优先保障重要会议（如客户洽谈、董事会），并与预订人协商调整时间或更换会议室。3.会前准备会议开始前30分钟，行政专员（或前台）根据预订信息完成：开通会议室设备（检查投影仪、空调、网络是否正常）；摆放会议物资（如矿泉水、白板、便签纸）；若为视频会议，提前调试设备并通知参会人员测试连接。4.会中支持与巡查会议期间，行政专员每小时巡查一次，保证会议室整洁、设备正常运行；若遇设备故障，立即协调技术人员处理，同时向预订人说明情况并提供备用方案（如更换会议室）。5.会后整理与反馈会议结束后，预订人需组织参会人员清理会场（带走个人物品、垃圾，归位桌椅）；行政专员检查会议室状态，关闭设备、锁门，并在《会议室使用登记表》中记录使用情况（包括结束时间、设备使用状态、清洁情况）。表单模板表2：会议室使用登记表预订日期会议室名称使用部门预订人联系方式使用日期开始时间结束时间参会人数会议主题设备需求：□投影仪□麦克风□白板□其他：__________会前准备：□设备正常□物资齐全□网络通畅□其他：__________会后状态：□整洁□设备关闭□桌椅归位□问题记录：__________使用人签字：行政检查人：日期：关键提示会议室预订需提前1个工作日提交，紧急预订需至少提前2小时；使用期间保持安静，避免大声喧哗；禁止在会议室用餐（特殊情况需提前报备），会后务必清理垃圾。三、文件资料归档管理适用场景适用于公司各类行政文件（如制度、通知、会议纪要、合同扫描件等）、重要资料（如资质证书、项目方案等）的整理、分类、存储及借阅管理，保证文件安全、可追溯。操作步骤1.文件分类与编号行政专员根据文件类型，参照《公司文件分类标准》进行分类（如“行政类-制度文件”“行政类-会议纪要”“行政类-资质证书”等）；每类文件按“年份-月份-流水号”规则编号（如“2024-08-001”），并在文件右上角标注编号。2.内容审核与录入对需归档的文件，由行政专员审核内容完整性（如会议纪要需包含时间、地点、参会人、决议事项等）；审核通过后，将文件信息录入《文件归档登记表》（包括文件名称、编号、分类、日期、页数、存放位置），同时扫描电子版存入公司文件管理系统（命名规则与编号一致）。3.实体归档与存储电子版文件后，将实体文件装入统一档案盒，盒面标注“分类编号+文件名称+年份”；档案盒按分类编号顺序存放于指定文件柜，并在柜体张贴分类标签（如“行政类-制度文件2024”），便于查找。4.借阅与归还流程员工因工作需要借阅文件时，需填写《文件借阅申请表》，注明文件名称、编号、借阅用途、预计归还时间，经部门负责人签字后交行政部；行政专员核对申请信息，确认无误后出借，并告知借阅人“保密要求及损坏赔偿规定”；借阅期限一般不超过3个工作日，到期需归还；若需续借，需提前1天申请，续借期限不超过2天。5.定期盘点与销毁行政部每季度对归档文件进行盘点，保证实体文件与电子台账一致；对超过保存期限的文件（如会议纪要保存期为3年），由行政部提出销毁申请，经行政负责人（如*总监）审批后，由2人以上共同监督销毁，并记录销毁文件清单。表单模板表3：文件归档登记表归档日期文件名称文件编号分类日期页数存放位置（柜号-盒号）表4：文件借阅申请表借阅日期文件名称文件编号借阅人部门联系方式借阅用途：__________________________预计归还日期：____________________部门负责人签字：行政审批人：日期：归还记录：归还日期：经手人：状态：□完好□损坏关键提示涉密文件（如财务数据、合同原件）需单独存放，严格控制借阅权限；电子文件需定期备份（每月1次），防止数据丢失；借阅文件不得涂改、转借、复制，确需复制需经行政负责人批准。四、访客接待与引导流程适用场景适用于外部访客（如客户、合作伙伴、应聘者、单位人员等）到访公司的接待、登记、引导及离开全流程管理，展现公司专业形象，保障办公秩序。操作步骤1.访客预约与信息登记接待人（如*经理）提前1天通过OA系统或联系行政前台登记访客信息，包括：访客姓名、单位、职务、联系方式、到访时间、事由、陪同人员及预计停留时长；若为临时到访，接待人需立即通过电话告知行政前台访客信息。2.前台接待与身份核验访客到访后，前台主动起身问候：“您好，请问找哪位？”；核对访客信息与预约记录一致后，请访客填写《访客登记表》（含姓名、单位、证件号码号、到访事由等），并核验证件号码原件（必要时扫描存档）；为访客佩戴访客证（标注姓名、到访日期），告知“访客证需全程佩戴，离开时归还”。3.引导与等候安排若陪同人员有空，前台立即联系其到前台接待；若陪同人员忙碌，引导访客至访客等候区，提供饮用水、公司宣传册；等候区需保持整洁，电视或屏幕可播放公司宣传片，营造良好氛围。4.接送与会议室安排陪同人员到达后，前台引导访客至会议室（若为洽谈，优先选择安静、配备投影设备的会议室）；会议期间，前台根据需求协助提供茶水、文具等支持，避免随意进入会议室打扰。5.离开送客与记录访客离开时，陪同人员将其送至公司大堂，前台回收访客证，核对《访客登记表》信息并签字确认；行政专员每日汇总《访客登记表》，录入“访客管理系统”，保证可追溯。表单模板表5：访客登记表到访日期到访时间离开时间访客姓名单位职务联系方式证件号码号陪同人员事由预计停留时长实际停留时长访客证号：____________________前台签字：陪同签字：关键提示访客证仅限当日使用，不得转借；接待过程中需注意言行举止，展现专业素养；若遇多名访客同时到访，需按预约顺序优先安排，并向等待访客致歉并说明预计等待时间。五、固定资产盘点与维护适用场景适用于公司固定资产（如办公电脑、打印机、办公家具、投影仪等）的入库、领用、盘点、维修及报废管理，保证资产安全、完整及账实相符。操作步骤1.资产入库与贴标固定资产采购到货后，行政专员与采购部共同核对资产信息（名称、型号、数量、采购日期、供应商），确认无误后录入《固定资产台账》；为每件资产粘贴“资产标签”（包含资产编号、名称、领用部门、领用日期），标签位置需明显、不易磨损。2.领用与调拨员工领用资产时，需填写《固定资产领用申请表》，经部门负责人审批后交行政部；行政专员核对领用信息，发放资产并更新台账（领用人、领用日期、存放位置）；部间调拨需填写《固定资产调拨申请表》，经双方部门负责人及行政部审批后，更新台账中的“使用部门”信息。3.定期盘点与差异处理行政部每半年组织一次全面盘点（6月、12月），每月抽查重点资产（如电脑、打印机）；盘点时，核对资产编号、名称、数量与台账是否一致，记录盘盈、盘亏、毁损情况；对差异资产，行政专员需3个工作日内查明原因（如盘亏需提交说明，经审批后调整台账）。4.维修与保养资产使用人发觉故障时，及时填写《资产维修申请表》，注明故障现象及需求；行政专员根据故障类型安排维修：小故障（如打印机卡纸）由内部技术人员处理；大故障（如电脑主板损坏）联系供应商维修，并记录维修费用、维修周期；每季度对资产进行一次全面保养（如清洁电脑主机、检查办公家具稳定性），延长使用寿命。5.报废与处置对无法维修或达到使用年限的资产，由行政部提交《固定资产报废申请表》，附资产现状说明及评估意见；经行政负责人及总经理审批后，由行政部联系专业机构回收处置，报废资产需拆除标签并注销台账。表单模板表6：固定资产台账资产编号资产名称型号规格参数采购日期供应商使用部门领用人存放位置维修记录：维修日期、故障描述、维修方、维修费用