供应链管理采购流程规范化手册

供应链管理采购流程规范化手册一、适用范围与场景本手册适用于企业内部采购部门主导的各类采购活动，涵盖生产物料、办公用品、服务外包等采购类型。适用于以下场景：新员工采购流程培训、跨部门协作采购任务指引、采购环节异常情况处理规范、年度采购流程优化参考等。通过标准化流程，保证采购活动高效、合规、可控，降低运营风险，保障供应链稳定。二、采购流程标准化操作步骤（一）需求提出与审批需求发起需求部门（如生产部、行政部）根据业务需求，填写《采购申请单》，注明物料/服务名称、规格型号、数量、预计单价、用途、需求日期、预算金额等信息。需求部门负责人对申请内容的必要性、合理性进行初审，签字确认后提交至采购部。采购部审核采购部接收《采购申请单》后，重点审核：需求是否符合公司年度采购计划、预算是否在部门额度内、规格描述是否清晰明确。对超预算需求，需求部门需提交《超预算说明》，经分管领导*审批后方可推进。财务与最终审批财务部对预算合规性、资金来源进行复核，确认无误后签署意见。采购金额≤1万元，由采购部经理审批；1万元＜采购金额≤5万元，由分管副总审批；采购金额＞5万元，需提交总经理*审批，审批通过后进入下一环节。（二）供应商寻源与评估供应商信息收集采购部通过公开招标、邀请招标、询价比价、行业推荐等方式收集供应商信息，建立《供应商备选库》。供应商需提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可）、产品/服务说明书等基础资料。供应商筛选与评估成立评估小组（由采购部、需求部门、质量部人员组成），从资质合规性、产品质量、价格竞争力、交付能力、服务响应、合作历史等维度进行评分，评分标准参考《供应商评估表》。综合得分≥80分的供应商进入《合格供应商名录》；得分＜80分的供应商需限期整改，整改后仍不达标则淘汰。确定合作供应商单笔采购金额≤3万元，可从《合格供应商名录》中直接选择1-2家比价后确定；单笔采购金额＞3万元，需组织至少3家合格供应商进行公开招标或询价，综合评估价格、质量、服务后确定最终供应商，结果公示3个工作日无异议后签订合同。（三）采购订单下达订单制作采购部根据审批通过的《采购申请单》和确定的供应商信息，制作《采购订单》，注明订单编号、供应商名称、物料/服务信息（名称、规格、数量、单价、总金额）、交货时间、交付地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。订单确认与下达《采购订单》需经采购部经理*审核后，发送至供应商进行确认，供应商需在2个工作日内书面回复（盖章确认）。双方确认无误后，采购部将正式《采购订单》分发至需求部门、财务部、仓库等相关部门，同步录入采购管理系统，保证信息同步。（四）合同签订与执行监控合同签订采购金额＞2万元或涉及长期服务的项目，需签订正式《采购合同》，合同条款需包含：双方基本信息、采购内容、价格与支付方式、交付与验收标准、违约责任、争议解决方式等。合同需经法务部（如有）审核、采购部经理及总经理签字盖章后生效，供应商同步盖章并回传原件。执行监控采购部跟踪供应商生产/备货进度，要求供应商定期反馈生产计划、物流信息，保证按订单约定时间交付。如遇不可抗力（如自然灾害、疫情）可能导致延迟交付，供应商需提前5个工作日书面通知，并提供替代方案，采购部协调需求部门调整计划。（五）货物/服务验收到货初检货物送达后，仓库管理员核对《采购订单》信息（名称、规格、数量），检查外包装是否完好，如有破损、短缺，当场记录并由供应商签字确认。质量验收需求部门联合质量部（如有）按合同约定的质量标准进行检验：物料类：查验检验报告、抽样检测（如尺寸、功能、成分等）；服务类：对照服务方案，检查服务成果是否符合要求（如交付物完整性、服务响应时效）。验收合格，需求部门、仓库、质量部在《验收单》上签字确认；验收不合格，填写《不合格品处理单》，明确原因（质量问题、交付延迟等），要求供应商限期整改或退货，同时启动异常处理流程。（六）付款结算与归档付款申请供应商提交《付款申请单》及有效发票（增值税专用发票/普通发票），注明订单号、金额、收款信息等。采购部核对《采购订单》《验收单》《发票》信息一致性，确认无误后提交财务部。财务审核与付款财务部审核发票真伪、付款金额是否符合合同约定、资金是否到位，审批通过后按公司财务制度安排付款（如银行转账、承兑汇票等）。资料归档采购部将采购全流程资料（采购申请单、审批记录、招投标/询价文件、合同、订单、验收单、发票、付款凭证等）整理成册，按年度分类归档，保存期限≥3年，保证可追溯。三、关键流程配套表单模板表1：采购申请单申请部门申请日期订单编号申请人联系方式需求日期物料/服务名称规格型号单位用途说明需求部门负责人意见：签字：日期：采购部审核意见：签字：日期：财务部审核意见：签字：日期：最终审批意见：签字：日期：表2：供应商评估表供应商名称联系人联系方式评估日期资质文件（营业执照/认证等）□齐全□不齐全（补充：__________________）产品质量（历史合格率/样品检测）□≥95%□90%-95%□＜90%（评分：______）价格竞争力（市场比价）□最低价□中等□偏高（评分：______）交付能力（准时交付率）□≥98%□95%-98%□＜95%（评分：______）服务响应（售后/问题处理时效）□≤24h□24-48h▞＞48h（评分：______）合作历史（合作时长/满意度）□≥2年满意□1-2年一般▞＜1年（评分：______）综合评分（满分100）______评估结论：□纳入合格名录□限期整改□淘汰评估小组签字：采购部：________需求部：________质量部：________表3：采购订单订单编号签订日期供应商名称地址采购部门交货地点运输方式验收方式物料/服务信息规格型号单位数量交货时间质量标准付款方式违约责任采购部负责人：签字：日期：供应商确认：盖章：日期：表4：验收单验收日期订单编号供应商名称物料/服务名称规格型号单位应收数量实收数量质量描述：□合格□不合格（不合格详情：__________________）需求部门验收人：签字：仓库验收人：签字：质量部验收人：签字：不合格处理意见：□退货□换货□折价接受□其他：__________________采购部跟进人：签字：日期：表5：付款申请单供应商名称订单编号验收单号申请日期付款金额（大写）：__________________小写：￥________付款方式：□银行转账□承兑汇票□其他收款账户：__________________付款依据：□合同□订单□验收单□发票（发票号码：________）采购部审核：签字：日期：财务部审核：签字：日期最终审批：签字：日期：四、执行过程中的关键保障措施（一）合规性保障严格遵守《_________招标投标法》《_________采购法》（如适用）及公司内部采购管理制度，禁止违规指定供应商、拆分订单规避招标等行为。采购全流程文档需完整保存，保证审计可追溯，重要合同需经法务部门审核，防范法律风险。（二）沟通协调机制建立采购需求部门、采购部、供应商三方沟通群组，及时同步需求变更、交付进度等信息，避免信息不对称导致延误。对跨部门争议（如质量验收分歧），由分管领导*牵头组织协调，24小时内给出处理意见，保证问题不拖延。（三）风险控制要点供应商风险：每季度对《合格供应商名录》进行复评，对出现质量违约、交付延迟的供应商降级或清退；质量风险：关键物料（如生产原材料）需委托第三方检测机构进行抽检，合格后方可入库；交期风险：对长周期物料（如进口设备），提前启动供应商备货